การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ Business Continuity Planning (BCP)

การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ Business Continuity Planning (BCP)

  การวางแผนความต่อเนื่ององทางธุรกิจ หมายถึงการจัดทำแผนการ หรือ roadmap ในการบริหารธุรกิจให้ยังคง ดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่หยุดชะงัก ในภาวะที่ธุรกิจต้องประสบกับสถานการณ์ไม่ปกติไม่ว่าจะเป็นภัย คุกคามจากภายนอกหรือภายใน อันจะเป็นปัญหาและอุปสรรคต่อการดำเนินธุรกิจ

 การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ เป็นการพัฒนาความสามารถขององค์กรในการกลับมาดำเนินธุรกิจเมื่อประสบ ภาวะวิกฤตหรือภัยพิบัติรวมทั้งรับมือการความเสี่ยงต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการจัดทำแผนความต่อเนื่อง ทางธุรกิจ จะต้องดำเนินการโดยกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ชัดเจนในการป้องกันการดำเนินธุรกิจจาก ภัยพิบัติและอุบัติเหตุต่างๆ ที่เป็นเกณฑ์จัดลำดับความสำคัญของสินค้าหรือบริการหลักๆ ขององค์กร รวมถึงกลยุทธ์การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ ทั้งนี้จะต้องกำหนดขอบเขตในการจัดทำแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ โดยคำนึงถึงความจำเป็นทางธุรกิจและปัจจัยแวดล้อมอื่นๆ รวมทั้งกำหนดผู้รับผิดชอบดำเนินกิจกรรมต้องมีการระบุความเสี่ยงที่เป็นภัยคุกคาม โดยเลือกความเสี่ยงที่มีความสำคัญสูงสุด โดยทำการประเมินระดับความเสียหาย และช่วงเวลาที่จำเป็นสำหรับการฟื้นฟูกับระยะเวลาเป้าหมายในการฟื้นคืนสภาพ

แนวคิดเรื่องการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ ได้เกิดขึ้นเนื่องจากการทำธุรกิจในยุคปัจจุบันต้องเผชิญกับปัจจัย เสี่ยงมากขึ้นในทุกๆด้าน ทั้งจากปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายใน ทั้งที่ควบคุมได้และควบคุมไม่ได้โดยเฉพาะอย่าง ยิ่ง การอุบัติขึ้นของภัยพิบัติภัยร้ายแรงต่างๆ ที่เกิดขึ้นทั่วโลกและส่งผลกระทบในวงกว้าง อีกทั้งในกระแสสังคมและ เศรษฐกิจยุคโลกาภิวัตน์ธุรกิจในภูมิภาคมีการพึ่งพิงอาศัยกันเป็น Global Supply Chain ดังนั้นเมื่อเกิดผล กระทบกับธุรกิจหนึ่ง ก็ย่อมส่งผลกระทบกับธุรกิจที่อยู่ในห่วงโซ่เดียวกันด้วย

กระบวนการในการทำแผนความต่อเนื่องทางธรกิจ 

การวิเคราะห์ความเสี่ยงและผลกระทบต่อธุรกิจ  

- การวิเคราะห์ความเสี่ยงและผลกระทบต่อธุรกิจ

ธุรกิจต้องวิเคราะห์ความเสี่ยงและผลกระทบต่อธุรกิจ เพื่อกำหนดวิธีการดำเนินการใน สถานการณ์ฉุกเฉินซึ่งแตกต่างจากสถานการณ์ปกติ

– กำหนดสถานการณ์ความเสี่ยง

ธุรกิจจะต้องระบุสถานการณ์ที่ทำให้เกิดความเสี่ยง เพื่อจัดทำแผนรับมือ เพราะในแต่ละ สถานการณ์ต้องมีขั้นตอนการรับมือที่ต่างกัน สถานการณ์ต่างที่ทำให้เกิดความเสี่ยงมี หลากหลาย เช่น  โรคระบาด  แผ่นดินไหว  อัคคีภัย  วาตภัย อุทกภัย  ภัยก่อการร้าย  ภาวะสงคราม  ภัยจารกรรม  ระบบสารสนเทศขัดข้อง  ระบบสาธารณูปโภคขัดข้อง

ผู้วางแผนต้องกำหนดสถานการณ์ความเสี่ยง และวิเคราะห์ผลกระทบจากสถานการณ์ เพื่อจัดทำแผนดำเนินการ หรือแผนฟื้นฟูในสถานการณ์ดังกล่าว

กำหนดแนวปฏิบัติเพื่อแก้ไขปัญหา

กำหนดขั้นตอนปฏิบัติที่เหมาะสมกับสถานการณ์ความเสี่ยง กำหนดขั้นตอนงานที่ฉุกเฉิน และใช้ ทรัพยากรอย่างคุ้มค่าและเกดประสิทธิผล เตรียมแผนรับผลกระทบในสถานการณ์ที่แย่ที่สุด และแผน ฟื้นฟูหลังผ่านพ้นวิกฤติและวิธีปฏิบัติในสถานการณ์ฉุกเฉิน โดยครอบคลุมทุกหน่วยงานในธุรกิจ

-กำหนดหน้าที่และความรับผดชอบของผู้ปฏิบัติงาน

-การประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องทั้งภายในและนอกองค์กร

   -จัดเตรียมทรัพยากรหรือเครื่องมือ อุปกรณ์การเชื่อมต่อ IT ในการปฏิบัติงาน ให้พร้อม

-จัดตั้งศูนย์ปฏิบัติงานสำรอง

ทดสอบและประเมิน

เมื่อได้แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจมาแล้ว จะต้องมีการทดสอบและประเมินแผน อาจทำการทดสอบโดย ใช้สถานการณ์จำลองตามความเสี่ยงที่ได้วิเคราะห์ในขั้นตอนแรก และดำเนินการตามแผนนั้น เช่น สถานการณ์น้ำท่วม การลอบวางระเบิด การเกิดโรคระบาดร้ายแรง การขาดแคลน supply วัตถุดิบ การ หยุดชะงักของระบบ logistics เป็นต้น ทั้งนี้ เพื่อทดสอบประสิทธิภาพของแผนในการแก้ไขสถานการณ์ และสามารถรองรับให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง เป็นการซักซ้อมวิธีปฏิบัติทดสอบและปรับปรุง แผนให้เหมาะสม เพื่อให้สามารถใช้การได้จริง

การนำไปปฏิบัติ 

เมื่อแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจได้ผ่านการทดสอบและประเมิน และปรับปรุงแก้ไขจนเกิดประสิทธิภาพ แล้ว จึงสามารถนำไปปฏิบัติได้ในสถานการณ์จริง