นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1839
ความเห็น: 12

หัวอกคนจัดงาน

แบบว่าอยากให้เข้าใจหัวอกพวกเราบ้าง >...<

พูดได้เลยว่า สำนักงานประกันคุณภาพแทบจะเป็นหน่วยงานที่จัดอบรม ประชุม ฯลฯ มากเป็นอันดับต้นๆ ของมหาวิทยาลัยเลยก็ว่าได้ เมื่อก่อนจัดเองทั้งหมด แต่ตอนนี้มีงานพัฒนาบุคลากร กองการเจ้าหน้าที่เข้ามาช่วย ทำให้ผ่อนภาระตรงนี้ลงไปได้เยอะ (ต้องขอบคุณมา ณ ที่นี้ด้วยค่ะ -/\-)

เท่าที่ทราบกันว่า การจะจัดงานแต่ละครั้งไม่ใช้ง่ายๆ ใช่แค่วันสองวันก็เตรียมงานเสร็จ (ใครไม่เคยจัดคงจะยังนึกไม่ออก)...

ก่อนวันงาน

กว่าจะเขียนโครงการ ว่าจะจัดเรื่องอะไร จัดที่ไหน วิทยากรคือใคร วันไหนเหมาะสม คนเข้าคือกลุ่มไหน เท่าไหร่ กำหนดการจะเป็นยังไง พอได้เรื่องก็ร่างหนังสือเชิญ เสนอลงนาม ฯลฯ...นี่ก็ปาไปหลายวันแล้ว

ต่อด้วยส่งหนังสือเชิญอีก...ส่งครบมั้ยเนี่ยะ ตกๆ หล่นๆ บ้างป่าว ก็มานั่งเช็คอีก เอ? เค้าจะได้รับมั้ยนะ คำถามต่างๆ นานาเข้ามาเต็มไปหมด

ประชุมความคืบหน้าของการเตรียมงาน (อย่างน้อย 2 ครั้ง คือ ประมาณก่อนวันงาน 1 สัปดาห์ และก่อนวันงาน 1-2 วัน) ครั้งแรกเพื่อแบ่งหน้าที่ใครจะทำอะไรส่วนไหนทำอะไรไปก่อนแล้วบ้าง ครั้งหลังเพื่อดูว่าหน้าที่ที่แบ่งกันไปทำของแต่ละคน ทำอะไรไปแล้วบ้าง ยังขาดอะไรที่ต้องเตรียมอีกบ้าง ต้องเตรียม/ทำอะไรเพิ่มเติม เช็คว่าคนเข้ากี่คนแล้ว เอกสารที่ต้องใช้มีอะไรบ้าง

เตรียมเอกสาร วิทยากรส่งอะไรมาให้บ้าง (ได้เร็วก็ดีไป ได้ช้าก็ฉุกละหุกหน่อย)...พอได้ไฟล์เอกสาร ก็ส่งโรเนียว (พยายามเผื่อให้มากที่สุด แต่ไม่ใช่เผื่อจนเหลือทิ้งเหลือขว้าง แต่ครั้งไหนที่ขาดก็ต้องขออภัยด้วยจริงๆ ไม่ใช่เราไม่เผื่อนะ แต่เผื่อน้อยไป+คาดไม่ถึง)

จะถึงวันงานแล้วก็ต้องเช็คจำนวนผู้เข้าร่วม คนเข้าตามจำนวนหรือยัง ถ้ายังไม่ถึงเป้าก็ต้องเร่งประชาสัมพันธ์เพิ่มขึ้น พอถึงเป้าแล้วก็เช้คเรื่องจำนวนอาหารอีกครั้ง แจ้งจำนวนอาหารว่าง/อาหารเที่ยงหรือยัง (มันจะแจ้งไม่ได้จนกว่าจะได้จำนวนที่แน่นอน) ซึ่งมักจะแจ้งได้ก่อนวันงาน 1 วันแทบทุกที เนื่องจากผู้เข้าร่วมยังไม่ส่งรายชื่อมา ครั้นจะแจ้งเกินจำนวน/คาดคะเนไปก่อน แล้วถ้าไม่ครบจำนวนล่ะ หาอาหารเพิ่มจ้าละหวั่นอีก? แล้วถ้าคนมาน้อยกว่าที่แจ้งละ จะไปเอารายชื่อเบิกมาจากไหน?

ก่อนวันงาน 1 วัน ทีมงานก็ขนของทั้งหมดที่ต้องใช้ไปยังสถานที่จัดงาน เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนวันรุ่งขึ้น จัดโต๊ะในห้อง จัดโต๊ะลงทะเบียน จัดนู่นนี่ เตรียมเอกสาร (ถ้าได้มาก่อนหลายวันก็เย็บเป็นชุดให้เสร็จสรรพก่อนขนย้าย แต่ถ้าได้ก่อนวันงาน 1 วันก็ขนกันไปเย็บหน้าห้องจัดงาน...ชาวสำนักฯ ค่อนข้างจะชำนาญการในเรื่องจัดชุดเอกสาร ไปเปิดร้านท่าทางจะสบาย 555)

วันงาน

ก็รีบมากันแต่เช้า (มาก่อนอย่างน้อย 1 ชม.) เพื่อตรวจสอบความเรียบร้อยอีกครั้ง และทีมงานทุกคนก็มาช่วยรับลงทะเบียน (เนื่องจากมีคนอยู่น้อยนิด อาจจะไม่ค่อยทั่วถึงบ้างเป็นบางเวลา)
ช่วงเวลาของการอบรม จะเป็นช่วงเวลาที่เบาแรงหน่อย แต่ก็ใช่จะว่างงาน เพราะส่วนหนึ่งถ่ายรูป ส่วนหนึ่งประสานงานภายในห้อง ส่วนหนึ่งคอยดูเรื่องอาหารว่าพร้อมมั้ย (ง่ายๆ เลยคือ ทุกคนไม่มีโอกาสได้นั่งอบรมเหมือนผู้เข้าร่วมอื่นๆ ถึงมีก็ฟังเป็นท่อนๆ) แทบจะเป็นความโชคร้ายเลยมั้ง (อาจจะเพราะความคิดของอุโยะคนเดียว) ไม่ใช่เราไม่อยากอบรม ไม่ใช่เราไม่อยากจะรู้เรื่องกับคนอื่นเขา แต่ก็ไม่รู้จะทำไง อาจจะมีคนบอกว่า ก็ไปศึกษาเอง ไปอ่านเอาเองก่อนซิ...เราก็ใช่ว่าจะมีเวลามากขนาดนั้น (นั่น อ้างเวลา) เรามีโอกาสก็ต่อเมื่อมีงานแบบนี้นี่แหละ แต่พอมีแล้วก็ไม่ได้ฟังอีก เฮ้อ
ไม่อยากจะบอกเลยว่า งานที่จัดอบรมไปนั้น (ขอกล่าวถึงเฉพาะ PMQA เพราะเป็นเรื่องใหม่ที่ทุกคน รวมถึงคนจัดเองยังไม่เคยเรียนรู้ ) ทีมงานแทบทุกคนยังไม่รู้เรื่องเลยด้วยซ้ำ เพราะไม่เคยมีใครอบรมมาก่อน พอมีคนถามเราก็ตอบไม่ถูก (เพราะเราไม่รู้เรื่องจริงๆ) ไม่มีโอกาสได้ไปอบรมเพิ่มเติมจากที่ไหน (ก่อนมาจัดงานให้คนอื่น) ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว ก่อนที่เราจะมาจัดอบรมได้นั้น เราควรมีความรู้มาก่อน (ได้รับการพัฒนามาก่อน) ก่อนที่จะมาจัดให้คนอื่น เพื่อที่พอถึงวันงานจริงๆ จะได้ไม่ต้องพะวงว่า งานก็ต้องประสาน วิทยากรบรรยายก็จะฟัง (เพราะไม่รู้เรื่อง ถ้าเค้าถามเดี๋ยวจะตอบไม่ถูก)...พอเรามีความรู้แล้ว จะได้ประสานงานไปอย่างเดียว เป็นเจ้าภาพงานได้อย่างเต็มที่
ก็เพิ่งจะมีครั้งล่าสุดนี่แหละคะ (ADLI-LeTCI) ที่อุโยะ น้องดาว และพี่หยกมีโอกาสมาทำตัวเป็นผู้เข้าร่วมกับเค้าบ้าง (ก่อนเริ่มงานก็ต้องเป็นผู้จัดงาน) เพราะถ้าไม่มาฟัง จะไม่มีคนในสำนักฯ ที่จะรู้เรื่องกันเลยทีเดียว ถ้าคนอื่นมาถามแล้วตอบ/ให้คำปรึกษาไม่ได้ เค้าจะมองว่ายังไง
และการเป็นผู้เข้าร่วมครั้งนี้ก็เป็นผลจริงๆ ได้ความรู้เยอะมาก กระจ่างขึ้นเยอะ (ถ้าเราตั้งใจฟัง และคิดตามทัน) ส่วนจะได้ความรู้อะไร ว่างๆ จะมาเล่านะคะ
อีกช่วงเวลาของความวุ่นวายก็คือ ช่วงเบรค และพักเที่ยง...หลังจากที่ได้รับข้อเสนอแนะมากมายจากการจัดเบรค และอาหารเที่ยงครั้งก่อน ทำให้ครั้งนี้ปรับรูปแบบเป็นจ้างโรงแรม เพื่อตัดปัญหาตรงที่ทีมงานบริการไม่ทั่วถึง และความไม่เท่าเทียมเรื่องต่างๆ...ก่อนนี้ จะเป็นเวลาที่มั่วมากๆ คนนู้นจะเอานั้น คนนั้นจะเอานี่ เราเองก็ไม่ใช่มืออาชีพ ทำให้ไม่ทัน ของก็ไม่พอ ฯลฯ แต่พอมาครั้งนี้ปัญหานี้ก็ลดลงไปเยอะ (แต่ก็ยังไม่ได้เห็นข้อเสนอแนะครั้งนี้นะคะ ว่าจะเป็นยังไง)
อีกประเด็นของคนจัดงานก็คือ เวลากิน หลายท่านก็คิดว่าคนจัดต้องกินทีหลังซิ จะมากินก่อนได้ยังไง ต้องให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมดได้กินก่อน ถ้าของไม่พอทำไง ประเด็นนี้ถูกค่ะ แต่ถ้ามองกลับกัน คนเข้าร่วมพักตอนเที่ยง อบรมอีกทีก็คือบ่ายโมง กล่าวคือ ตอนเที่ยงคนจัดไม่ได้กินเพราะรอผู้เข้าร่วมกินก่อน พอตอนบ่ายเริ่มอบรมต่อเราก็ต้องคอยประสานงานต่อ ก็คือไม่ได้กินอีกเช่นกัน สรุปคือกินตอนไหน?
อ่าาา...อย่าเพิ่งคิดว่าเราห่วงแต่กินนะคะ แต่ถ้าไม่กิน เราจะเอาแรงจากไหนมาเดินทำนู่นทำนี่ ก็เลยแก้ปัญหาตรงที่ว่า แบ่งทีมงานเป็นส่วนๆ คือ กินก่อน กินพร้อมกันกับผู้เข้าร่วม และกินทีหลัง เพื่อที่คนที่กินแล้วจะได้มาผลัดเปลี่ยนกับคนที่ไมได้กินนั่นเอง และก็ไม่ต้องห่วงนะคะว่าอาหารจะไม่เพียงพอ เพราะตอนจัดนั้นเรานับจำนวนคนแล้ว ดังนั้นกินก่อนหลังก็มีอาหารอยู่ดี
พอเลิกงานก็เก็บของทั้งหมด เคลียร์สถานที่ (กลับหลังผู้เข้าร่วมประมาณ 1 ชม.)
หลังวันงาน
จะมีการประชุมสรุปงานอีกครั้งว่ามีปัญหาอุปสรรคอะไรกันบ้าง ผลการประเมินเป็นยังไง เพื่อพัฒนาการจัดครั้งต่อไป...ในแต่ละครั้งที่เห็นผู้เข้าร่วมยิ้มแย้ม ผลประเมินออกมาดี มีคนชม มีคนให้ข้อเสนอแนะดีๆ เราก็ดีใจค่ะ หายเหนื่อย
แล้วก็เผยแพร่รูปภาพกิจกรรม ...อย่างน้อยคนเข้าร่วมได้หารูปไปอ้างอิงว่า ฉันก็เข้าร่วมกิจกรรมนะ อิอิ


มันก็เป็นแค่เสียงบ่น (เล็กๆ) ของอุโยะเท่านั้นแหละคะ 
ไม่ไ่ด้พาดพิงถึงใคร (แบบว่าอยากให้เข้าใจหัวอกพวกเราบ้าง >...<) บางทีคนอื่นอาจจะไม่เป็นแบบนี้ก็ได้ เลยอยากเอามาเล่าสู่กันฟัง ขำขำ นะคะ แหะๆ ^^"

ยิ่งช่วงนี้ PMQA เป็นเรื่องใหม่ด้วย ก็จะมีการจัดอบรมบ่อยเลยดีเดียว เหนื่อยทั้งคนเข้าร่วม เหนื่อยทั้งคนจัด  ยังไงก็สู้กันต่อไปเนอะ ^^v

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 18 กุมภาพันธ์ 2553 13:26 แก้ไข: 18 กุมภาพันธ์ 2553 17:36 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

Ico48
mandala (ความเคลื่อนไหวล่าสุด)
18 กุมภาพันธ์ 2553 13:35
#54271

ประชุมเมื่อวันที่ 16 กพ. 53  ต้องบอกว่า ราบรื่นกว่าทุกๆ ครั้งที่ผ่านมาค่ะ

ความรู้ก็ได้ อาหารได้กินครบ เสียอย่างเดียวไม่ได้นำเสนอในที่ประชุม  ถ้าจะปรับปรุงก็คงเป็นเรื่อง การจัดรูปแบบการนำเสนอ ว่าจะทำอย่างไรให้มีการนำเสนอได้ครบทุกประเด็น ทุกหมวด แต่ไม่จำเป็นต้องทุกกลุ่ม

ขอบคุณผู้จัดมา ณ โอกาสนี้ค่ะ

*0*...มาไวแท้...ที่พี่ mandala บอกมานั้นอันนี้ก็ถูกต้องเลยคะ และครั้งหน้าเราก็คงต้องวางแผนกันใหม่ ควบคุมเวลาให้กระจับในแต่ละกลุ่มแต่ละเรื่อง เพื่อความครบถ้วน

มาให้กำลังใจนะคะ ....... สู้ๆๆๆ

 

 ยิ้มสู้ ^____ ^v

สงสัยแค่ว่า

"ทำไมต้องควบคุมเวลาให้กระจับ"

อิอิ

ว้าย...แก้ไขใหม่ค่ะ..."กระชับ"

เปลี่ยนชื่อบันทึกเป็น"หัวใจ"คนจัดงานจะดีกว่ามั๊ย

"หัวอก"มันหวาดเสียวเล็กๆนา

ก็ลังเลอยู่ตั้งแต่แรกระหว่าง "หัวใจ" ตามที่คนธรรมดาบอกกับ "หัวอก"...ทำไปทำมาเลือก "หัวอก" เพราะว่าดูน้ำหนักของคำแล้วมันน่าสงสาร+น่าเห็นใจกว่า อิอิ...ขอบคุณนะคะสำหรับคำแนะนำ -/\-

เสนอชื่อบันทึก ใหม่

1."เห็นใจคนจัดงาน"
2."เข้าใจคนจัดงาน"
3."หัวอกคนจัดงาน"
4."หัวใจคนจัดงาน"
5."เห็นอก..คนจัดงาน"
6."ถูกใจคนจัด..ขัดใจคนเข้า"

อย่าลืมว่า...ใจคนจัดกับใจคนเข้ามันคนละใจกันนะจ๊ะ

 

มาทักทาย อุโยะ คนเก่ง

  • *0*...ถูกต้องเลยทีเดียวค่ะพี่ เมตตา คนเราต่างความคิด ต่างสถานะ ต่างมุมมอง ก็ต้องทำความเข้าใจซึ่งกันและกัน จริงมั้ย ^^"...สำหรับชื่อที่เสนอมานี่ ถูกใจชื่อสุดท้ายมากกว่าเพื่อน ฮ่าๆ
  • สวัสดีค่ะ น้องอิน ...นึกว่าใครที่ไหน สาว วข.ตรังนี่เอง

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.237.61.235
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ