เชิญชวนร่วมเขียนเรื่องราวความสุขของท่าน ผ่าน Share.psu.ac.th โดยใส่คำสำคัญ PSU.QWL
อ่าน: 13944
ความเห็น: 13

งานสารบรรณ สำคัญอย่างไร

งานสารบรรณ สำคัญอย่างไร

 หลายวันก่อนได้รับมอบหมายให้ทำงานสำคัญชิ้นหนึ่ง ทำให้ต้องไปค้นหาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 เพื่อนำมาอ่านเพื่อประกอบงานสำคัญชิ้นนั้น  อ่านแล้วได้ความรู้ (ความจริงเคยทราบ  แต่ได้ลืมเลือนไปแล้วตามกาลเวลา……..)   จึงเหมือนกับเป็นการทบทวนความรู้ใหม่อีกรอบ (เรื่องนี้เป็นประเด็นสำคัญ) และเมื่ออ่านแล้ว เพื่อมิให้เป็นการอ่านที่เสียเปล่า และได้เป็นประโยชน์กับพี่ ๆ เพื่อน ๆ น้อง ๆ  จึงขอนำมาเผยแพร่ ในวงแชร์ ค่ะ

    ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ  ได้มีการเพิ่มเติมให้เข้ากับโลกยุคใหม่ซึ่งได้นำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้  แม้ไม่ได้ทำงานสารบรรณโดยตรง  แต่งานทุกอย่าง  ทุกงานก็ต้องเกี่ยวข้องกับงานสารบรรณทั้งนั้น  ในหนังสือระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ ได้ให้ความหมายไว้ สรุปสาระสำคัญ คือ            
     งานสารบรรณ  หมายถึง  งานที่เกี่ยวกับงานบริหารงานเอกสาร  เริ่มตั้งแต่ การรับ  การส่ง  การเก็บรักษา  การยืม  จนถึงการทำลาย  ซึ่งเป็นเรื่องของการกำหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง  แต่ในทางปฏิบัติ การบริหารงานเอกสาร
ทั้งปวงจะเริ่มตั้งแต่ คิด  อ่าน  ร่าง เขียน  แต่ง  พิมพ์  จด  จำ  ทำสำเนา  ส่งหรือสื่อข้อความ  รับ  บันทึก  จดรายงานการประชุม  สรุป  ย่อเรื่อง  เสนอ  สั่งการ  ตอบ  ทำรหัส  เก็บเข้าที่  ค้นหา  ติดตาม  และทำลาย  ทั้งนี้ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวก  รวดเร็ว  ถูกต้อง  และมีประสิทธิภาพ   เพื่อประหยัดเวลา  แรงงาน  และค่าใช้จ่าย            
     
โอ้โห
!  เยอะจัง  แต่เป็นสิ่งที่เรา ๆ  ท่าน ๆ ทำกันทุกวัน  จนลืมทบทวน ว่าเราได้ทำทุก ๆเรื่องเลย  ยิ่งทำงานแบบ  One Stop Service ด้วยแล้วทำหมดทุกๆ อย่างเลย   ในระเบียบฯ งานสารบรรณฯ ยังได้ให้ความรู้เพิ่มเติม ในการทำงานสารบรรณได้ดี   ดังนี้ค่ะ
     
ผู้ที่จะทำงานสารบรรณได้ดีจำเป็นต้องรู้งานธุรการด้วย  เช่น  การติดต่อ  โต้ตอบ  และประสานงาน  รู้จักความควรหรือไม่ควร  มีความคล่องแคล่วว่องไว  นอกจากนั้นต้องมีความรู้ทางด้านภาษาเป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งภาษาไทย  และควรรู้ระบบข่าวสารทั้งปวง  สามารถพิมพ์ดีดได้เมื่อมีความจำเป็นต้องกระทำ  การปฏิบัติงานสารบรรณหากมีส่วนเกี่ยวข้องกับงานทางเทคนิคควรติดต่อประสานงานกับผู้มีความรู้ทางเทคนิคนั้น ๆ โดยตรงด้วย  ผู้ที่ทำงานสารบรรณที่เกี่ยวกับการประชุมจะต้องมีความสามารถในการจดรายงานการประชุมและสามารถถอดความคิดเห็นของที่ประชุมออกมาได้ถูกต้องและเข้าใจได้ดี และในโลกยุคยุคใหม่ซึ่งได้นำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ระเบียบฯงานสารบรรณฯ ก็ได้ให้ความหมายใหม่ไว้ด้วย ดังนี้ค่ะ
    
อิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน  ไฟฟ้า  คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง  วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ เช่นว่านั้น
   
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์  หมายความว่า  การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์นอกจากนี้ระเบียบฯ งานสารบรรณฯ ยังได้ให้ความหมายของหนังสือราชการที่กว้างขวางครอบคลุมถึงระบบอิเล็กทรอนิกส์ ด้วย   ดังนี้ค่ะ
   
หนังสือราชการ  คือ  เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ  ได้แก่
    
1.       หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
    
2.       หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึง
บุคคลภายนอก
    
3.      
หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
    
4.      
เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
   
5.      
เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
   
6.       ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
           
     
เนื่องจากงานสารบรรณเป็นงานที่มีอยู่ทุกหน่วยงาน  เพราะการดำเนินงานทั้งปวงไม่ว่าจะเป็นงานเล็กน้อยหรืองานใหญ่ ต้องดำเนินงานด้วยระบบเอกสาร ยิ่งใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ด้วยแล้ว ระเบียบฯ ยังกำหนดให้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องติดตามผลสัมฤทธิ์ของงานด้วยว่าถึงผู้รับแล้วหรือยังและผู้รับก็ต้องแจ้งตอบรับด้วย เพื่อเป็นการยืนยันว่าหนังสือได้จัดส่งเรียบร้อยแล้ว  
  
 
  
เห็นไหมค่ะ  นี่ละค่ะความสำคัญของงานสารบรรณ ที่เกี่ยวข้องกับทุกท่าน จึงอยากร่วมแบ่งปัน       
     
 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 01 ตุลาคม 2551 13:06 แก้ไข: 16 กันยายน 2554 18:33 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

หน่วยการเจ้าหน้าที่ก็มีงาน"สารบรรณ"ทุกวันเลยค่ะ เช่น การโต้ตอบหนังสือ แต่คิดว่าบางส่วนยังทำได้ไม่ดีเท่าที่ควร  คงต้องอาศัยประสบการณ์และขอคำปรึกษาจากพี่มิกกี้คนเก่งด้วยนะคะ อิอิ....

          โอ้โห !  เขียนได้ เยอะจัง  งานสารบรรณ น่าจะเป็นงานที่มีสาระทางหนังสือ  หนังสือที่ไม่มีสาระน่าจะทำลายเสียบ้างไม่น่าจะรอให้ถึงอายุที่ต้องทำลาย ทีนี้ก็คงต้องมาพิจารณาดูว่าสาระอยู่ตรงไหนกันแล้วละครับ

ก่อนเข้ารับราชการผมทำงานอยู่บริษัทเอกชน ไม่แปลกที่บริษัทเอกชน งานที่ทำกับไม่ใช่งานเอกสาร เพระเป้าหมายคือกำไร ดังนั้นงานส่วนใหญ่เป็นงานที่ต้องติดต่อ ประสานงาน และแก้ปัญหาให้ลูกค้า แต่เมื่อมาทำงานราชการ สิ่งเหล่านี้เปลี่ยนไป งานส่วนใหญ่เป็นงานกระดาษ เอกสาร ลองนึกภาพการทำรายงานส่งอาจารย์ ประมาณนั้นครับ เกิดอะไรขึ้นกับการปรับเปลี่ยนงานที่ทำ

  • เริ่มด้วยความเบื่อ จากการที่เราเคยออกไปไหน ต่อไหน ได้พบปะพูดคุย กลับมาเป็นงานนั่งโต๊ะ รวบรวมข้อมูล คิด วิเคราะห์ เขียนรายงาน  
  • ก่อนนั้น คิดวิเคราะห์ ร่างเอกสารในกระดาษ เขียนๆ ลงไป แล้วส่งให้งานธุรการพิมพ์  พิมพ์เสร็จเอามาตรวจทาน แก้ไข พิมพ์ใหม่ (แบบนั้นจริงๆ ครับ ถ้าเป็นเครื่องพิมพ์ดีด) ถ้างานชิ้นนั้นเรียบร้อย ก็ดำเนินการจัดส่งตามระเบียบสารบรรณ
  • ปัจจุบันร่างเอง พิมพ์เอง ตรวจทานเอง (ทั้งเอกสารการวิเคราะห์ และหนังสือนำส่ง) โชคดีที่ว่ายังไม่ได้รับ และส่งเอง

งานธุรการจึงเริ่มลดบทบาทลงไป เจ้าหน้าที่เริ่มทำอะไรด้วยตนเองมากขึ้น ประกอบกับการนำเทคโนโลยีมาช่วยในการทำงาน ขั้นตอนการทำงานบางอย่างจึงลดไปมาก

แต่บางครั้งก็ยังติดที่ระเบียบงานสารบรรณ ที่เป็นเรื่องหยุมหยิม เช่น ข้อความต้องอยู่ที่เท้าครุฑ วรรคเข้าไปกี่เคาะ สำเนาถูกต้อง ต้องเหมือนต้นฉบับ ใครเป็นผู้ตรวจทาน อะไรประมาณนี่ครับ ผมจึงว่า ประสบการณ์ของคนรุ่นต่างๆ ที่ผ่านมา เค้าช่างคิดกันจริงๆ นะครับ ^_^

 

ขอบคุณ น้องเหมียว คุณเอสเค คุณmbunsong
ที่แวะมาอ่านค่ะ 

Ico48
นางสาวยุพา ยั่งยืน [IP: 112.142.43.48]
21 ตุลาคม 2552 16:47
#49618

พี่มิกกี้ค่ะมดอยากได้ประวัติ  ความหมาย  คุณสมบัติของผู้ปฏิบัติ  (งานสารบรรณ) ครูสั่งงานนี้มาให้ทำค่ะ   ขอหน่อยนะค่ะ  ขอบคุณค่ะ

ตอบคุณมด 

  • คุณสมบัติของผู้ปฎิบัติงานสารบรรณ เป็นหน้าด่านของทุกสำนักงาน คงจะต้องมีคุณสมบัติ 
  • จิตการให้บริการ ดูได้ที่http://share.psu.ac.th/blog/sodafai/8950
  • ความรอบรู้ในการเขียนหนังสือราชการ และใช้ภาษาไทยอย่างถูกต้อง การเขียนหนังสือราชการให้ดีต้องยึดหลัก ถูกต้อง  ชัดเจน  รัดกุม กระทัดรัด  นำไปสู่เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่ต้องการ
  • มีความเม่นยำในระเบียบงานสารบรรณ ข้อห้ามคือ อย่าบอกว่า "ไม่รู้"
  • ยิ้มแย้มแจ่มใส  มีบุคลิกภาพที่ดี พูดจาไพเราะ อ่อนน้อมถ่อมตน ยินดีให้บริการ มีมนุษยสัมพันธ์

 

ขอเพิ่มเติมค่ะ ดูจิตใสกับการให้บริการ ด้วยค่ะที่

http://share.psu.ac.th/blog/sodafai/8950

 

Ico48
นู๋นิด [IP: 10.144.253.226]
25 พฤศจิกายน 2552 11:54
#51321

ขอบพระคุณมากค่ะสำหรับข้อมูลดีๆ ที่ได้เปิดเจอ

เพราะกำลังค้นหาข้อมูลเพื่อที่จะนำไปสอบค่ะ

พี่มิกกี้พอมีเเนวข้อสอบเกี่ยวกับงานด้านสารบรรณ พัสดุ ธรุการ และการรักษาความลับทางราชการรึป่าวค่ะ

ขอขอบคุณล่วงหน้าค่ะ

Ico48
นำหวาน [IP: 110.49.161.205]
23 พฤศจิกายน 2553 21:49
#61805

กำลังจะไปสัมภาษณ์งานสารบรรณเครียดจังเพราะใช้คอมพิวเตอร์ไม่เก่ง อยากได้กำลังใจมาก!

แต่ข้อมูลอื่นๆพร้อมแล้วจากเว็บนี้ ขอบคุณนะคะ

Ico48
ปรางค์ [IP: 125.27.2.63]
16 กุมภาพันธ์ 2554 16:51
#63726

พี่มิกกี้ค่ะ พอจะมีแนวข้อสอบของงานธุรการบ้างไหมคะ จะเอาไปสำหรับสอบภาค ข คะ

Ico48
ออย [IP: 110.164.132.112]
27 เมษายน 2554 15:31
#65099

เครียดพี่เครียด เป็นธุรการแล้วเครียดมากตั้งแต่มาบรรจุยิ่งนานวันยิ่งไม่เข้าใจว่าเป็นธุรการหรือจับกัง ทำตั้งแต่รับเอกสาร ไปจนล้างห้องน้ำเพื่อใช้ประชุม(สาบานทำจริง) เก็บโต๊ะยกของ 5555 แต่ตอนนี้ชินหล่ะบนไปก็เท่านั้น ประมาณเป็นธุรการคงเป็นกระโถนท้องพระโรง ดี ๆ เท่านั้น

Ico48
อ๊อด [IP: 118.172.114.202]
19 สิงหาคม 2554 19:22
#67760

งานสารบรรณของธุรกิจเอกชน ล่ะครับ ... เขามีวิธีการบริหารงานเอกสารอย่างไร

หมายถึง การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม และการทำลาย เอกสารต่าง ๆ น่ะครับ

Ico48
เบิร์ด [IP: 101.108.197.58]
06 มีนาคม 2555 10:02
#75734

งานสารบรรณของเอกชนล่ะครับ เป็นอย่างไรบ้าง คำถามคล้ายๆด้านบนเลย

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 54.234.200.85
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ