การออกแบบกระบวนการสร้างความตระหนัก awareness process

   เป็นกระบวนการเช่นเดียวกับกระบวนการอื่น ๆ ที่เราควรทำการระบุวัตถุประสงค์ของกระบวนการและดัชนีที่เราต้องใช้ในการชี้วัด ในการที่เราจะทำการวัด เพื่อให้แน่ใจว่าบุคลากรมีจิตสำนึกในความเกี่ยวข้อง และความสำคัญของกิจกรรมที่ตนทำอยู่ ว่าพวกเขามีส่วนร่วมอย่างไร ในการบรรลุถึงวัตถุประสงค์คุณภาพที่กำหนดไว้ สิ่งหนึ่งที่เป็นความจริงสำหรับความตระหนักคือ พนักงานจะทำสิ่งต่างๆ และจะไม่ทำสิ่งต่างๆ ดังนั้นเราต้องกำหนดสิ่งที่จะใช้ในการวัดสิ่งนี้ 

   โดยปกติหัวหน้าจะเป็นผู้แนะนำพนักงานว่าสิ่งใดเป็นสิ่งที่สมควรกระทำและพฤติกรรมใดเป็นพฤติกรรมที่พึงประสงค์ ขณะเดียวกันเป็นหน้าที่ของหัวหน้าในการให้ข้อมูลย้อนกลับโดยทันใด หากการกระทำนี้กระทำอย่างถูกต้อง ผลกระทบจะเป็นด้านบวกและในทางกลับกันหากมีการกระทำที่ไม่ถูกต้องจะส่งผลในทางลบ  ดังนั้นกิจกรรมนี้กับพฤติกรรมของพนักงานมีผลสำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กร

   หนทางในการสร้างความตระหนักมีได้หลากหลาย เช่น

• การแนะนำงาน
• การอบรมสำหรับงานใหม่หรือเมื่อมีการเปลี่ยนงาน
• แนะนำผลิตภัณฑ์
• ป้ายคำเตือนต่างๆ
• การแจ้งผลการบรรลุหรือไม่บรรลุเป้าหมาย
• วีดีโอที่แสดงถึงสิ่งที่อาจเกิดขึ้นจากผลิตภัณฑ์ ในกรณีไม่เป็นไปตามมาตรฐานการผลิต

   ข้อมูลต่างๆ เช่น การวิเคราะห์ความล้มเหลวและผลกระทบ (Failure Modes and Effects Analysis : FMEA) ที่กระทำกับผลิตภัณฑ์ ข้อมูลต่างๆ ที่ได้มาจากการทำ FMEA ถือว่าเป็นข้อมูลที่สำคัญอย่างยิ่งในการอธิบาย สอนงานให้กับพนักงาน ในบางครั้งการสอนโดยใช้ข้อมูลจาก FMEA อาจไม่เพียงพอในการทำให้พนักงานเข้าใจในผลกระทบของการเสียหาย การใช้ simulation ชิ้นงานต้นแบบ ผลการร้องเรียนลูกค้า เป็นสิ่งที่ดีที่สมควรกระทำ ในกรณีที่ความตระหนักไม่เป็นที่น่าพอใจ หัวหน้าเป็นผู้ที่มีหน้าที่หลักในการทำให้ความตระหนักนี้เพิ่มขึ้น ตามที่เราเคยได้ยินมา ท่านสามารถพาม้าไปที่ลำธารได้แต่ไม่สามารถบังคับให้ม้ากินน้ำได้หากมันไม่อยากกิน การทำให้พนักงานตระหนักประเด็นด้านคุณภาพในกิจกรรมงานที่เขาเกี่ยวข้องมีผลกับธุรกิจ ผลกระทบบต่อการงานของพนักงานนั้นๆ และมีผลต่อลูกค้าอย่างไรเป็นสิ่งสำคัญ การปรับเปลี่ยนและการใส่ใจกับพฤติกรรมของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญ มากกว่ากิจกรรมส่งเสริมความตระหนัก

   ซึ่ง FMEA เป็นเครื่องมือการวิเคราะห์เชิงรุกที่ช่วยให้วิศวกรได้ดำเนินการป้องกันก่อนที่จะเกิดความล้มเหลวขึ้น หรือก่อนที่จะมีการปล่อยผลิตภัณฑ์หรือเริ่มกระบวน การผลิต นอกจากนี้ยังช่วยวิศวกรป้องกันผลกระทบด้านลบจากความล้มเหลวที่จะไปถึงมือลูกค้า เป้าหมายหลักคือการกำจัดสาเหตุของความล้มเหลวและเพิ่มโอกาสในตรวจพบก่อนที่จะเกิดความเสียหาย ผลจากการที่ได้รับจากการการทำ FMEA ที่ดีจะช่วยให้ได้ผลผลิตที่ดี คุณภาพดี มีเสถียรภาพ และแน่นอนว่าสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้เป็นอย่างมาก

    การวัดประสิทธิผลของกระบวนการ awareness process

   ในการวัดว่า บุคลากรมีจิตสำนึกในความเกี่ยวข้อง และความสำคัญของกิจกรรมที่ตนทำอยู่ ว่าพวกเขามีส่วนร่วมอย่างไร ในการบรรลุถึงวัตถุประสงค์คุณภาพที่กำ หนดไว้ เป็นสิ่งที่เป็นนามธรรมแต่เราสามารถทำการวัดผลจากการกระทำของพนักงานเป็นสิ่งที่เป็นรูปธรรม

    การประเมินความสามารถ (competence assessment) ในการประเมินความสามารถนี้เราใช้วัดสอบว่าอะไรที่พนักงานสามารถกระทำได้(ability to do things) ดังนั้นการประเมินความสามารถนี้สามารถใช้ในการวัดความตระหนักได้เช่นกัน โดยมีหัวข้อ ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับ ความตระหนักนั้นได้ควบรวมในการประเมินความสามารถของพนักงาน แต่จงมั่นใจว่าหัวหน้าที่ทำการประเมินนั้นทราบดีว่าอะไรคือความตระหนักและพฤติกรรมใดของพนักงานที่แสดงให้เห็นถึงความตระหนัก

   ในหนทางอื่นๆ ให้เราทำการวิเคราะห์ข้อมูลว่าเป้าหมายใดบรรลุ เป้าหมายใดไม่บรรลุ หากค่าเป้าหมายบรรลุเราสามารถอนุมานได้ว่าพนักงานในส่วนงานนั้นมีความตระหนัก แต่ไม่ว่าอย่างไรข้อกำหนดต้องการให้เราทำการวัดความตระหนัก ดังนั้นจึงไม่สามารถกล่าวได้ว่าการบรรลุเป้าหมายดังกล่าวว่าเป็นดัชนีวัดความตระหนัก เพราะเพียงแค่ผลการบรรลุแต่เพียงอย่างเดียวไม่สามารถระบุได้ว่าเกิดเพราะสิ่งใด ในการวัดความตระหนักที่ตรงไปตรงมาคือการทดสอบว่าพนักงานจะตัดสินใจอย่าง ไรเมื่อเกิดเหตูการนั้นๆ ขึ้น การกระทำเช่นนี้สามารถกระทำโดยใช้แบบสอบถามแต่ผลที่ได้จะไม่เที่ยวตรงเท่ากับการทดสอบหน้างาน การทดสอบหน้างานสามารถพิสูจน์ความตระหนักได้เช่น

• หนักงานไม่สวมอุปกรณ์ป้องกันตา แสดงว่าพนักงานไม่เข้าใจในเรื่องวัตถุประสงค์ของความปลอดภัย
• พนักงานมีการระบุสถานะผลิตภัณฑ์ในพื้นที่ที่กำหนด แสดงว่าพนักงานไม่เข้าใจในเรื่องวัตถุประสงค์ของการระบุสถานะ
• พนักงานปรับตั้งค่า ตัวแปร เกินกว่าที่กำหนดใน control plan แสดงว่าพนักงานไม่ทราบวัตถุประสงค์ของการระบุค่า ตัวแปรใน control plan เป็นต้น

ในแต่ละวัตถุประสงค์คุณภาพ เราจำเป็นต้องทราบว่ากระบวนการใดบ้างในองค์กรของเราในการทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าว ให้ทำการประเมินกระบวนการนั้น โดยละเอียด ไม่ว่าเป็นความตระหนักด้านคุณภาพหรือเทคโนโลยี

ที่มา http://www.qaicthailand.com