นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน

ความเคลื่อนไหวล่าสุด
  • ไม่มี
เครือข่าย
สมาชิก · ติดตาม: 0 · ผู้ติดตาม: 1

อ่าน: 5529
ความเห็น: 0

การเสนอแฟ้ม

การเสนอแฟ้มเซ็นต่อผู้บริหารให้สะดวกรวดเร็วและถูกต้อง

                            การเสนอแฟ้ม         

 แฟ้มเสนอเซ็น หรือ windows file สำหรับใส่เอกสารเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาสั่งการ         หรือลงความเห็นต่างๆ  (ภาษาในราชการใช้คำว่า เกษียนหนังสือ) แฟ้มเสนอเซ็นให้ผู้บริหารมี     2 กรณี คือ

1. กรณีแฟ้มเสนอจากหน่วยงาน มีวิธีปฏิบัติดังนี้       

   1.1 ตรวจสอบความถูกต้อง ตัวสะกด คำ ตำแหน่ง (โดยเฉพาะหนังสือภายนอกต้องระมัดระวังมาก)         

 1.2 ตรวจสอบความเรียบร้อย ติดสลิปลงนาม อนุมัติ เพื่อความสะดวกแก่ผู้บริหารในกรณีที่ต้องลงนาม        

  1.3 ดูตามลำดับความเร่งด่วนของเรื่อง จัดแยกแฟ้มเสนองานตามความสำคัญเร่งด่วน         

 1.4 เมื่อแฟ้มเสนอออกจากห้องผู้บริหาร เลขานุการต้องตรวจสอบความครบถ้วนถูกต้อง ก่อนโทรแจ้งหน่วยงานเจ้าของแฟ้มมารับคืน

 2. กรณีแฟ้มเสนอ ซึ่งเลขานุการเป็นผู้ดำเนินการโดยตรง       

   2.1 เมื่อได้รับเอกสารของผู้บริหาร ก่อนเข้าแฟ้มเพื่อเสนอเซ็นให้เกษียนหนังสือโดยสรุปประเด็นสำคัญให้ผู้บริหารทราบ เพื่อความสะดวกในการพิจารณาตัดสินใจต่อไป        

  2.2 เมื่อรับแฟ้มเสนอเซ็นคืนจากผู้บริหารแล้ว ให้รีบนำเรื่องออกจากแฟ้มและดำเนินการต่อไป (ไม่ควรเก็บเรื่องไว้ในแฟ้มนานๆ เพราะอาจจะทำให้ลืมเรื่องนั้นๆ ได้)         

 หมายเหตุ  การจัดเรื่องเข้าแฟ้มเสนอ กรณีข้อ 2 ควรจัดเรื่องตามลำดับวัน ก่อนหลังของภารกิจหรือเหตุการณ์ ตามเอกสารเหล่านั้น 

 3. ข้อควรระวังในการนำเสนอแฟ้มผู้บริหาร

3.1 ผู้บริหารอาจดึงเอกสารออกจากแฟ้มเสนอเซ็นโดยไม่ได้ใส่ไว้ที่เดิม ทำให้เอกสารส่งคืนไม่ครบ ซึ่งอาจจะต้องทำ Sheet Note แจ้งเจ้าของเรื่อง 

 3.2 ผู้บริหารอาจพิจารณาหนังสือไม่ครบตามที่ต้องการ

3.3 จำนวนเอกสารที่เสนอเซ็นมีมากหรือลงนามมีหลายจุด หากไม่มีเครื่องหมายหรือสัญลักษณ์บอกจุดลงนาม จะทำให้เสียเวลาและลงนามไม่ครบ จึงควรติดสลิปลงนามทุกจุด

3.4 ไม่นำเอกสารของแต่ละหน่วยงานมาปะปนกัน

3.5 ควรตรวจสอบเอกสารแนบให้ครบถ้วนตามที่ระบุไว้ตามข้อความของเอกสาร

3.6 กรณีเอกสารของผู้บริหาร ซึ่งเลขานุการเป็นผู้รับผิดชอบเสนอโดยตรง หลังจากเอกสารได้ถูกสั่งการ พิจารณา เพื่อทราบ ลงนาม ลงความเห็นแล้ว  เลขานุการที่รับผิดชอบไม่นำเอกสารออกจากแฟ้มเสนอเซ็นทันที  ซึ่งอาจจะทำให้ลืมและต้องใช้เวลาในการค้นหาเอกสารอีก

หมายเหตุ การเกษียนหนังสือ  หมายถึง  การเขียนสรุปสาระรายละเอียดของหนังสือ เพื่อให้ผู้บริหารทราบว่าหนังสือมีสาระเกี่ยวกับอะไร ใคร ที่ไหนเพื่อสะดวกในการพิจารณา 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 24 กุมภาพันธ์ 2554 18:51 แก้ไข: 25 กุมภาพันธ์ 2554 10:25 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.237.20.246
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ