ศิลปะเลขานุการ

เราพูดถึงเรื่องเทคโนโลยีที่ทันสมัยทั้งโทรศัพท์มือถือ  คอมพิวเตอร์ และอื่นๆ มาแล้ว  แต่วันนี้ มาลองดูสิ่งที่ใกล้มือผู้ใช้งานและไม่ต้องใช้ความรู้ทางอิเล็กทรอนิกส์หรือเทคโนโลยีอะไรทั้งสิ้น  

เป็นที่น่าสังเกตว่า  บนโต๊ะทำงานของพนักงานสำนักงาน ที่ขาดไม่ได้คือ ปฏิทินตั้งโต๊ะ  จึงไม่น่าแปลกใจเมื่อสิ้นปีปฏิทิน  ยอดจำหน่ายหรือยอดแจกของแต่ละหน่วยงานจะไม่มองข้ามปฏิทินตั้งโต๊ะที่เสมือนหนึ่งเป็นสื่อโฆษณาให้กับสินค้านั้นๆ  เพราะตลอด 1 ปีปฏิทิน พนักงานสำนักงานจะ ใช้ปฏิทินประจำเพียง 1 ชุดเท่านั้น 

เมื่อสังเกตปฏิทินตั้งโต๊ะของเพื่อนร่วมงานแต่ละท่านจะพบว่า  ปฏิทินนั้นไม่มีร่องรอยการขีดเขียน ไร้รอยยับของกระดาษ ขณะที่อีกท่านเต็มไปด้วยลายแทง ขีดฆ่า รอยลบหมึก  ทั้งร่องรอยของการจับและใช้ปฏิทิน   ดังนั้น เราจะมาดูว่าถ้าจะนำปฏิทินมาใช้กับงานเลขานุการ จะใช้ได้อย่างไร    

ตารางนัดหมายให้กับนายจ้าง จะได้รู้ว่า ช่วงใดที่นายจ้างว่างหรือการเว้นช่วงระยะเวลาของการนัดหมายได้ถูกต้องและเหมาะสม ทั้งนี้ ถ้าการนัดหมายเป็นเรื่องสำคัญและเป็นความลับ อาจใช้สัญลักษณ์แทน เช่น ปากกาสีที่แตกต่างกำหนดงานให้เข้าใจเฉพาะเลขานุการ   และถ้าโต๊ะของเลขานุการแยกต่างหากจากผู้อื่น  ก็ใช้ปฏิทินในการนัดหมายให้กับนายจ้างได้เลย หรือเมื่อลงรายการในสมุดบันทึกการนัดหมายเรียบร้อยแล้วก็ลบทิ้งได้

กำหนดเวลาทำงานและวางแผนงานของเลขานุการ  เป็นเครื่องมือเตือนความจำ ไม่ว่า จะเป็นการจัดประชุม  การติดต่อนัดหมาย  งานที่จะต้องดำเนินการในแต่ละช่วงเวลา โดยการบันทึกไว้บนปฏิทินตั้งโต๊ะ

บันทึกวันสำคัญของนายจ้างหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ วันเกิดของนายจ้างหรือของครอบครัว วันครบรอบงานต่างๆ   หรืองานต่างๆ ของบุคคลที่นายจ้างจะต้องแสดงความยินดี

บันทึกไดอารีฉบับที่ย่อที่สุด เพื่อย้อนกลับมาดูงานของเลขานุการที่ทำไปแล้วหรืองานคั่งค้าง

การประชุมทุกครั้ง  เป็นหน้าที่ของเลขานุการจะต้องเตรียมปฏิทิน  เพราะขณะประชุมหากมีการกำหนดวันที่ทำงานหรือต้องการเช็คเรื่องที่ผ่านมา จะพร้อมใช้งานได้ทันที ซึ่งปฏิทินที่เหมาะสำหรับงานประชุมคือ ปฏิทินแบบตั้งโต๊ะ 

จดหมายเลขโทรศัพท์บุคคลที่ติดต่อบ่อย ไว้บนแผ่นรองปก (ดูภาพ)  กรณีที่การสอบถามขณะที่เลขานุการกำลังโทรศัพท์ ซึ่งการค้นหาในเครื่องโทรศัพท์ขณะพูดทำได้ไม่สะดวก  บนปฏิทินจะเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่ใช้แทนกันได้
 

จดหมายเลขบัญชีธนาคาร เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ถูกเรียกใช้งานบ่อย  ถ้าเลขานุการทำหน้าที่เกี่ยวข้องการเงินและค่าใช้จ่ายต่างๆ   ดังนั้น ควรจดหมายเลขเหล่านั้นไว้ แต่สิ่งที่ไม่แนะนำคือ หมายเลขรหัสบัตรเอทีเอ็มและรหัสต่างๆ ที่เป็นความลับที่จะก่อให้เกิดความเสียหายได้

สิ่งที่แนะนำในการจดบันทึกบนปฏิทินตั้งโต๊ะ

จดบันทึกด้วยดินสอ  เพราะเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสามารถลบได้ง่าย  กี่ครั้งก็ได้และสะอาด 

ขณะคุยโทรศัพท์จะต้องเตรียมปฏิทินตั้งโต๊ะให้อยู่ใกล้ตัวมากที่สุด เพราะการนัดหมาย การกำหนดเวลาทำงานทั้งของนายจ้างและเลขานุการเป็นเรื่องสำคัญ จะให้ความซ้ำซ้อนไม่ได้ ความผิดพลาดถ้าเกิดขึ้น ถือว่า เป็นหน้าตาของสำนักงานโดยรวม

เลือกใช้ปฏิทินที่มีช่องว่างให้บันทึก สีขาวหรือโทนอ่อน การบันทึกจะได้มองเห็นได้ง่าย

รูปแบบปฏิทินที่ให้เลือกสำหรับงานเลขานุการ

**เป็นแผ่นกระดาษสีขาวมีช่องให้บันทึก  จะได้ลงรายละเอียดได้

**เดือนที่ผ่านมาและเดือนที่จะถึง

**มีแผ่นบันทึกไว้ด้านข้างก็สะดวกในการจดบันทึก หมายเลขโทรศัพท์หรืออื่นๆ

 ดังนั้น คิดจะเลือกรูปแบบใดก็ให้สะดวกและตรงใจกับผู้ใช้มากที่สุด   ปฏิทินตั้งโต๊ะเป็นการตอบแทนลูกค้าอีกทางหนึ่งที่หน่วยงาน/องค์กรทำปฏิทินแจก  มักจะมีการเลือกสรรวัสดุที่ดี มีคุณภาพ อีกทั้งรูปภาพประกอบสวยงาม จนถึงบางชุดมีเนื้อหาที่น่าสนใจ  ดังนั้น นอกจากปฏิทินจะเป็นวัสดุสำนักงานอีกชนิดหนึ่งของเลขานุการ ซึ่งใช้งานได้แล้วยังเป็นวัสดุประดับโต๊ะทำงานไปพร้อมกัน