การตอบใบขอให้แก้ไข

หลังจากตรวจติดตามคุณภาพภายในเสร็จ หากมีข้อบกพร่องเกิดขึ้นก็จะระบุในใบขอให้แก้ไข และผู้ที่ต้องแก้ไขต้องระบุข้อมูลดังนี้

สาเหตุที่แท้จริง วิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงของข้อบกพร่องโดยต้องวิเคราะห์ถึงสาเหตุที่เป็นไปได้ทั้งหมดขอข้อบกพร่องนั้น สำหรับการวิเคราะห์หาสาเหตุของความบกพร่องอาจจะนำกลวิธีทางสถิติ มาช่วยได้แก่ แผนภูมิก้างปลา (Fish Bone Diagram) องค์ประกอบหรือสาเหตุหลักพื้นฐานโดยทั่วไปจะใช้ 4 M ได้แก่

M1= Man (คนหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง)

M2 = Machine (เครื่องจักร อุปกรณ์)

M3 = Material (วัตถุดิบ)

M4 = Method (วิธีการ)

มาตรการแก้ไข โดยระบุถึงว่าจัดการหรือจัดทำสิ่งที่เป็นปัญหานั้นให้ถูกต้องเลยทันทีได้อย่างไร

มาตรการปฏิบัติการแก้ไข ซึ่งหลังจากที่เราทราบสาเหตุ ของความบกพร่องที่แท้จริงและครบถ้วนทุกสาเหตุของความบกพร่องแล้ว ก็เข้ามาสู่กระบวนการในการหามาตรการแก้ไขตามสาเหตุที่แท้จริง ที่ได้มาจากขั้นตอนที่ 1โดยให้เลือกวิธีและการปฏิบัติการที่คาดว่าจะป้องกันการเกิดขึ้นซ้ำอีกได้ดีที่สุด ทั้งนี้ให้พิจารณา แนวทาง การขยายผล และการทวนสอบร่วมด้วย

วิธีในการวัดประสิทธิผลของมาตรการปฏิบัติการแก้ไข หลังจากที่ขยายผลแล้วจะมีวิธีวัดได้อย่างไร เช่น ข้อบกพร่องเป็น 0