นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 18969
ความเห็น: 9

ฝากข่าวถึงเลขานุการคณะกรรมการประเมินคุณภาพภายใน

ขอความกรุณาท่านเลขานุการดูแลการเซ็นต์ชื่อของผู้ที่ต้องเบิกค่าเดินทางไปราชการให้ครบถ้วนทุกแบบฟอร์มด้วยค่ะ

ถึงวันนี้หน่วยงานส่วนใหญ่ก็รับการประเมินเรียบร้อยแล้ว ก็ต้องขอบพระคุณท่านคณะกรรมการประเมินคุณภาพภายใน
ที่สละเวลาอันมีค่ามาช่วยกันขับเคลื่อนระบบประกันคุณภาพโดยผลัดเปลี่ยนหมุนเวียนกันไปร่วมชื่นชมและให้ข้อเสนอแนะต่อหน่วยงานเพื่อยกระดับคุณภาพให้พัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง

การที่ต้องฝากข่าวถึงเลขานุการโดยเฉพาะ นอกจากฝากขอบพระคุณแล้ว ก็คือ ผู้ทำหน้าที่เลขานุการต้องรับผิดชอบงานอีกมากมายที่เกี่ยวข้องกับการประเมินแบ่งเป็นระยะ ๆ คือ

  • ก่อนการประเมิน ต้องเชิญคณะกรรมการมาร่วมทีม  ต้องนัดคณะกรรมการเพื่อกำหนดวันประเมิน(ยังไม่ได้นับ
    ที่ต้องเลื่อนอีกหลายครั้ง) จัดทำแผนการประเมิน  นัดหน่วยงานที่รับการประเมิน จัดเตรียมรายงานผลการประเมินประสานเรื่องพาหนะเดินทาง อาหาร ที่พัก เปลี่ยนเที่ยวบิน เปลี่ยนรถรับส่ง....(และอีกสารพัด)
  • ขณะประเมิน สายตา มือ หู และสมอง ต้องประสานสอดคล้องสัมพันธ์กัน ต้องใช้ทุกประสาทสัมผัสเพื่อประมวลผลการประเมินจากคณะกรรมการจัดพิมพ์เป็นรายงาน อีกทั้งต้องคอยประสานงานอีกสารพัน
  • หลังการประเมิน ต้องทำรายงานต่อ  (เหมือนเช่นตัวดิฉัน)แต่เลขานุการที่ยอดเยี่ยมคือ เมื่อเสร็จสิ้นการประเมิน
    รายงานต้องเสร็จในวันนั้น เพราะทั้งข้อมูลและคณะกรรมการกำลังสดใหม่ สัมผัสประเด็นต่าง ๆ อย่างสดร้อน
    ก็จะช่วยการประมวลข้อมูลเพื่อให้รายงานแล้วเสร็จ  เพราะถ้าทิ้งไว้นาน (เหมือนตัวดิฉันอีกนั่นแหละ)ข้อมูล ต่าง ๆ ก็เริ่มจางหาย  ข้อมูลที่สดใหม่ก็จะถูกกลืนไปกับกาลเวลา  ที่เหลือปรากฎในรายงานอาจจะไม่ตรงประเด็นนัก

แต่งานของเลขานุการไม่ได้สิ้นสุดที่รายงาน เพราะทางมหาวิทยาลัยได้กำหนดค่าตอบแทนให้คณะกรรมการด้วย
สำนักงานประกันคุณภาพก็ฝากฝังงานการจ่ายค่าตอบแทน ค่าเดินทางของผู้ทรงคุณวุฒิ (เฉพาะหน่วยงานที่จัดการเรียนการสอน)ไว้ที่เลขานุการ ซึ่งต้องเก็บรวบรวมใบเสร็จ จัดทำหลักฐานการเดินทาง ดูแลค่าเลี้ยงรับรองผู้ทรงคุณวุฒิ  ขณะนี้มีหลายหน่วยงานประเมินเสร็จแล้ว และส่งหลักฐานมาให้ ก็พบปัญหา
พอจะประมวลได้ดังนี้ (ป้องกันความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ไม่ได้ต้องการจับผิดใครนะคะ)

  • เลี้ยงรับรองผู้ทรงคุณวุฒิแล้ว ต้องนำส่งใบเสร็จค่าจัดเลี้ยงด้วยค่ะ เพราะการส่งเบิกต้องปรากฏหลักฐานทุกอย่าง หากทานอาหารในร้านที่ไม่มีใบเสร็จ ก็ต้องพกพาใบสำคัญรับเงินให้เจ้าของร้านเซ็นต์ด้วย ค่าเลี้ยงรับรองผู้ทรงคุณวุฒิ ทางมหาวิทยาลัยคิดบนพื้นฐานว่าให้เกียรติรับรอง 1 มื้อ โดยงบประมาณที่ให้คิดบนพื้นฐาน 300 บาท X จำนวนคณะกรรมการทั้งชุด  ดังนั้น หากรับประทานเกินโควต้า (ตามปกติจะไม่เกินค่ะ) สำนักงานประกันคุณภาพก็ไม่สามารถเบิกจ่ายได้  ซึ่งสาเหตุที่ทำให้ค่าใช้จ่ายเกินโควต้าก็เป็นไปได้เช่นกัน ตามที่เคยประสบคือ ผู้บริหาร/ผู้เกี่ยวข้องของหน่วยงานที่รับการประเมินให้เกียรติผู้ทรงคุณวุฒิโดยร่วมรับประทานด้วย แต่จากประสบการณ์คือ หน่วยงานเหล่านั้นก็จะร่วมรับผิดชอบค่าใช้จ่ายด้วยเสมอ เช่น เขตการศึกษาสุราษฎร์ธานี เขตการศึกษาภูเก็ต ฉะนั้น เลขานุการต้องแบ่งสรรปันส่วนงบประมาณให้พอดีกับโควต้า โดยตกลงกับเจ้าของหน่วยงาน
  • หลักฐานการเดินทาง แบ่งเป็น 2 กรณี คือ
        
    • หากมีผู้เดินทางเพียงคนเดียว เช่น ผู้ทรงคุณวุฒิเดินทางมาจาก กทม.เพียงคนเดียว และสมทบกับคณะกรรมการที่ประเมินภายในวิทยาเขตหาดใหญ่ แบบนี้ให้เขียนรายงานการเดินทางเพียง 2 ฉบับคือ

1. แบบรายงานการเดินทางไปราชการ ส่วนที่ 1 (แบบ 8708) ซึ่งประกอบด้วย 2 หน้า ต้องให้ผู้เดินทางลงลายมือชื่อ 2 จุด ทั้งด้านหน้าและด้านหลัง ดังนี้ (ที่มีเครื่องหมายวงรี)

 

 

 

2. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (แบบ บก 111) สำหรับจ่ายค่า Taxi  ในกรณีมีการเดินทางระหว่างสนามบิน-บ้านพัก, ค่าเดินทางในกรณีที่ขับรถมาเอง และค่าที่พักเหมาจ่าย ต้องลงนาม 1 ที่ดังนี้

 

 

 

 

  • หากมีผู้เดินทางมากกว่า 1 คน เช่น กรณีคณะกรรมการเดินทางจากวิทยาเขตหาดใหญ่ไปยังเขตการศึกษาภูเก็ต ตรัง สุราษฎร์ธานี ซึ่งสำนักงานประกันคุณภาพต้องจ่ายค่าเดินทาง (ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง) ค่าที่พักด้วย    เลขานุการจะต้องให้คณะกรรมการเซ็นต์เพิ่มเป็นแบบ 8708 ส่วนที่ 2 ดังตัวอย่าง

โดยเลขานุการจะต้องให้คณะกรรมการที่ต้องเบิกค่าเดินทางลงลายมือชื่อทุกคน  ส่วนแบบฟอร์มรายงานการเดินทางแบบ 8708 ส่วนที่ 1 เลขานุการลงนามเพียงคนเดียวได้เลย

จึงขอความกรุณาท่านเลขานุการดูแลการเซ็นต์ชื่อของผู้ที่ต้องเบิกค่าเดินทางไปราชการให้ครบถ้วนทุกแบบฟอร์มด้วยค่ะ
เพื่อไม่เป็นการเสียเวลาในภายหลัง (เพราะต้องตามล่าลายเซ็นต์กันอีก) ทางราชการต้องการหลักฐานที่ครบถ้วนค่ะ  

ว่าแต่หาก "กองคลัง" มีคู่มือแนวปฏิบัติประกอบการเบิกจ่ายก็คงดีนะคะ สำนักงานประกันคุณภาพจะได้มอบให้
เลขานุการ เพราะถึงแม้ตัวดิฉันจะมีประสบการณ์ด้านนี้ เวลาทำหลักฐานเบิกจ่ายยังต้องถูกติงจากกองคลังเสมอมา

โอกาสนี้ขอขอบคุณอุโยะจังที่ช่วย SCAN แบบฟอร์มให้นะคะ

P

และขอถาม P ผู้ชำนาญด้านบริหารความเสี่ยง ว่าแบบนี้เขาเรียก "บริหารความเสี่ยง" หรือ "บริหารความผิดพลาด" ดีคะ

หมวดหมู่บันทึก: ประกันคุณภาพ ตัวชี้วัด ประเมินผล
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 17 พฤศจิกายน 2550 16:16 แก้ไข: 18 พฤศจิกายน 2550 11:13 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ขอฝากด้วยคนค่ะ.. การสัมภาษณ์ steakholder ทางโทรศัพท์  ทางเลขานุการควรขอเบอร์โทรศัพท์ ชื่อ หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากผู้ประสานงานของคณะฯ และดำเนินการต่อโทรศัพท์ให้กับกรรมการฯ หรือให้กรรมการฯ ต่อเอง  ไม่แนะนำให้ผู้ประสานงานคณะฯ เป็นผู้ต่อโทรศัพท์ให้ เนื่องจาก เมื่อต่อโทรศัพท์ให้แล้ว ก็ต้องอยู่ฟังกับกรรมการเพื่อต่อสายถัดไป  ไม่ก่อให้เกิดผลดีกับคณะฯ ค่ะ เพราะผู้ประสานงานจะได้ยินว่าเขาคุยอะไรกัน  เพื่อตัดปัญหาที่จะเกิดขึ้น ไม่ควรให้ผู้ประสานงานดำเนินการในเรื่องนี้ค่ะ

  • ในฐานะเลขานุการในเรื่องนี้เราสามารถบอกกับหน่วยงานนั้นๆ ได้เลยนะคะพี่เจน(เพื่อให้เป็นธรรมมากที่สุด)
  • การบริหารความเสี่ยงจะนำมาซึ่งการลดความผิดพลาดค่ะพี่หยก อิอิ
เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ถือว่าช่วยกัน เพื่อประโยชน์ส่วนรวม *-*

พี่ทำอย่างที่น้องอิมบอกค่ะ คือเรียนเลขานุการตรงๆ เลยว่าขอให้ทางนี้ดำเนินการ เนื่องจากผู้ประสานงานต้องประสานหลายห้อง (มีสัมภาษณ์ 3 ห้อง ศิษย์เก่า นักศึกษา และผู้ใช้บริการ+ผู้ใช้บริการวิชาการ) จึงไม่ได้มีโอกาสช่วยเลยค่ะ

  • พี่เห็นด้วยคะตามที่คุณเจนวดีเสนอแนะมา
  • และให้ข้อมูลเพิ่มเติมว่า การที่ผู้ประสานงานติดต่อหรือทามตามไว้แล้วก็ตาม ควรจะเน้นย้ำไว้ด้วยในช่วงเวลาที่นัดแนะไว้ ขอให้อยู่ ณ โทร.ที่ให้ไว้ด้วย เพราะพี่ได้เจอปัญหากับตัวเองพบว่าเมื่อโทรสัมภาษณ์ ผู้ที่ถูกสัมภาษณ์ไม่อยู่

          ทำให้เสียเวลา ต้องติดต่อใหม่ จากที่กำหนดไว้ภาคเช้าเป็นภาคบ่าย เมื่อขอเบอร์มือถือก็ไม่มีหรือไม่ไห้ไว้

  • อีกประการหนี่ง น้องหยก พี่อยากฝากถึงผู้ที่ทำหน้าที่เลขาฯประเมินว่า ก่อนการประเมินขอให้เน้นย้ำ คณะกรรมการประเมินทุกท่านด้วย เพราะ พี่เจอเข้าแล้ว ชุดของพี่ เมื่อถึงวันประเมิน พบว่าคณะกรรมการท่านหนึ่งลืมวันที่ตนเองจะประเมิน และขณะเดี่ยวไปต่างจังหวัดด้วย ทำให้ขาดคณะกรรมการประเมินไปอีกหนึ่งท่าน

ขอบพระคุณทุกท่านมากค่ะ สำหรับข้อเสนอแนะดี ๆ

ฮ่าๆ...และแล้วบันทึกนี้ก็กลับมามีประโยชน์อีกครั้ง...สำหรับเลขาฯขี้ลืม...นานๆจะ ทำแบบนี้ทีนี่นะ ก็ต้องมีลืมกันบ้าง ^^"
  • บันทึกนี้ครบรอบปี....พอดี...อิ...อิ...
  • เนื้อหายังใช้ได้
  • วัตถุประสงค์ของ บันทึกเพื่อตาม คุณเลขา...ขี้ลืม ทั้งหลาย

 

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.234.97.53
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ