ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร

การจัดเก็บเอกสารจะมีขั้นตอนการดำเนินงาน 6 ขั้นตอน  ดังนี้

      1.  การตรวจ  หมายถึง  การพิจารณาเอกสารว่าเป็นเอกสารที่ให้จัดเก็บในตู้เก็บเอกสารหรือไม่

      2.  การบำรุงรักษา  หมายถึง การซ่อมแซมบำรุงรักษาให้เอกสารอยู่ในสภาพดี เท่าที่จะเป็นได้ก่อนนำเข้าจัดเก็บ

                หากเอกสารเปรอะเปื้อน          ควรลบด้วยยางลบอ่อน

                หากเอกสารเปียกน้ำ               ควรผึ่งลมจนแห้งสนิท

                หากเอกสารฉีกขาด                ควรประสานเอกสารด้วยสก๊อตเทปชนิดดี

                หากเอกสารพับหรือยับ           ควรรีดให้เรียบ

                หากเอกสารมีฝุ่นเกาะ             ควรปัดด้วยผ้านุ่มอย่างเบามือ

      3. การทำดัชนีหรือการลงรหัส  หมายถึง  การเขียนชื่อเอกสารและชื่อแฟ้มเอกสาร หรือการเขียนรหัสของเอกสาร ลงบนหัวเอกสารด้านขวามือ  เพื่อเป็นตัวชี้แนะว่าจะนำไปเก็บในแฟ้มใด

         ชื่อเอกสารที่เขียนเป็นดัชนีมักเลือกจากชื่อที่สำคัญที่สุด ซึ่งปรากฏในเอกสารนั้น และเป็นภาษาธรรมดาที่คนทั่วไปใช้เรียกกัน

      4.  การทำใบอ้างอิง  หมายถึง  เมื่อเอกสารชิ้นใดชิ้นหนึ่งสามารถจัดเก็บในแฟ้มเอกสารได้มากกว่า 1 แฟ้ม  ผู้จัดเก็บอาจประหยัดเงินการถ่ายเอกสาร เพื่อเก็บไว้ในแฟ้มเอกสารทุกแฟ้ม  โดยการทำใบอ้างอิงขึ้น  ซึ่งใบอ้างอิงก็คือกระดาษเปล่า ขนาดธรรมดา 1 ใบ เขียนในใบอ้างอิงว่า

                             ชื่อเอกสาร...........................................

                             เก็บใบอ้างอิงที่แฟ้ม............................

                             ให้ไปดูเอกสารจริงที่แฟ้ม.....................

       5. การนำเอกสารเข้าแฟ้ม  หมายถึง  การนำเอกสารเข้าแฟ้มที่ระบุไว้ในขั้นการทำดัชนีหรือการลงรหัสอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยและรอบคอบ โดยถือหลักว่าเอกสาร “มาก่อนอยู่ล่าง มาหลังอยู่บน”  เพราะเอกสารที่เพิ่งมาถึงมักเป็นเอกสารที่สำคัญ ถูกเรียกใช้อ้างอิงบ่อยกว่า  จึงควรนำจัดเก็บในแฟ้มในที่หาพบได้ง่าย  ใช้งานได้ง่าย

           สำหรับเอกสารใด ๆ ที่ยังไม่ได้มีแฟ้มเฉพาะ  ไม่ควรรีบเปิดแฟ้มเฉพาะ  จนกว่าจะพิจารณาว่ามีเอกสารที่สามารถเก็บในแฟ้มนั้นได้จำนวนประมาณ 5 ชิ้นขึ้นไป  โดยควรจะนำเอกสารซึ่งยังมีไม่ครบจำนวนใส่รวมไว้ในแฟ้มเบ็ดเตล็ดเป็นการชั่วคราว

           ในกรณีที่แฟ้มใดมีเอกสารเข้ามากเป็นพิเศษจนหนาเกือบเท่าสันแฟ้ม  ไม่ควรจัดเก็บเอกสารชิ้นใหม่ในแฟ้มเดิมอีกต่อไป  เพราะจะทำให้แฟ้มหนาป่องเสียรูปทรงและไม่อาจคุ้มครองเอกสารได้เต็มที่  ตลอดจนไม่ควรนำแฟ้มสันหนามาเปลี่ยนใช้แทนแฟ้มเดิม  เพราะจะมีน้ำหนักมากและการนำเอกสารออกใช้งานบ่อย ๆ จะไม่คล่องตัว แต่ควรจะเปิดแฟ้มใหม่ (แฟ้มปกแข็งหรือปกอ่อน) เป็นแฟ้มที่ 2 แฟ้มที่ 3 ไปเรื่อย ๆ

           การนำเอกสารเข้าแฟ้ม  ควรกระทำอย่างเป็นระเบียบแน่นหนา

       6.  การนำแฟ้มเข้าตู้เก็บเอกสาร  หมายถึง  การนำแฟ้มเข้าตู้เก็บเอกสารตามหมวดหมู่ หรือระบบที่กำหนดไว้อย่างรอบคอบเหมาะสม  แฟ้มลำดับแรกจะใส่ในลิ้นชักที่ 1 ด้านนอก แฟ้มลำดับต่อมาก็ใส่ถัด ๆ ต่อมาจนเต็มลิ้นชักที่ 1 ด้านในสุด (ควรเว้นที่ว่างในลิ้นชักประมาณ 3 นิ้ว  เพื่อการจัดเก็บค้นหาทำได้รวดเร็วคล่องตัว และแฟ้มเอกสารไม่เสียสภาพชำรุด)  แฟ้มในลำดับต่อไปก็จะใส่ในลิ้นที่ชักที่ 2 ด้านนอก และแฟ้มลำดับต่อมาก็ใส่ถัด ๆ ต่อมาจนเต็มลิ้นชักที่ ๒ ด้านในสุด  ลิ้นชักที่ 3 และ 4 ก็ปฏิบัติต่อไปในทำนองเดียวกัน ส่วนแฟ้มเบ็ดเตล็ดมักจะเก็บไว้ในลิ้นชักสุดท้าย

            ถ้าเอกสารมีจัดเก็บหลายตู้เอกสาร  ควรจัดวางตู้เอกสารเรียบลำดับตู้ที่ 1, 2 3

         การจัดเก็บแฟ้มเอกสารในแต่ละลิ้นชักจะมีประสิทธิภาพสูงยิ่งขึ้นถ้าที่หน้าลิ้นชักแต่ละลิ้นชักเขียนหมวดหมู่ของแฟ้มเอกสารไว้ด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าเขียนละเอียดไปจนถึงลำดับของแฟ้มที่จัดเรียงอยู่ ก็จะช่วยให้การจัดเก็บค้นหาเป็นระบบและระเบียบตลอดไป

ที่มา  :  เอกสารประกอบการบรรยาย วิชา “การเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ” ของ ศูนย์เพิ่มผลผลิตแห่งประเทศไทย