วิธีจดรายงานการประชุม

          *  ตามระเบียบข้อ 25 ได้ให้ความหมายของคำว่า “รายงานการประชุม” ไว้ว่า การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม  ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน  ดังนั้น เมื่อมีการประชุมจึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบจัดทำรายงานการประชุม ตามแบบที่ 11 ท้ายระเบียบ  โดยมีรายละเอียดตามที่กำหนดไว้ในระเบียบข้อ 25 ดังนี้

          1. รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุม  หรือการประชุมของคณะนั้น เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการ...

          2. ครั้งที่  ให้ลงครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี  โดยเริ่มครั้งแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุม  เมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้เริ่มครั้งที่ 1 ใหม่ เรียงไปตามลำดับ เช่น  ครั้งที่ 1/2533 หรือจะลงจำนวนครั้งที่ประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้น ประกอบกับครั้งที่ประชุมเป็นรายปีก็ได้  เช่น ครั้งที่ 205-1/2533 เป็นต้น

          3. เมื่อ  ให้ลงวัน  เดือน ปี  ที่ประชุม โดยลงวันที่พร้อมตัวเลขของวันที่  ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราช  เช่น เมื่อวันที่ 10 มกราคม 2533

          4. ณ  ให้ลงชื่อสถานที่ที่ใช้เป็นที่ประชุม

          5. ผู้มาประชุม  ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมาประชุม  ในกรณีที่เป็นผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงานให้ระบุว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด  พร้อมตำแหน่งในคณะที่ประชุม  หรือการประชุมนั้น  ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน  และลงด้วยว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด  หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด

          6.  ผู้ไม่มาประชุม  ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมิได้มาประชุม   โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด  พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุมได้ ถ้าหากทราบด้วยก็ได้

          7.  ผู้เข้าร่วมประชุม  ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งได้เข้าร่วมประชุม  และหน่วยงานที่สังกัด ถ้ามี

          8.  เริ่มประชุมเวลา  ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

          9.  ข้อความ  ให้บันทึกข้อความที่ประชุม  โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม  และเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปในแต่ละเรื่องประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

               9.1  เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

               9.2  เรื่องการรับรองรายงานการประชุม

               9.3  เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

               9.4  เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

               9.5  เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

          10. เลิกประชุมเวลา  ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

          11. ผู้จดรายงานการประชุม  ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุม  ลงลายมือชื่อ  พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุลไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย

          *  การจดรายงานการประชุม  อาจทำได้ 3 วิธี

             1.  จดละเอียดทุกคำพูดของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน  พร้อมด้วยมติ

             2.  จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุม  พร้อมด้วยมติ

             3.  จดเหตุผลกับมติของที่ประชุม

การจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดนั้น ให้ที่ประชุมนั้นเองเป็นผู้กำหนด  หรือให้ประธานและเลขานุการของที่ประชุมปรึกษาหารือกันและกำหนด

         *  การรับรองรายงานการประชุม  อาจทำได้ 3 วิธี

             1.  รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วน ให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุม  อ่านสรุปมติให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง

             2.  รับรองในการประชุมครั้งต่อไป  ประธานหรือเลขานุการ  เสนอรายงานการประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง

             3.  รับรองโดยการแจ้งเวียน  ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป  หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้  หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมาก  ให้เลขานุการส่งรายงานประชุมไปให้บุคคลในคณะกรรมการพิจารณารับรอง  ภายในระยะเวลาที่กำหนด

แบบรายงานการประชุม                                                                                                                    แบบที่ 11

(ตามระเบียบข้อ 25)

รายงานการประชุม ………………………

ครั้งที่ ……………

เมื่อ ………………………………

ณ ………………………

ผู้มาประชุม

ผู้ไม่มาประชุม  (ถ้ามี)

ผู้เข้าร่วมประชุม  (ถ้ามี)

เริ่มประชุมเวลา

                                (ข้อความ) …………………………………………………………………………………...........

………………………………………………………………………………………………………...............................

………………………………………………………………………………………………………...............................

………………………………………………………………………………………………………...............................

………………………………………………………………………………………………………...............................

………………………………………………………………………………………………………...............................

………………………………………………………………………………………………………...............................

………………………………………………………………………………………………………...............................

………………………………………………………………………………………………………...............................

………………………………………………………………………………………………………...............................

………………………………………………………………………………………………………...............................

………………………………………………………………………………………………………...............................

เลิกประชุมเวลา

                                                                         ............................................                   

            ผู้จดรายงานการประชุม

ที่มา  :  ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526  (แก้ไขเพิ่มเติม  (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548)