การเขียนย่อหน้า

                หนังสือของทางราชการแต่ละเรื่องย่อมประกอบด้วยย่อหน้าหลายย่อหน้า  ผู้เขียนจึงควรรู้แนวทางในการเขียนย่อหน้าที่ดีไว้บ้าง ตามหลักภาษา  ย่อหน้าคือกลุ่มประโยคที่มีสาระหรือความคิดสำคัญเพียงประการเดียว และมีประโยคหรือข้อความสนับสนุนสาระสำคัญให้กระจ่างชัดเจนขึ้น  ย่อหน้าเป็นเครื่องหมายวรรคตอนชนิดหนึ่งที่ช่วยทั้งผู้เขียนและผู้อ่าน  โดยผู้อ่านจะจับใจความได้ง่ายขึ้นเพราะทราบว่าแต่ละย่อหน้ามีความคิดสำคัญเพียงหนึ่ง  และยังมีโอกาสพักสายตาด้วย  ส่วนผู้เขียนจะเขียนได้ง่ายขึ้น โดยจะเสนอความคิดสำคัญเพียงอย่างเดียวในแต่ละย่อหน้า

               ย่อหน้าแบ่งเป็น 4 ชนิด คือ  ย่อหน้านำความคิด  ย่อหน้าโยงความคิด  ย่อหน้าแสดงความคิด  และย่อหน้าสรุปความคิด 

                1.  ย่อหน้านำความคิด  เป็นย่อหน้าที่เขียนขึ้นเพื่อบอกจุดประสงค์ของการเขียน  หรือสร้างความสนใจเกี่ยวกับเรื่องนั้น  หรืออาจจะบอกถึงลักษณะของเนื้อหาที่จะเขียน

                2.  ย่อหน้าแสดงความคิด  เป็นย่อหน้าที่ผู้เขียนใช้แสดงความคิด  ข้อมูลความต้องการของตน  เป็นย่อหน้าที่มีบทบาทสำคัญและใช้มากในการเขียนทุกประเภท  โดยเฉพาะการเขียนเอกสารราชการ  ในย่อหน้าแสดงความคิดแต่ละย่อหน้าควรจะมีความคิดเด่นเพียงหนึ่งอย่าง  และมีส่วนขยายความคิดนั้นให้เด่นชัดขึ้นมา

                3.  ย่อหน้าโยงความคิด  เป็นย่อหน้าที่ใช้เชื่อมระหว่างย่อหน้าที่ไม่เกี่ยวข้องกันหรือเป็นคนละประเด็นกัน  ย่อหน้าชนิดนี้จึงเป็นย่อหน้าสั้น ๆ

                4.  ย่อหน้าสรุปความคิด  เป็นย่อหน้าที่ใช้สรุปเรื่องที่เขียน

                การเขียนย่อหน้า  นอกจากจะมีความคิดสำคัญเพียงประการเดียวแล้ว  ยังต้องมีประโยคที่ช่วยเน้นความคิดสำคัญ  และให้ความเข้าใจอย่างชัดเจนกับผู้อ่านประโยคและข้อความในย่อหน้าแต่ละย่อหน้าต้องต่อเนื่องสัมพันธ์กันโดยผู้เขียนจะต้องเรียบเรียงอย่างสละสลวยอีกด้วย  นอกจากความสัมพันธ์ในย่อหน้าแล้ว ความสัมพันธ์ระหว่างย่อหน้าต่าง ๆ ในเรื่องก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน  ผู้เขียนจะต้องเรียงลำดับเรื่องราวหรือเรียงลำดับย่อหน้าให้ติดต่อเป็นเรื่องเดียวกันอย่างเหมาะสม  มีข้อคิดเกี่ยวกับการเขียนย่อหน้า  คือความยาวของย่อหน้าแต่ละย่อหน้า  ไม่จำเป็นจะต้องยาวเท่ากัน  เพราะความยาวของย่อหน้านั้นขึ้นอยู่กับความคิดและจุดประสงค์ของผู้เขียน  อย่างไรก็ตาม  ผู้เขียนควรระลึกไว้เสมอว่า  ย่อหน้าที่ยาวเกินไปจะทำให้เกิดความรู้สึกไม่อยากอ่าน  จึงควรแบ่งเขียนย่อหน้าสั้น ๆ จะชวนอ่านมากกว่า

ที่มา : เอกสารการฝึกอบรมการเขียนหนังสือราชการ  หลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ สำนักงาน ก.พ.