นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1766
ความเห็น: 1

หลักในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ (ตอนที่ 1)

                  การเขียนหนังสือติดต่อราชการให้ดี  จะต้องเขียนให้มีลักษณะต่อไปนี้
        1. ถูกต้อง
        2. ชัดเจน
        3. รัดกุม
        4. กะทัดรัด
        5. โน้มนำสู่จุดประสงค์

 

        ทั้งนี้แต่ละหลักมีความหมายและรายละเอียดดังนี้   
        1. ถูกต้อง  ได้แก่
             1.1 ถูกแบบ

             1.2 ถูกเนื้อหา
             1.3 ถูกหลักภาษาราชการ
             1.4 ถูกความนิยม
              1.1   ถูกแบบ 
                      แบบหนังสือติดต่อราชการมี 2 แบบ คือแบบ “หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ” และแบบ  “หนังสือภายนอก” ที่ลงชื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป
                      นอกจากนี้ยังมีแบบ  “หนังสือภายใน” สำหรับใช้ติดต่อภายในกระทรวงกรมเดียวกันอีกแบบหนึ่ง
                     ทั้งนี้ต้องใช้แบบใดแบบหนึ่งให้ถูกต้องตามควรแก่กรณี รวมทั้งจัดโครงสร้างของหนังสือพร้อมทั้งเขียน  “เรื่อง”    “คำขึ้นต้น”  “คำลงท้าย”  และรายละเอียดอื่น ๆ  ให้ถูกแบบ  ถูกระเบียบด้วย
              1.2  ถูกเนื้อหา  
                     การเขียนหนังสือติดต่อราชการ จะต้องเขียนให้ถูกต้องในเนื้อหาของเรื่อง ซึ่งประกอบด้วย
                      - เหตุที่มีหนังสือไป
                      - เรื่องต่อเนื่องที่ได้ดำเนินการต่อมา (ถ้ามี) และผลของการดำเนินการต่อไป  (ถ้ามี)
                      - จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป รวมทั้งความมุ่งหวังที่จะได้รับการสนองตอบจากผู้รับหนังสือด้วย

 

                การที่จะเขียนหนังสือติดต่อราชการให้ถูกต้องในเนื้อหาใดนั้น
ถ้าเป็นเรื่องยาก ๆ จะเป็นที่จะต้องเตรียมการก่อนลงมือเขียน  ดังนี้
                - ศึกษาเรื่อง
                - จับประเด็นของเรื่อง
                - ย่อเรื่อง

 

                การศึกษาเรื่อง
                จุดมุ่งหมาย   การศึกษาเรื่องมีจุดมุ่งหมายเพื่อจะได้ทราบ และเข้าใจในเนื้อหาสาระของเรื่องนั้นโดยถ่องแท้ เพื่อจะได้เขียนหนังสือติดต่อได้ถูกต้องตรงตามเนื้อหาสาระของเรื่อง

 

                เทคนิคในการศึกษาเรื่อง  การศึกษาเรื่องต้องใช้ทั้ง  ตา หู หัว ใจ และมือ กล่าวคือ
                     ตา  ต้องอ่านเรื่อง
                     หู   ต้องสดับตรับฟังว่าเรื่องนี้เกี่ยวข้องกับใคร  อย่างไร 
เคยมีเรื่องทำนองนี้หรือเรื่องเกี่ยวข้องมาอย่างไรบ้าง  และดำเนินการอย่างไร  มีปัญหาอะไรหรือไม่
                     หัว  ต้องคิด ต้องใช้สมองคิดถึงเนื้อหาสาระที่เป็นแก่นแท้ของเรื่องนั้น และแนวทางที่จะเขียน
                     ใจ  ต้องตั้งใจศึกษาเรื่องให้เข้าใจ  ทำจิตว่าง วางใจเป็นกลาง  ปราศจากอคติทั้งปวง
                     มือ   ต้องค้นคว้าหาเรื่องที่เกี่ยวข้อง  ข้อเท็จจริง ข้อกฎหมายและตัวอย่างเรื่องที่เคยทำกันมาแล้ว  รวมทั้งหาตัวอย่างร่างหนังสือดี ๆ  มาเป็นแบบด้วย

 

                การจับประเด็นของเรื่อง 
                  ความหมาย   
                  ประเด็น หมายถึงจุดสำคัญของเรื่องที่จะมีหนังสือไป  ซึ่งได้แก่
                     - เรื่องอะไร
                     - มีจุดประสงค์อย่างไร

 

                จุดมุ่งหมายในการจับประเด็น   การจับประเด็นของเรื่อง  ก็เพื่อจะได้นำไปพิจารณาเขียน
                     - เรื่อง
                     - เนื้อความ
                     - จุดประสงค์
ของหนังสือที่มีไปให้ถูกต้อง
     
           "โปรดติดตามตอนต่อไปค่ะ"
 
ที่มา :  เอกสาร การฝึกอบรมการเขียนหนังสือราชการ “หลักสูตรการเขียน
           หนังสือราชการ” สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน  สำนักงาน ก.พ.
created: 21 June 2012 14:29 Modified: 21 June 2012 15:54 [ Report Abuse ]
ดอกไม้
People who like this: Ico24 anni, Ico24 คนธรรมดา, and Ico24 มิกกี้.
People Who Like This
 
Facebook
Twitter
Google

Other Posts By This Blogger

ความเห็น

 เห็นด้วยค่ะ เทคนิค  ตา หู หัว ใจ และมือ ใช้ได้ทุกเรื่องค่ะ ทั้งเรื่องงานในหน้าที่รับผิดชอบประชุมหรืออื่น ๆ หากนำไปปฏิบัติก็เกิดประโยชน์ต่อองค์กรค่ะ และที่สำคัญคือการเขียนหนังสือราชการต้องใช้ภาษาไทยให้ถูกต้องไม่ใช้ภาษาพูดมาเขียน

 

                    
                   
                    
 

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.235.62.151
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ