เชิญชวนร่วมเขียนเรื่องราวความสุขของท่าน ผ่าน Share.psu.ac.th โดยใส่คำสำคัญ PSU.QWL
อ่าน: 1998
ความเห็น: 0

แนวการเขียนหนังสือราชการลักษณะต่าง ๆ

        หนังสือราชการมีหลายลักษณะ  ขึ้นอยู่กับข้อความในหนังสือราชการนั้น ในที่นี้จะเสนอไว้ 6 ลักษณะ คือ

        1. หนังสือสอบถามรายละเอียด

        2. หนังสือตอบข้อสอบถาม

        3. หนังสือนำส่ง

        4. หนังสือเชิญ

        5. หนังสือขอความร่วมมือ

        6.หนังสือตอบปฏิเสธ

        ในบรรดาหนังสือลักษณะต่าง ๆ นี้ ส่วนใหญ่เรามักจะทำหนังสือขอความร่วมมือบ่อยที่สุด  และหนังสือตอบปฏิเสธเป็นหนังสือที่ข้าราชการส่วนมากมีความเห็นว่าเขียนยากกว่าหนังสือลักษณะอื่น ๆ

        แนวในการร่างหนังสือลักษณะต่าง ๆ มีดังนี้

        1. หนังสือสอบถามรายละเอียด   เป็นหนังสือที่ต้องการข้อมูลหรือบริการอย่างใดอย่างหนึ่ง  ต้องพยายามเขียนให้ผู้รับรู้ความต้องการและให้ความช่วยเหลือนั้น  ควรมีแนวการเขียนดังนี้

            - เขียนให้ชัดเจนว่ามีวัตถุประสงค์อะไร

            - ต้องการรายละเอียดอะไร

            - ทำไมถึงจำเป็นต้องได้รายละเอียดนั้น

            - เขียนคำถามเป็นข้อ ๆ ทีละประเด็น

         2. หนังสือตอบข้อสอบถาม   เป็นการให้ข้อแนะนำหรือความรู้แก่ผู้ที่ถามมา  โดยจะให้รายละเอียดครบ ควรมีแนวในการเขียนดังนี้

             - ให้รายละเอียดครอบคลุมทุกเรื่องที่ผู้ถามต้องการให้มากที่สุด

             - ถ้ารายละเอียดบางส่วนไม่สามารถให้ได้ ก็ควรแสดงความเสียใจ และแนะนำให้ไปหาจากแหล่งอื่น

             - แสดงไมตรีจิตต่อผู้ถามโดยเอาใจช่วยให้การดำเนินงานของผู้ถามประสบความสำเร็จ และพร้อมที่จะให้คำแนะนำหรือข้อชี้แจงใจโอกาสต่อไป

         3. หนังสือนำส่ง   ในการส่งเอกสารหรือสิ่งของสำคัญควรจะมีหนังสือนำไปด้วย  หนังสือจะเป็นสิ่งยืนยันว่าส่งอะไรบ้าง  ผู้รับจะได้รู้อย่างชัดเจนว่าส่งอะไรให้บ้าง  แนวในการเขียนมีดังนี้

            - แจ้งว่าส่งอะไรไปให้  จำนวนเท่าใด

            - ต้องการให้ผู้รับปฏิบัติอย่างไรกับสิ่งที่ส่งไป

         4. หนังสือเชิญ    หนังสือราชการส่วนใหญ่ทำหนังสือเชิญเป็นวิทยากรหรือเชิญเป็นคณะกรรมการ ควรมีแนวในการเขียนดังนี้

             - แจ้งสาเหตุและวัตถุประสงค์ที่เชิญ

             - ให้ความสำคัญของผู้ถูกเชิญ

             - จูงใจให้ผู้รับเชิญเห็นว่าเวลาที่ใช้ไปในการรับเชิญนี้คุ้มค่า

             - ให้รายละเอียดว่าให้ผู้รับทำอะไร  ที่ไหน  เมื่อใด

             - แสดงความหวังและความขอบคุณในการรับเชิญ

          5. หนังสือขอความร่วมมือ  ข้าราชการส่วนใหญ่มักจะมีโอกาสร่างหนังสือขอความร่วมมือมากกว่าลักษณะอื่น เช่น การขอความร่วมมือในการกรอกแบบสอบถาม  ขอยืมใช้สถานที่ เป็นต้น  หนังสือเหล่านี้มีแนวในการเขียน ดังนี้

             - แจ้งสาเหตุที่ทำหนังสือไปให้ชัดเจน

             - ให้เหตุผลในการขอความร่วมมือ

             - ชี้ความสำคัญของผู้รับและ/หรือระบุประโยชน์ที่จะได้รับจากความร่วมมือนั้น

             - แจ้งวัตถุประสงค์ลักษณะขอร้องและขอบคุณที่จะได้รับความร่วมมือ

             - ให้แจ้งผลการพิจารณาในการให้ความร่วมมือ

         6. หนังสือตอบปฏิเสธ  หนังสือลักษณะนี้ข้าราชการทั่วไปจะไม่ค่อยได้มีโอกาสเขียนบ่อยนัก  แต่จัดว่าเป็นหนังสือที่เขียนค่อนข้างยาก  เพราะต้องเขียนให้ผู้รับรู้สึกเห็นใจและคล้อยตามการปฏิเสธนั้น  ไม่เขียนปฏิเสธลักษณะตัดเยื่อใย  ควรให้เหตุผลที่เหมาะสมก่อน  ค่อย ๆ ชักจูงไปสู่การปฏิเสธ ไม่ปฏิเสธทันทีที่เริ่มต้นหนังสือ  แนวในการเขียนหนังสือตอบปฏิเสธมีดังนี้

             - แสดงความขอบคุณ  ชื่นชม หรือชี้คุณค่าของความร่วมมือนั้น

             - ให้เหตุผลอย่างชัดเจนถึงสาเหตุที่ต้องปฏิเสธก่อนการปฏิเสธ

             - ให้ความคาดหวังว่าจะร่วมมือในโอกาสต่อไป

             ที่กล่าวมานี้เป็นแนวทางในการเขียนหนังสือราชการในลักษณะต่าง ๆ ที่ท่านอาจนำไปใช้เพื่อเป็นแนวในการเขียนหรือร่างหนังสือราชการได้  ซึ่งนอกจากจะมีส่วนทำให้หนังสือนั้นบรรลุวัตถุประสงค์  สละสลวย และสมบูรณ์ยิ่งขึ้นด้วย

 

ที่มา :  เอกสาร  การฝึกอบรมการเขียนหนังสือราชการ “หลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ”

           สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน  สำนักงาน ก.พ.

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 05 มีนาคม 2555 15:00 แก้ไข: 05 มีนาคม 2555 15:06 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 บิวตี้, Ico24 มิกกี้, และ Ico24 โอ๋-อโณ.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 54.211.190.232
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ