นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 2379
ความเห็น: 0

การจัดเก็บเอกสาร

จัดเก็บเข้าที่ เร็วดีหาง่าย ถ้าหายก็รู้ ดูก็งามตา
 
การจัดเก็บเอกสาร
         1.  เก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง  โดยให้กำหนดวิธีการจัดเก็บให้เหมาะสมกับขั้นตอนการปฏิบัติงาน
             1.1  โดยทั่วไปเก็บในแฟ้มที่เขียนว่า  กำลังดำเนินการ
             1.2  กรณีปฏิบัติในครั้งนี้เสร็จแล้วแต่ยังคงเป็นเรื่องต่อเนื่องให้เก็บหนังสือเข้ามาพร้อมดำเนินการในครั้งนี้แล้วไว้ด้วยกันและเปิดแฟ้มเฉพาะเรื่องไว้ เช่น
                    -  ทุนศึกษาต่อต่างประเทศ
                    -  การจัดหาพัสดุประจำปี
                    -  งบประมาณ ... เป็นต้น
          2.  การเก็บเรื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว  คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเรียบร้อยแล้ว และไม่มีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไป ต้องปฏิบัติดังนี้
               2.1 จัดทำบัญชีส่งเรื่องเก็บ โดยลงลำดับที่ วันที่ เรื่อง
               2.2 ระบุ  วัน  เดือน  ปี  ทำลายหนังสือด้วยหมึกสีน้ำเงิน
               2.3 ถ้าเป็นเอกสารต้องเก็บ ให้เขียนห้ามทำลาย  (สีแดง)
               ในทางปฏิบัติจริง  ไม่มีศูนย์เก็บหนังสือแต่ละส่วนราชการจึงต้องเสียงบประมาณในเรื่องการเก็บเอกสารเป็นอันมาก
          3.  การเก็บเพื่อการตรวจสอบ  คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเรียบร้อยแล้ว แต่ต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ  ให้แต่งตั้งเจ้าหน้าที่รับผิดชอบ  เมื่อหมดความจำเป็นให้ส่งศูนย์เดิม แต่ในทางปฏิบัติสำหรับส่วนราชการไทยแล้ว  การเก็บเอกสารที่เหมาะสมตามประสบการณ์  คือ (หลายหน่วยงานปฏิบัติเรื่องเดียวกัน)
              -  แยกแฟ้มตามเรื่องงานที่ปฏิบัติ
              - ด้านในของแฟ้มซ้ายมือทำสารบรรณเรื่อง  ระบุวันทำลาย
              - เก็บเรื่องที่ครบสมบูรณ์ไว้ด้วยกัน
                    - เรื่องเข้า
                    - สั่งการ
             - การเก็บเรื่องตามวันที่  ที่เรื่องเข้ามาก่อนเก็บก่อน  หลังเก็บต่อมาเป็นต้น
             - กรณีเรื่องเกี่ยวพันกับงานอื่น  ก็ควรสำเนาแจ้งให้งานนั้น ๆ เก็บด้วย เพื่อความสะดวกในการติดตามเรื่อง
             - การตั้งชื่อแฟ้มต้องชัดเจน  เรื่องที่เข้ามาไม่บ่อยมากนัก ควรจัดเก็บแฟ้มสันบางก่อน เพราะจะได้ไม่เปลืองเนื้อที่ตู้เอกสาร
             - เรื่องที่ไม่มีความสำคัญ  อาจไม่ต้องเก็บไว้เพื่อป้องกันความสับสน  บนมุมขวาของเรื่อง  อาจเขียนชื่อแฟ้มที่จะเก็บ  เมื่อนำเอกสารไปเก็บจะได้ไม่ผิดพลาด
             - ก่อนจะนำเรื่องเข้าเก็บในแฟ้มใด  ต้องแยกให้ชัดเจนเพราะถ้าเก็บผิด จะไม่สามารถค้นเรื่องได้  หรือเสียเวลาค้น
 
             "จัดเก็บเข้าที่  เร็วดีหาง่าย  ถ้าหายก็รู้  ดูก็งามตา"
 
 
ที่มา : เอกสารประกอบการฝึกอบรมข้าราชการในภาคใต้ หลักสูตร “ยุทธศาสตร์ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ รุ่นที่ 17  
        จัดโดย สมาคมข้าราชการพลเรือนแห่งประเทศไทย ร่วมกับมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์
 
 
 
 
 

 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 13 กุมภาพันธ์ 2555 09:56 แก้ไข: 13 กุมภาพันธ์ 2555 10:06 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Baby, Ico24 คนธรรมดา, และ 2 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.207.240.230
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ