เชิญชวนร่วมเขียนเรื่องราวความสุขของท่าน ผ่าน Share.psu.ac.th โดยใส่คำสำคัญ PSU.QWL
อ่าน: 1671
ความเห็น: 0

เทคนิคการร่างหนังสือราชการ

         จากการที่ได้เขียนเรื่อง “ศิลปะในการแก้ร่างหนังสือติดต่อราชการ” (ของผู้บังคับบัญชา” มาครั้งหนึ่งแล้วนั้น   ในต่อไปนี้ขอกล่าวถึง  “เทคนิคการร่างหนังสือ”  เพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชา/ผู้ปฏิบัติงาน ร่างโดยที่ไม่ต้องให้ผู้บังคับบัญชาสามารถแก้ไขได้  ดังนี้

เทคนิคการร่างหนังสือราชการ 

การร่างหนังสือ   

         คือ การเรียบเรียงข้อความ ขั้นตอน ตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับหรือผู้ที่ต้องการทราบหนังสือนั้นก่อนที่จะใช้จัดเป็นต้นฉบับ

เหตุที่ต้องร่างหนังสือ 

         เพื่อให้มีการตรวจแก้ให้เหมาะสมถูกต้องตามระเบียบแบบแผนเสียก่อน

หลักการร่างหนังสือ 

  1. ผู้ร่างจะต้องรู้และเข้าใจแจ่มแจ้ง
  2. แยกประเด็นที่เป็นเหตุผลและความมุ่งหมายที่จะทำหนังสือนั้น
  3. ตั้งหัวข้อเกี่ยวกับเรื่องที่จะร่างว่าอะไร  เมื่อไร  ที่ไหน  ใครทำไม  อย่างไร  เป็นข้อ ๆ
  4. การรางให้ขึ้นในความที่เป็นเหตุก่อน
  5. ตามด้วยข้อความที่เป็นความประสงค์และข้อตกลง  ถ้ามีเป็นข้อให้แยกเป็นข้อ ๆ
  6. ความใดอ้างถึงกฎหมาย  กฎข้อบังคับ  คำสั่ง หรือเรื่องตัวอย่าง ต้องระบุให้ชัดเจน
  7. ร่างใช้ถ้อยคำสั้น ๆ  เข้าใจง่าย
  8. ใช้คำธรรมดาที่ไม่มีความหมายหลายทาง
  9. สำนวนที่ไม่เหมาะสมไม่ควรใช้
  10. ระวังอักษรวิธี  ตัวสะกด  การันต์
  11. ต้องระลึกถึงผู้รับว่าเข้าใจหนังสือได้ถูกต้องหรือไม่

การร่างหนังสือโต้ตอบ 

  1. จะต้องร่างโดยมีหัวข้อตามแบบที่กำหนดไว้
  2. ผู้ร่างจะต้องพิจารณาด้วยว่าหนังสือที่ร่างนั้นถึงใครบ้าง
  3. ควรจะสำเนาให้ใครบ้าง
  4. การอ้างเท้าความ ถ้าเคยทราบมาก่อนแล้ว ความตอนใดที่เป็นเหตุให้ย่อลงได้
  5. ถ้าเป็นการตอนหนังสือที่รับมา  ข้อความที่เป็นเหตุ เพียงแต่อ้างชื่อเรื่อง
  6. การร่างหนังสือให้ใช้ถ้อยคำสุภาพและสมกับฐานะของผู้รับ
  7. ถ้าเป็นการปฏิเสธคำขอ  ควรแจ้งเหตุผลในการปฏิเสธด้วย

ลักษณะการร่างหนังสือที่ดี

  1. ต้องแม่นคำขึ้นต้น  -  คำลงท้าย
  2. ใช้สำนวนในเนื้อหาให้เหมาะสม
  3. อย่าละข้อความไว้ในฐานที่เข้าใจ
  4. ร่างหนังสือตามลำดับเหตุการณ์  เก็บเนื้อหาให้ครบ
  5. เอกสารประกอบโต้ตอบต้องพร้อม
  6. ต้องเข้าใจประเภทของหนังสือถูกต้องทั้งภายนอกและภายใน

            ท่านที่สนใจเรื่อง  “ศิลปะในการแก้ร่างหนังสือติดต่อราชการ”  ซึ่งเคยลง share ไปแล้วและท่านยังไม่ได้อ่าน หรืออาจจะอ่านทบทวนอีกครั้ง  สามารถอ่านใหม่ได้ใน  http://share.psu.ac.th/blog/praneej-psu/18093  

 

ที่มา :  จากการอบรม “การจัดการงานธุรการอย่างมีประสิทธิภาพ รุ่นที่ 5”          

          เมื่อปี  2540  ณ คณะเภสัชศาสตร์ ม.อ.

 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 07 กันยายน 2554 15:05 แก้ไข: 07 กันยายน 2554 15:13 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Baby และ Ico24 anni.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 174.129.103.100
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ