เชิญชวนร่วมเขียนเรื่องราวความสุขของท่าน ผ่าน Share.psu.ac.th โดยใส่คำสำคัญ PSU.QWL
อ่าน: 3136
ความเห็น: 3

ลักษณะของหนังสือราชการ (ตอน ๒)

โครงสร้างหนังสือภายนอก ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

 

              ตามที่ได้กล่าวถึงตัวอย่างหนังสือภายนอกไปแล้วในตอนที่ ๑ ต่อไปนี้จะขอกล่าวถึงรายละเอียดของหนังสือภายนอก และตัวอย่าง ดังต่อไปนี้                โครงสร้างหนังสือภายนอก  ประกอบด้วยส่วนสำคัญ ๔ ส่วน คือ ส่วนหัวหนังสือ ส่วนเหตุที่มีหนังสือไป  ส่วนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป และส่วนท้ายหนังสือ               

                     ส่วนหัวหนังสือ มีรายการดังนี้

                     (๑)   ที่
                             ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของเจ้าของเรื่อง (ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ  ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ)  ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง                               

ตัวอย่าง

    ที่ ศธ ๐๕๒๑/๑๒๕                               

              ตัวพยัญชนะ  ศธ  คือ กระทรวงศึกษาธิการ                               

              ตัวเลข  ๐๕๒๑    เป็นเลขประจำของเจ้าของเรื่อง                            

              ๐๕    คือ   สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา                                      

              ๒๑    คือ   มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์                           

             ตัวเลข ๑๒๕  คือ เลขทะเบียนหนังสือส่ง

      สำหรับคณะทรัพยากรธรรมชาติ จะใช้เลข ที่  ศธ ๐๕๒๑.๑.๐๒/          

            .๑       คือ   วิทยาเขตหาดใหญ่                                      

           .๐๒/   คือ   คณะทรัพยากรธรรมชาติ                                  

                  สำหรับหนังสือที่มีถึงผู้รับจำนวนมาก โดยมีข้อความอย่างเดียวกัน ซึ่งเรียกว่า หนังสือเวียน ให้เพิ่มรหัสตัวพยัญชนะ หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่งซึ่งกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข ๑ เรียงลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้    รายการนี้ ผู้ร่างหนังสือไม่ต้องเขียน ปล่อยไว้ให้เป็นหน้าที่ของพนักงานพิมพ์ดีด และเจ้าหน้าที่สารบรรณดำเนินการต่อไป  

                     (๒)   ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ                               

                               ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการที่เป็นเจ้าของหนังสือ และโดยปกติให้ลงที่ตั้งด้วย                               

ตัวอย่าง

                                                  คณะทรัพยากรธรรมชาติ

                                                  มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

                                                  ตู้ ปณ ๖ ปณฝ. คอหงส์

                                                  อ.หาดใหญ่  จ.สงขลา ๙๐๑๑๒

                        (๓)   วัน  เดือน  ปี                               

                       ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พ.ศ. ที่ออกหนังสือ                               

ตัวอย่าง                 ๑๗   กันยายน   ๒๕๕๒ 

                       (๔)   เรื่อง                               

                               ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความที่สั้นที่สุดของหนังสือนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม 

                      (๕)   คำขึ้นต้น                               

                                ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ แล้วลงชื่อตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีหนังสือถึงตัวบุคคลโดยไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่                                

                     (๖)  อ้างถึง                               

                             ถ้ามีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันมาที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อน ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันเดือนปี พ.ศ. ของหนังสือนั้น      

ตัวอย่าง

อ้างถึง   หนังสือมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ที่ ศธ ๐๕๒๑/๑๒๓๔ ลงวันที่ ๒๕ สิงหาคม ๒๕๕๒                  

  (๗)  สิ่งที่ส่งมาด้วย                       

          ถ้ามีสิ่งที่จะส่งไปกับหนังสือนั้นด้วย ก็ให้ลงชื่อสิ่งของ หรือเอกสารที่ส่งไปกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกัน ให้แจ้งว่าส่งไปโดยทางใด                  

         ตัวอย่าง 

สิ่งที่ส่งมาด้วย    คำชี้แจงประกอบคำขอ ๓๐ ชุด       

            ข้อความในส่วนเหตุที่มี่หนังสือไป       

           เหตุที่มีหนังสือไป คือ ข้อความที่ผู้มีหนังสือไปแจ้งเหตุที่ต้องมีหนังสือไปยังผู้รับหนังสือ ซึ่งผู้ร่างจะต้องเขียนเองทั้งหมด       

           เหตุที่มีหนังสือไป  อาจเป็นข้อความตอนเดียว หรือ ๒ ตอน หรือ ๓ ตอนก็ได้                  

         ตัวอย่างเหตุที่มีหนังสือไปตอนเดียว   

                ด้วยมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์จะจัดการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ธุรการของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์จำนวน ๓๐ คนตามหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ ในระหว่างวันที่ ๗-๑๑ กันยายน ๒๕๕๒ เต็มวันในเวลาราชการ ในการนี้มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ใคร่ขอใช้ห้องฝึกอบรมของสถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน สำนักงาน ก.พ. สำหรับการฝึกอบรมดังกล่าว

       หนังสือตามตัวอย่างนี้ มีเหตุที่มีหนังสือไปเพียงตอนเดียว ซึ่งแจ้งไปว่าจะจัดการฝึกอบรม และใคร่ขอใช้ห้อง จบเหตุที่มีหนังสือไปเพียงแค่นี้ ต่อไปก็จะย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่เป็นการแจ้งจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป เช่นเขียนจุดประสงค์ว่า

           จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดอนุเคราะห์ให้มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ใช้ห้องของสถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนสำหรับการฝึกอบรมดังกล่าวด้วย จะขอบคุณมาก

ตัวอย่างเหตุที่มีหนังสือไป ๒ ตอน

                ตามที่สำนักงาน ก.พ. ได้อนุเคราะห์ให้มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ใช้ห้องของสถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนเพื่อฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ธุรการของกรมสรรพากรตามหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ ในระหว่างวันที่ ๗-๑๑ กันยายน ๒๕๕๒ นั้น

            บัดนี้  การฝึกอบรมหลักสูตรดังกล่าวได้เสร็จสิ้นลงแล้ว ในการฝึกอบรมครั้งนี้ เจ้าหน้าที่ของสถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนได้อำนวยความสะดวก  และให้ความช่วยเหลืออย่างดียิ่ง  ทำให้การฝึกอบรมสำเร็จเป็นผลดีสมความมุ่งหมาย

หนังสือตามตัวอย่างนี้ แจ้งเหตุที่มีหนังสือไปมีข้อความ ๒ ตอน ตอนแรกเป็นข้อความเริ่มต้นกล่าวถึงเรื่องเดิมที่สำนักงาน ก.พ. ให้มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ใช้ห้องสำหรับฝึกอบรม  ตอนที่ ๒ เป็นข้อความสืบเนื่องต่อไป  ซึ่งมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์แจ้งให้สำนักงาน ก.พ.ทราบว่าการฝึกอบรมเสร็จสิ้นแล้ว และได้รับความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ของสถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนเป็นอย่างดี จบเหตุที่มีหนังสือไปเพียงแค่นี้  ต่อไปก็จะย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่ เป็นการแจ้งจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป เช่น เขียนจุดประสงค์ว่า

       จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอขอบคุณมา ณ ที่นี้

ตัวอย่างเหตุที่มีหนังสือไป ๓ ตอน

    ตามที่มีบัญชาให้กรมป่าไม้ดำเนินการให้ราษฎรในจังหวัดพังงาที่บ้านเรือนเสียหายเพราะวาตภัย ได้ใช้ไม้ที่โค่นล้มเพราะวาตภัยสำหรับปลูกสร้างบ้านเรือนของตนเอง นั้น

         กรมป่าไม้ได้ดำเนินการตามบัญชาแล้ว  แต่ยังมีต้นไม้ที่โค่นล้มกระจัดกระจายอยู่อีกจำนวนมาก  ซึ่งใช้ปลูกสร้างซ่อมแซมบ้านเรือนไม่ได้ และได้รับรายงานจากจังหวัดพังงาว่าต้นไม้ดังกล่าวอาจถูกกระแสน้ำพัดพาไหลไปปะทะบ้านเรือนราษฎรที่ปลูกใหม่อีกเมื่อถึงฤดูฝน จังหวัดจึงขอความช่วยเหลือมายังกรมป่าไม้ให้ชักลากไม้เหล่านั้นออกไปให้พ้นเขตอันตรายดังกล่าว

         กรมป่าไม้ได้พิจารณาแล้วเห็นควรขอความร่วมมือไปยังองค์การอุตสาหกรรมป่าไม้ เพื่อดำเนินการตามที่จังหวัดขอความช่วยเหลือมา

หนังสือตามตัวอย่างสมมุตินี้ มีเหตุที่มีหนังสือไป ๓ ตอน

       ตอนแรก เป็นข้อความเริ่มต้นอ้างถึงเรื่องเดิม

       ตอนที่ ๒ เป็นข้อความที่บอกเรื่องสืบเนื่องต่อมา  และ

        ตอนที่ ๓ เป็นข้อความอันเป็นผลสืบเนื่องต่อไป จบเหตุที่มี่หนังสือไปเพียงแค่นี้  ต่อจากนี้จะเป็นจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป  ซึ่งจะย่อหน้าขึ้นบรรทัดใหม่  เช่น เขียนจุดประสงค์ว่า

      จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา  หากชอบด้วยดำริ โปรดสั่งให้องค์การอุตสาหกรรมป่าไม้ พิจารณาให้ความช่วยเหลือแก่จังหวัดต่อไป

         ข้อความในจุดประสงค์ที่มี่หนังสือไป  (คำลงท้าย)

        จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป   ของหนังสือภายนอก คือ ข้อความแสดงความมุ่งหมายที่มีหนังสือไปว่าประสงค์จะให้ผู้รับหนังสือทำอะไร หรือทำอย่างไร โดยปกติมักจะเขียนขึ้นต้นด้วยคำว่า จึง  เช่น

        จึงเรียนมาเพื่อทราบ

        จึงขอเรียนหารือมาว่า………………                  

        จึงเรียนขอความกรุณามาเพื่อได้โปรดอนุเคราะห์…………………..                  

        จึงขอกำชับมาเพื่อจักได้ระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก    

           รายการต่าง ๆ ในส่วนท้ายหนังสือ

           ท้ายหนังสือ    ของหนังสือภายนอก  จะมีรายการต่าง ๆ ดังนี้

          (๑)  คำลงท้าย   ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

          (๒)  ลงชื่อ และตำแหน่ง  ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อกับลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ

          (๓)  ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง และโทร. ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าเจ้าของหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวง  ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการ เจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ พร้อมด้วยหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง และหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย

          (๔)  สำเนาส่ง  (ถ้ามี)  ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการหรือบุคคลอื่นทราบ และประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบ และแนบรายชื่อไปด้วย

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 26 ตุลาคม 2552 13:11 แก้ไข: 26 ตุลาคม 2552 14:59 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

  • มาติดตามอ่านตอน 2 แล้วค่ะ  แต่ยาว ๆ ๆ ๆ ๆมากนะค่ะคุณพี่

บันทึกมาให้อ่านกันบ่อยๆ นะค่ะ สำหรับการแทรกรูป เปลี่ยนรูปประวัติของตนเอง ทำได้คล่องแล้วนะค่ะ

  • ทยอยๆแวะมาส่งกำลังใจกันจ้า พี่ปราณี สู้ๆ
  • บิวตี้พลาดตอนที่ 1 ไปได้งัยเนี่ย อิอิ.. ^_^ ที่นี้ระเบียบหนังสือราชการสงสัยก็แวะมาที่บล๊อกพี่ปราณีเลย ขอบคุณค่ะ

Days Images Photo Sharing Funny Pics

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 54.91.35.130
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ