เลขานุการที่ประชุม...ความสำเร็จของการประชุม

เท่าที่ผ่านมา ทีมเจ้าหน้าที่ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุม ยังขาดการวิเคราะห์ประเด็นปัญหา เพื่อเสนอทางเลือก ข้อดี ข้อเสีย ข้อเสี่ยง ความคุ้มค่า ผลกระทบที่ได้และเสีย  ทำให้การประชุมไม่กระชับ กรรมการถกเถียงกันโดยไม่มีข้อมูล และอาจเกิดผลเสียมากกว่า ดังนั้น ต้องทำให้เป็นมืออาชีพยิ่งขึ้น ความจริง เราก็ทำประกันคุณภาพมานาน น่าจะมี proceedure สำหรับการประชุมของฝ่ายเลขา คิดไปทำท่าจะเพิ่มงานกันอีกแล้ว

ขอแสดงความคิดด้วยคน

       ความจริงการประชุมที่กระชับ/ไม่กระชับน่าจะเป็นความสามารถของประธานในที่ประชุมที่จะควบคุมการประชุมให้เป็นไปตามวาระ (เช่นเรื่องแจ้งเพื่อทราบกลับมีการอภิปรายเสียมากมายยาวยืด)หรือความสามารถในการขับเคลื่อน/ควบคุมการอภิปรายมิให้สมาชิกในการประชุมยึดเวทีมากจนเกินไปหรือถกนอกเรื่องจนเบียนบังวาระที่สำคัญอื่นๆซึ่งทำให้การพิจารณาขาดความละเอียดรอบคอบเพราะใกล้หมดเวลา (เรื่องแบบนี้ประธานต้องมีทักษะ)

    ส่วนการที่ที่ประชุมอภิปรายโดยขาดข้อมูลอาจเป็นเพราะการไม่ทำการบ้านคือไม่อ่านวาระการประชุมหรือเตรียมข้อมูลก่อนการประชุมของสมาชิกหรือประธานเองด้วย (เรื่องแบบนี้สมาชิกควรตระหนักถึงวาระและเวลาที่คนอื่นต้องพลอยเสียไปจากการถกที่เรื่อยเจื้อย-นี่คือผลเสียอย่าร้ายแรงของการประชุมที่ยาวยืดเกินความจำเป็น)

จากอาจารย์เก่าแก่ที่เคยเบื่อหน่ายกับการประชุมที่ขาดคุณภาพดังกล่าว

 

เห็นด้วยทุกกรณีเลยค่ะ  การประชุมจะสำเร็จไปด้วยดี  ในความคิดของดิฉัน (ยังไม่ได้ค้นทฤษฎีนะคะ)อยู่ที่หลายๆฝ่าย เช่น

        1.ฝ่ายเลขา  ต้องเตรียมข้อมูลทุกอย่างพร้อมตามที่คาดว่าประธานน่าจะต้องการ   อำนวยความสะดวกทุกอย่าง ทั้งก่อนและหลังการประชุม..ต้องไปศึกษากันหน่อยแล้ว..ว่าเลขาที่ดีต้องเป็นอย่างไรบ้าง   การที่ท่าน...สะท้อนออกมา  แสดงว่าท่านอยากเห็นฝ่ายเลขาปรับปรุงพอสมควร  

       2.ประธาน  นี่ซิสำคัญ...ควรทราบว่าการเป็นประธานในที่ประชุมที่ดีต้องมีทักษะอะไรบ้าง...ซึ่งทราบว่าทั้งผู้เข้าร่วมประชุมและฝ่ายเลขาเองก็อึดอัดพอสมควรนะคะ...และฝ่ายเลขามักจะเป็นฝ่ายที่พูดไม่ค่อยออกโดยเฉพาะเมื่อเป็นแค่ข้าราชการสายสนับสนุน....ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมไม่พอใจ...ท่านอาจจะเดินออกนอกห้องประชุมได้บ้าง  แต่ถ้าฝ่ายเลขาอึดอัดนี่ซิคะ  ทำอะไรไม่ได้เลย    แล้วเลขาอึดอัดเรื่องอะไรจ๊ะ

             -อาจจะเป็นเรื่องที่ประธานไม่ค่อยทำการบ้านล่วงหน้า...ตามที่เลขาได้เตรียมไว้ให้..หรือที่นอกเหนือจากนั้นประธานต้องการอะไรเพิ่มเติมอีก 

              -ไม่สามารถควบคุมการประชุมให้เป็นไปตามกรอบของเรื่องและเวลาที่เหมาะสม ทำให้ไม่สามารถประชุมได้ทุกประเด็นตามที่กำหนดในวาระการประชุมและเวลาล่วงเลยมากเกินไป  ถ้าคิดว่าวาระมากเกินไป ไม่สามารถประชุมได้หมดในช่วงเวลาดังกล่าว  ก็น่าจะพิจารณาตัดไปก่อนแล้ว...

             -ไม่สามารถสรุปประเด็นจากการถกเถียง/อภิปรายในที่ประชุมได้  ทำให้ฝ่ายเลขา (ซึ่งก็ไม่เก่งอยู่แล้ว)สรุปลำบากม้าก..มาก

        ดังนั้นคิดว่าก่อนการประชุม  ฝ่ายเลขาและท่านประธานคุยกันสักนิดนะคะ เพื่อที่จะได้เตรียมตัวทั้งประธานและเลขา  เลขาจะได้ไม่ทำให้ประธานหน้าแตกในที่ประชุม..  และประธานจะได้ไม้ตำหนิเลขาในที่ประชุม...ข้อมูลจะได้พร้อมขึ้น

        3.ผู้เข้าร่วมประชุม  น่าจะปฏิบัติดังนี้

            -ก็ต้องอ่านแฟ้มมาพอสมควรและก็ควรรู้ว่าวาระใดเพื่อทราบ  วาระใดเพื่อพิจารณาจะได้ปฏิบัติได้อย่างเหมาะสม

           -ไม่ควรหลับในห้องประชุมนานเกินไปจนตื่นขึ้นมาแล้วโวยวายในเรื่องที่ที่ประชุมได้คุยกันจนมีข้อสรุปไปแล้ว

  สุดท้าย ...บางวาระ  บางเรื่องอาจจะไดข้อยุติก่อนการประชุมเพียง 1 วันหรือเวลาน้อยก่อนการประชุม  ทำให้ต้องแจกเอกสารในที่ประชุม...อันนี้ทำให้ฝ่ายเลขาดูเหมือนจะบกพร่อง...เตรียมเอกสารไม่ทัน..ประธาน อ่านไม่ทัน   ...ผู้เข้าร่วมประชุมก็เพิ่งอ่านแฟ้ม...อันนี้ก็คิดเสียว่า  ทุกอย่างในโลกยืดหยุ่นบ้างก็ดีค่ะ...เข้าใจเขา..เข้าใจเรา...ให้อภัย...ทุกอย่างจะได้จบลงด้วยดี

.........คิดอยู่นานก่อนจะเขียน..กลั้ว..กลัว..ไม่แน่ใจค่ะว่าได้ละเมิดกฏิกาการเขียน บล็อกไปแล้วยัง...ถ้าผิด..ก็ลบทิ้งไปเลยนะคะ

เห็นด้วยกับทุกท่านที่กล่าวมาเลยค่ะ งานการประชุมมีเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ต้องใส่ใจในทุกรายละเอียด ต้องอาศัยประสบการณ์ และความคิดมากเลย อยากให้มีการจัดฝึกอบรม หลักสูตรพัฒนางานเลขานุการการประชุม โดยการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์จากรุ่นพี่ ที่ทำงานด้านนี้มานาน ๆ ก็ดีนะคะ จะได้เรียนลัจากประสบการณ์ตรง เพราะถ้าอบรมเชิงทฤษฎีพอหาอ่านเองได้บ้าง แต่ประสบการณ์ต้องอาศัยการถ่ายทอดร่วมกัน

เห็นด้วยกับความเห็นที่ 4  แต่เราว่าน่าจะเปิดอบรมประธานในที่ประชุมด้วยนะ  จะได้เนี๊ยบทั้งประธานในที่ประชุม และทีมเลขาไง  จะได้มีเวลากลับไปอยู่กับครอบครัวบ้าง    เพราะบางคนประชุมตั้งแต่เช้าจนดึก น่าสงสารจังนิ

ขอปรึกษาผู้รู้ค่ะ

หากต้องอยู่ในสถานการณ์ของการประชุมที่สร้างขึ้นมาเพื่อหาความ " ชอบธรรม" ในสิ่งที่ตนเอง(ประธานหรือพรรคพวก)ได้ตัดสินใจหรือทำไปแล้ว ควรทำอย่างไรดีค่ะ

หน้าที่ของเลขานุการในการประชุมนั้นสำคัญยิ่ง เนื่องจากจะต้องทำหน้าที่ทั้งก่อนการประชุม ขณะประชุม และหลังการประชุม ไม่ว่าจะเป็นการนัดประชุม การเตรียมเครื่องดื่ม อาหารว่าง การจดบันทึกขณะประชุม การขยายความเมื่อสมาชิกมีข้อสงสัย จนกระทั่งการสรุปการประชุม

ที่มา: บทบาทหน้าที่ของเลขานุการ

ไม่เคยเป็นเลขาการประชุมสักที ไม่รู้จะทำได้หรือเปล่า