ประโยชน์มากมายจาก Google Drive 1

Google Drive คืออะไร

Google Drive หรือที่เรียกสั้นๆว่า Google Drive เป็นบริการออนไลน์ที่ให้เราสามารถจัดการเอกสารได้แบบไม่มีค่าใช้จ่าย เพียงแค่เรามีอีเมล์ของ Gmail และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตระหว่างการใช้งาน เพียงเท่านี้เราก็สามารถสร้าง แก้ไข เผยแพร่เอกสารได้โดยไม่จำเป็นต้องมีการติดตั้งโปรแกรมงานเอกสาร เช่น MS Office หรือ OpenOffice ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์เลย และที่สำคัญเราสามารถแชร์เอกสารให้กับเพื่อนเพื่อให้ช่วยแก้ไขข้อมูลไปพร้อมๆกันได้ ไม่ต้องเสียเวลาในการส่งอีเมล์กลับไปกลับมาหรือประสบปัญหาอีเมล์เต็มผู้รับไม่ได้

                GoogleDrive เป็นบริการออนไลน์ที่ไม่คิดค่าใช้จ่าย เป็นส่วนหนึ่งในชุดบริการออนไลน์ Google Apps ซึ่งประกอบไปด้วย Gmail, Google Sites, Google Calendar,Google Docs และGoogle Form

Google Drive ใช้ทำอะไรได้บ้าง

1.สร้างเอกสาร สเปรดชีท และงานนำเสนอแบบออนไลน์

สร้างเอกสารพื้นฐานใหม่ พื้นฐานทุกประเภทได้ ใช้งานแถบเครื่องมือได้อย่างคุ้นเคย ไม่ว่าจะเป็นการทำรายการสัญลักษณ์ หัวข้อย่อย เพิ่มตาราง รูปภาพ ข้อคิดเห็น สูตร เลือกแบบตัวอักษร เปลี่ยนสีพื้น หรือหากเรามีไฟล์เอกสารอยู่แล้วในเครื่องคอมพิวเตอร์ อาทิ doc, xls, odt, ods, rft, csv หรือ ppt ก็สามารถอับโหลดขึ้นสู่ระบบและใช้งานได้เลย

2.ใช้งานและทำงานร่วมกันในแบบเรียลไทม์

เราสามารถเลือกคนที่เราต้องการให้เข้าถึงเอกสารของเราได้ เพียงแค่ป้อนที่อยู่อีเมล์ของคนที่เราต้องการให้เข้ามาใช้เอกสารร่วมกัน ซึ่งสามารถเข้าถึงเอกสาร ดู และแก้ไขได้ในเวลาเดียวกันหลายคน มีข้อมูลแสดงว่าใครเป็นผู้แก้ไข แก้ไขอะไรเมื่อใด เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีม และตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารร่วมกัน

3.จัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย

ผู้มีส่วนร่วมทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารจากที่ไหนก็ได้ ไม่ได้จำเป็นต้องดาวน์โหลดเอกสารมาเก็บไว้ในเครื่องก่อนการดูหรือทำงาน สามารถเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ และเมื่อทำการบันทึก เอกสารจะถูกบันทึกลงบนเซิฟเวอร์ของ Google หมดปัญหาเรื่องพื้นที่ว่างในฮาร์ดดิสก์ไม่เพียงพอ นอกจากนั้นยังไม่ต้องเป็นห่วงเรื่องความเสียหายของข้อมูลเนื่องจากฮาร์ดไดรว์เสียหรือไฟฟ้าขัดข้องระหว่างการทำงาน มีความยืดหยุ่นในการจัดระเบียบไฟล์และโฟล์เดอร์ รวมถึงสามารถบันทึกกลับลงมายังคอมพิวเตอร์เมื่อไหร่ก็ได้ตามต้องการ

4.ควบคุมว่าใครสามารถดูเอกสารของเราได้บ้าง

เราสามารถกำหนดการเผยแพร่เอกสารของเราได้ว่าจะอนุญาตให้ทุกคนสามารถเข้าถึงหรือจะจำกัดอยู่แต่เพียงบางกลุ่มหรือบางคนเท่านั้น

ขอบคุณที่มาของความรู้จาก

งานเทคโนโลยีสารสนเทศ คณะพยาบาลศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล

ตอนนี้ผมกำลังศึกษาการทำงานของ Google Drive เพื่อความเข้าใจในส่วนต่างๆให้มากขึ้น และมองเห็นถึงประโยชน์อย่างมากมายที่สามารถนำมาใช้ในการทำงานในปัจจุบันได้อย่างมากมายครับ ตอนนี้ผมกำลังศึกษาในส่วนของGoogle Form และคาดว่าจะสามารถนำในส่วนนี้มาใช้งานได้จริงๆ ในอนาคตอันใกล้นี้ ลองติดตามกันดูนะครับว่าผมจะใช้ประโยชน์อะไรกับเจ้า google ตัวนี้กันนะครับ