ประเมิน SAR คณะอุตสาหกรรมเกษตร : 1 เตรียมตัวเป็นเลขาฯ คณะกรรมการประเมิน

ดิฉันได้รับความไว้วางใจจากมหาวิทยาลัยให้ทำหน้าที่เลขาฯ คณะกรรมการประเมิน (อีกสมัยหนึ่ง) ทั้ง ๆ ที่ภาระกิจงานประจำรัดตัว แต่ก็ยินดีทำหน้าที่นี้ด้วยความเต็มใจอย่างยิ่ง  

จากการที่ดิฉันเคยมีประสบการณ์ในการเป็นเลขาฯ คณะกรรมการประเมินมาแล้วหลายสมัย ทำให้สรุปได้ว่า คนที่จะมาทำหน้าที่เลขาฯ คณะกรรมการประเมิน นี้ได้ นอกจากจะต้องมีคุณสมบัติเบื้องต้นตามที่ระบุไว้ในคู่มือการประเมินคุณภาพการศึกษาแล้ว ยังมีคุณสมบัติพิเศษอื่น ๆ ที่ไม่ควรมองข้าม นั่นคือ

1. จะต้องเป็นผู้ที่เข้าใจในเนื้องานประกันคุณภาพพอสมควร

  นั่นหมายความว่า จะต้องเป็น หรือ เคยเป็น ผู้ที่รับผิดชอบ หรือ มีส่วนร่วมในกิจกรรมประกันคุณภาพของหน่วยงาน  เพราะจะทำให้เราเข้าใจบริบทหรือขอบข่ายงานที่เราจะต้องทำได้ดีพอสมควร

แต่ผู้ที่ไม่เคยมีประสบการณ์  ก็ไม่ต้องกังวลนะคะ  ให้เรารีบเข้าไปศึกษาข้อมูลจาก website ของหน่วยงานที่เราประเมินฯ โดยเฉพาะในส่วนของข้อมูลประกันคุณภาพของเขา  และศึกษาจากคู่มือ เอกสาร ที่ทางสำนักประกันฯ แจกให้ ก็จะทำให้เราเข้าใจได้ดีทีเดียว

2. จะต้องเป็นผู้ที่มีอัธยาศัยไมตรี ยิ้มแย้มแจ่มใส  มีความอดทน  อดกลั้น

 เพราะในการทำหน้าที่เลขาฯ นั้น  จะต้องทำหน้าที่ประสานงานกับหลาย ๆ ฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นกรรมการประเมิน  คณะ/หน่วยงานที่เราจะไปประเมิน  และจากสำนักประกันคุณภาพ  บางครั้งในการติดต่อประสานงานในบางเรื่อง อาจจะไม่เป็นไปตามที่เราคาดหวังไว้  อย่าอารมณ์เสีย หรือหงุดหงิดเด็ดขาด  คิดอยู่เสมอว่า คงไม่มีใครหรอกที่อยากให้งานตัวเองมีปัญหา  ค่อย ๆ หาทางแก้ไขปัญหาด้วยสติ ทุกอย่างก็จะเดินหน้าไปได้ด้วยดี

3.  แก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ 

คุณสมบัติข้อนี้สำคัญมาก  เพราะในบางครั้งเวลาเราไปประเมินหน่วยงาน อาจจะเจอปัญหา หรือสถานการณ์เฉพาะหน้าที่ไม่คาดคิด ไม่ว่าจะเป็นฝนตก ไฟดับ  คอมพิวเตอร์ไม่ทำงานทำให้เปิดข้อมูลไม่ได้   เวลาประเมินฯ ไม่เป็นไปตามตารางที่กำหนดไว้  ผู้ให้ข้อมูลไม่มาตามนัด  เป็นต้น

 ในสถานการณ์เหล่านี้  เลขาฯ ที่ดี ไม่ควรจะต้องรอให้ปัญหาเกิดก่อน แล้วถึงจะแก้  แต่ควรจะคิดสถานการณ์ไว้ล่วงหน้า  แล้วเตรียมหาแนวทางแก้ไขปัญหาไว้เลย  เช่น  ในกรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับการประเมิน  เราควรจะมีเบอร์โทรศัพท์ผู้ประสานงานของคณะฯ/เจ้าหน้าที่หน่วยโสตฯของคณะ/เลขาคณบดีนั้น ๆ หรือแม้แต่เบอร์ของ QMR คณะนั้น ๆ เป็นต้น

4.  สรุปประเด็นได้ จับใจความเก่ง  พิมพ์ดีดคล่อง 

เลขาฯที่ดีนั้น  ถ้าสรุปประเด็นได้  จับใจความเก่ง  แต่พิมพ์ดีดไม่คล่อง  ก็จะทำให้เหมือนต้องกลับมาทำงานซ้ำอีกหน แต่ถ้าระหว่างที่คณะกรรมการพูดคุยกัน  แล้วฝ่ายเลขาฯ ได้พิมพ์ข้อความไปพร้อม ๆ กัน พร้อมทั้งมีการสรุปประเด็น จับใจความได้  งานก็จะเสร็จตอนนั้นเลย

5.  เตรียมทำการบ้านล่วงหน้า

ซึ่งในหัวข้อนี้ จะมีรายละเอียดที่ค่อนข้างเยอะ และคิดว่าคงจะเป็นประโยชน์กับน้องใหม่ที่ทำหน้าที่เป็นฝ่ายเลขาฯ เป็นครั้งแรก   ไว้จะเขียนเล่าให้ฟังในบันทึกต่อไปนะคะ

6.  รู้จักบริหารเวลา

ในหัวข้อนี้ ไม่ใช่การบริหารเวลาเฉพาะในงานเลขาฯคณะกรรมการประเมิน ที่ได้รับมอบหมายเท่านั้นนะคะ  เพราะคนที่เป็นฝ่ายเลขาฯ  เขาต้องเสียสละเวลามารับผิดชอบงานตรงนี้  ในขณะที่งานในหน้าที่ ก็จะต้องทำตามปกติ  ให้ทิ้งเบอร์โทรศัพท์มือถือ/เบอร์โทรศัพท์  ไว้ที่ทำงานด้วย เผื่อกรณีที่มีเรื่องเร่งด่วน ทางหน่วยงานจะได้ติดต่อเราได้  และถ้าได้มีโอกาสไปประเมินยังหน่วยงานที่สามารถรับสัญญาณ wireless ได้  ก็ขอให้หมั่นตรวจสอบ e-mail address  หรือ  เอกสารใน e-document  หากมีเรื่องเร่งด่วน ก็สามารถดำเนินการได้ทันที

เห็นไหมค่ะว่า  งานราษฎร์ ก็ยังทำได้  งานหลวงก็ไม่เสีย

ท่านใดที่เคยมีประสบการณ์ในการเป็นเลขานุการคณะกรรมการประเมิน SAR  แล้วอยากจะร่วมแลกเปลี่ยนประสบการณ์ เพิ่มเติมประเด็น  เรียนเชิญนะคะ 

อย่างน้อยจะได้เป็นข้อมูลให้น้องใหม่ได้ไว้ใช้เตรียมตัวก่อนที่จะไปประเมินหน่วยงาน