โครงการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประเพณี มข.-มอ. ตอนที่ 9 : กิจกรรม shadowing ของวันที่ 14 มิถุนายน 2553

กิจกรรม  Shadowing  ของวันจันทร์ที่ 14  มิถุนายน  2553

สำหรับกิจกรรม shadowing  ในวันนี้ มีกิจกรรมหลัก ๆ 2 กิจกรรม ดังนี้

ในช่วงเช้า  observed กระบวนการจัดฝึกอบรมของสถาบันทรัพยากรมนุษย์

เช้านี้ นับเป็นโอกาสดีของเราอีกอันหนึ่ง ที่ได้มีโอกาสเข้าร่วมสังเกตกระบวนการจัดฝึกอบรมของสถาบันทรัพยากรมนุษย์  โดยในวันนี้ เป็นกิจกรรมแรกของโครงการก้าวสู่มืออาชีพสำหรับสายผู้สอน  ซึ่งจะประกอบด้วยการให้ความรู้ 3 ระยะ  6 Module  ซึ่งเป็นโครงการต่อเนื่อง 2 เดือน  ผู้เข้าอบรมประกอบด้วยอาจารย์ซึ่งมีอายุการทำงานไม่น้อยกว่า 3  ปี

กระบวนการที่สังเกตได้  ก็ไม่ต่างจาก ของ ม.อ.เรา  ดูเสมือนว่า format ของกระบวนการทำงานแทบจะเหมือนกัน  แต่สิ่งที่ต่างคือ รายละเอียดของการเอาใจใส่  โดยของ ม.ข.จะทำป้ายสามเหลี่ยมของผู้เข้าอบรมทุกคน ตั้งไว้บนโต๊ะของผู้เข้าอบรมแต่ละท่าน  เพื่อให้วิทยากรได้มองเห็นง่าย  และหากมีการอบรมมากกว่า 1 วัน  ก็จะสลับที่นั่งในแต่ละวัน เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้รู้จักกันอย่างครบถ้วน

วันนี้ดิฉันไม่เพียงได้เห็นกระบวนการดำเนินการของเจ้าหน้าที่  แต่ยังได้ทำหน้าที่รับลงทะเบียนให้แบบเนียน ๆ ไปเลย  เพราะเมื่อถึงจังหวะหนึ่ง  เจ้าหน้าที่ไม่อยู่  ดิฉันก็เลยถือโอกาสยึดที่มั่นซะเลยค่ะ  อิอิ

แอบทำงานแบบเนียน ๆ

ส่วนกิจกรรมตอนบ่าย เป็นการพูดคุยแลกเปลี่ยนระบบ MIS  ที่เกี่ยวข้องกับงานบริหารงานบุคคลกัน ระหว่าง มข.  และ ม.อ.เรา

โดยในเบื้องต้น  ทีม ม.อ.เราเป็นคนโชว์ระบบต่าง ๆ  โดยคุณสุนันทา  ได้นำเสนอ ระบบสืบค้นประวัติบุคคล,  สถิติบุคลากร  ระบบการลา และระบบ E-document 

โดยเฉพาะระบบการลา  เพื่อให้เห็นภาพสมจริง  คุณสุนันทา ก็เลยต้องทดลองส่งใบลาจริง ๆ เพื่อให้ทางทีม มข.ได้เห็น process  ปรากฎว่า เท่าที่ทราบในภายหลัง  ทาง ผอ.เที่ยง  เข้าใจว่าคุณสุนันทา ส่งใบลาจริง ๆ ก็เลยอนุมัติให้ซะจริง ๆ เลย ก็ได้ฮากันไป  ยังไงขอแจ้งไว้ก่อนว่าคุณสุนันทาจะกลับไปยกเลิกใบลานะคะ

ส่วนดิฉัน  ได้นำเสนอในส่วนของดิฉัน ก็ได้นำเสนอในหัวข้อ  "การป้อนข้อมูลจัดประชุม อบรม สัมมนาฯ"  และโปรแกรมการกรอกแบบฟอร์มลาศึกษา 

ส่วนอีกระบบที่ไม่สามารถนำเสนอให้เห็นภาพได้  ทำได้เพียงแต่เล่าให้เห็นกระบวนการ  นั่นคือ ระบบ E-meeting

ทาง มข.ให้ความสนใจในหลาย ๆ เรื่อง ไม่ว่าจะเป็น ระบบ e-document, ระบบการป้อนข้อมูลจัดประชุม อบรม สัมมนาฯ, โปรแกรมการกรอกแบบฟอร์มลาศึกษา  และระบบ e-meeting  ซึ่งคิดว่าคงมีการขอไปดูงานเพื่อศึกษาในเรื่องดังกล่าวในโอกาสต่อไป

นอกจากนี้ ทาง ผอ.อัศนีย์  ยังได้กล่าวชื่นชม website กองการเจ้าหน้าที่ ม.อ. ว่ามีการ update ข้อมูลข่าวสารที่ทันสมัย  และเรื่องต่าง ๆ ที่แสดงไว้ใน website  สืบค้นได้ง่าย น่าชื่นใจแทน webmaster ของเราจริง ๆ ค่ะ

หลังจากนั้นทาง มข.ก็ได้นำเสนอในหลาย ๆ ระบบที่น่าสนใจคือ

1. ระบบการสมัครงานเข้าปฎิบัติงานในมหาวิทยาลัยขอนแก่นแบบ online

ข้อดีของระบบ

-  ประหยัดเวลาของการเดินทางของผู้มาสมัครงาน เนื่องจากสามารถกรอกข้อมูลผ่านระบบได้ตลอด 24  ชั่วโมง

-  ประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่  ในการทำงาน  เพราะไม่ต้องมาเสียเวลารับสมัคร,  เสียเวลาจัดเก็บหลักฐานการสมัคร  เนื่องจากทางผู้สมัครยังไม่ต้องแสดงหลักฐานจนกว่าจะสอบผ่านข้อเขียนถึงจะนำหลักฐานมาแสดงในวันสัมภาษณ์

-  ปลอดภัย เนื่องจากทางเจ้าหน้าที่ไม่ต้องจัดเก็บเงินสด  เพราะผู้สมัครจะจ่ายเงินค่าสมัครผ่านทางธนาคารเท่านั้น

2.  ระบบการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ และ ระบบจัดเก็บเอกสารประวัติบุคลากรด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์

ข้อดีของระบบ

-  เป็นระบบที่จัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานบริหารงานบุคคลทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นประกาศ, ระเบียบ,  คำสั่ง,  แนวปฏิบัติ,  แบบฟอร์มต่าง ๆ

- ในกรณีที่เป็นเรื่องทั่วๆ  ไป  บุคคลภายนอกสามารถเข้ามาค้นหาข้อมูลได้ด้วย

สำหรับรายละเอียดของระบบต่าง ๆ จะขอนำเสนอให้เห็นภาพเพียงคร่าว ๆ แค่นี้นะคะ 

อ้อ  วันนี้ดิฉันนั่งฟังซะเพลิน จนเกือบลืมบันทึกภาพ  จนพี่เขาต้องบอกว่า "อ้าว ๆ อย่าลืมถ่ายภาพสิ เดี๋ยวไม่มีขึ้น blog นะ" อิอิ

บรรยากาศการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

สิ่งที่ได้ในวันนี้

ถึงแม้จะเป็นการมา shadowing  แต่สิ่งหนึ่งที่เรายังให้ความสำคัญต่อกันอยู่เสมอ ๆ คือ  การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องต่าง ๆ ร่วมกัน  ซึ่งถือว่าเป็นอีกวันแห่ง KM จริง ๆ ค่ะ