เชิญชวนร่วมเขียนเรื่องราวความสุขของท่าน ผ่าน Share.psu.ac.th โดยใส่คำสำคัญ PSU.QWL

รัตติยา เขียวแป้น
Ico64
รัตติยา เขียวแป้น
บุคลากรชำนาญการ
งานพัฒนาและฝึกอบรม กองการเจ้าหน้าที่ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์
เครือข่าย
สมาชิก · ติดตาม: 0 · ผู้ติดตาม: 10

อ่าน: 2693
ความเห็น: 1

สิ่งที่เก็บเกี่ยวได้จาก LEAN : ครั้งที่ 2

Lean Office

 เป็นครั้งที่ 2  ที่ได้ฟังเรื่อง LEAN  ในการบรรยาย LEAN Office  ให้กับบุคลากรของสำนักงานอธิการบดี  เมื่อวันที่ 22  มกราคม  2553  โดยวิทยากรท่านเดิม  รศ.นพ.กิตติ ลิ่มอภิชาต  ได้กรุณาให้เกียรติมาบรรยายให้ความรู้

ในการฟังครั้งนี้ ใช้ความตั้งใจมากกว่าคราวก่อน  เนื่องจากเริ่มเห็นแล้วว่า LEAN  ไม่ใช่เรื่องไกลตัวเลย  เป็นเรื่องใกล้ตัวระดับปัจเจกบุคคลซะด้วยซ้ำ  เพราะหากแต่ละคน LEAN กระบวนการในส่วนที่เกี่ยวข้องของตัวเอง  ย่อมทำให้งานในภาพรวมดีขึ้นแน่นอน

เมื่อตั้งใจฟังจึงเก็บเกี่ยวประเด็นได้หลายหัวข้อทีเดียว อาทิเช่น

- ลดงาน  ลดคน  ลดค่าใช้จ่าย  หลักคิดของ LEAN


- การ LEAN  ไม่มีวันเสร็จ  เพราะจะต้องมีการ LEAN  ไปเรื่อย ๆ  จนกว่าจะไม่มีอะไร LEAN  แล้ว

-  LEAN  เป็นการเพิ่มคุณค่าให้กับผู้รับบริการ  โดยกำหนดคุณค่า Vaule จากมุมมองของผู้รับบริการ


-  LEAN  สอนว่า  คุณต้องมองผู้มาติดต่อเราให้เป็นลูกค้าให้ได้ 
ลูกค้า เรา คือ  คนที่รับงานถัดไปจากเรานั่นเอง 
มุ่งมั่นทำให้ดีที่สุด

-  LEAN  สอนว่า คุณต้องพยายามลดความผันแปรให้ได้ 
ต้องพยายามปรับ  โดยใช้วิธีการ หรือกระบวนการ เพื่อให้งานที่เราต้องทำมีค่าเฉลี่ยของงานใกล้เคียงกัน

-  คุณค่า  คือ อะไรก็ตามที่คุณทำแล้วตรง SPEC  ลูกค้า

-  สิ่งที่เรียกว่าเป็น Waste  เช่น  การผลิตสิ่งของเกินความต้องการ/  การทำงานที่เกินความต้องการ  /การทำงานซ้ำซ้อน / การทำงานที่ไม่ต้องกับความต้องการ/  รายงานที่ไม่มีการอ่าน/ การจัดเก็บข้อมูลที่ไม่ได้มีการวิเคราะห์/การรอทุกชนิด

LEAD  TIME   จะหมายถึงตั้งแต่ order จนถึง การเก็บเงินจากลูกค้า

กระบวนการ LEAN  เริ่มจากเราต้องช่วยกันเขียนขั้นตอนการทำงานทั้งหมด  แล้วช่วยกันดูว่า ขั้นตอนไหน เป็นสีเขียว ( สีเขียว  คือ คุณค่า  หมายถึง  อะไรก็ตามที่ลูกค้าต้องการ)  ขั้นตอนไหนเป็นสีเหลือง (สีเหลือง  คือ   สิ่งที่ไม่มีคุณค่า  แต่จำเป็นต้องทำ  เช่น  การรอตรวจรับของ) และขั้นตอนไหนเป็นสีแดง  (สีแดง คือ  Waste  อะไรก็ตามที่คุณใช้เวลา  คน  ทรัพยากร  เครื่องมือมากขึ้น แต่ไม่ส่งผลต่อความต้องการของลูกค้า  การรอทุกชนิด  ถือว่าเป็น Waste)

 ซึ่งการวิเคราะห์ว่าขั้นตอนไหนเป็นสีเขียว สีเหลือง หรือสีแดงนั้น มีได้หลายวิธี  อาจใช้วิธีการถามคำถาม 5  ชั้น  เช่น  ทำไมถึงช้า  ช้าเพราะว่าเจ้านายไม่เซ็น  แล้วทำไมเจ้านายถึงไม่เซ็นต์   เจ้านายไม่เซ็นต์เพราะเจ้านายไปราชการบ่อย.....ฯลฯ


แล้วลองดูว่า จะสามารถตัดขั้นตอนไหนได้บ้าง  ใช้วิธีการ PDCA  แล้วดูว่า ขั้นตอนที่เหลือนั้น  จะยังสามารถดำเนินกิจกรรมนั้น ๆ ได้หรือไม่

การกำหนดว่าขั้นตอนใดเป็น VALUE  จะทำได้ยาก  เพราะเรามักจะมองว่า สิ่งที่เราทำนั้น  เป็นสิ่งที่มีคุณค่าหมด  ทั้ง ๆ ที่มันไม่มีคุณค่าต่อผู้รับบริการเลย

แต่ละคน ก็ต้องการที่จะทำงานของตนเองให้ดีที่สุด  โดยไม่เคยมองผู้เกี่ยวข้องเลย

- 5  ส  ถือเป็นหัวใจสำคัญของ LEAN 

- KAIZEN  คือ  Continuous Improvement   ซึ่งต้องทำให้ดีทุกวัน

-  การไม่มีมาตรฐาน  แปลว่า ปรับปรุงไม่ได้

-   การทำมาตรฐานขึ้น จะเป็นแกนหลักทำให้เราทราบว่า คนนี้ ทำงานต่ำกว่า หรือ ได้มาตรฐาน

-  การมี standard  เป็นการตั้งขึ้น เพื่อให้คนท้าทายว่า  สามารถทำได้ดีกว่า standard ได้อย่างไร

-  Poka  yoke  (โพกา โยเก)  หมายถึง  คุณทำกระบวนการขึ้นมา เพื่อที่จะป้องกันข้อผิดพลาดไม่ให้เกิดขึ้น ได้ 100%  หมายถึง  รับประกันความผิดพลาดไม่ให้เกิดขึ้นได้เลย

การจัดแฟ้ม ถือเป็น poka yoke ชนิดหนึ่ง  หรือ  การเสียบอุปกรณ์คอมฯ  ลงในช่องต่าง ๆ,  การลงข้อมูลผ่านระบบ computer online

-  หากจะทำ LEAN ให้สำเร็จ  ต้องคิดแบบ LEAN ให้ได้ว่าประโยชน์ของมูลค่าทุกชนิด  อยู่ที่ลูกค้า

 

เราจะเลือกอะไรมาทำ LEAN  ดี

-  งานหลัก  งานที่รอนาน  งานที่มีคิว 

-  งานที่ทำแล้วผิดพลาดบ่อย ๆ  งานที่ใช้เวลานาน ใช้คนเยอะ  ใช้ค่าใช้จ่ายมาก  งานที่ต้องกลับเอาไปทำที่บ้าน

ขั้นตอนการทำ LEAN  เริ่มจาก

 

ขั้นตอนที่ 1  การเขียนขั้นตอนปัจจุบัน
เขียนตามความเป็นจริง  ตั้งแต่จุดเริ่มต้น  จนถึงงานเสร็จ /ส่งให้ลูกค้าบริการ

 

ขั้นตอนที่ 2    จับเวลา
ตั้งแต่จุดเริ่มต้น  จนถึงงานเสร็จ /ส่งให้ลูกค้าบริการ   เวลา........นาที

ขั้นตอนที่ 3  สำคัญ
ดูว่าอะไรมีคุณค่า  อะไรไม่มีคุณค่า  อะไรเป็นเขียว  อะไรเป็นเหลือง  อะไรเป็นแดง


ซึ่งคุณค่านั้น  อย่าลืมว่า ต้องเป็นคุณค่าของผู้รับบริการ

ขั้นตอนที่ 4  คำนวณ  หาประสิทธิภาพของเวลา 

 

ขั้นตอนที่ 5  หาเวลาที่แท้จริง  ที่ปรับใหม่ 

 

สรุป
แดง  เป็นความสูญเปล่า แก้ไขได้ง่ายสุด
เหลือง  แก้ไขได้ยากกว่า
เขียว  แก้ไขได้ยากที่สุด

-  อย่านึกว่าสิ่งที่คุณทำ ณ วันนี้ เป็นสิ่งที่ดีที่สุดในโลกแล้ว  ก็จะทำให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

-  LEAN  หมายถึง  เพรียว  ทำให้กระฉับกระเฉง  ว่องไว

-  LEAN  ทำให้คนทำงานมีความสนุกขึ้น

 

จะทำให้ LEAN  สำเร็จได้ ขึ้นอยู่กับ

1.  วัฒนธรรมองค์กร
2.  ความมุ่งมั่นของผู้นำระดับสูง
3.  การอบรมความรู้ ความเข้าใจของบุคลากร
4. ความร่วมมือของบุคลากร
5. การสื่อสารภายในองค์กร
6. การสนับสนุนจากผู้บริหาร - เวลา สถานที่  อุปกรณ์  การอบรม
7. การติดตามจากผู้บริหาร

 

วิทยากรสรุปได้จับใจมากค่ะ  ว่า

"LEAN  มุ่งคน  และคุณค่าของผู้รับบริการ  ตรงกับปรัชญา ม.อ.โดยแท้ คือ  การถือ ป.ย.ของเพื่อนมนุษย์เป็นกิจที่หนึ่ง  "

อยากนำระบบ LEAN  เข้ามาใช้ในการปรับปรุงกระบวนการการทำงานกันรึยังค่ะ

สร้าง: 26 มกราคม 2553 16:12 แก้ไข: 26 มกราคม 2553 16:29 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

มาเรียนรู้เพิ่มครับ

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 54.83.238.48
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ