หลักการกระจายงานเพื่อการบริหาร (Delegation) หนึ่งในตัวอย่าง LEAN

ช่วงนี้ หลาย ๆ หน่วยงานที่เป็นหน่วยงานสนับสนุน โดยเฉพาะหน่วยงานในสำนักงานอธิการบดี คงจะเริ่มคุ้นชินกับคำว่า LEAN  กันบ้างแล้วนะคะ

ซึ่งในรอบการดำเนินการ SAR ประจำปีนี้ ทางมหาวิทยาลัยฯ โดยสำนักงานประกันคุณภาพ  กำหนดให้หน่วยงานสนับสนุนในสังกัดสำนักงานอธิการบดี  ดำเนินการจัดทำประกันคุณภาพตามแนวทางระบบ Lean

หลาย ๆ หน่วยงาน มีการจัดให้บุคลากรไปดูงานระบบ LEAN ตามหน่วยงานต่าง ๆ , มีการระดมความคิดเห็นเพื่อร่วมกันจัดส่งระบบ LEAN เข้าไปร่วมประกวดในเวที PSU LEAN AWARD

ดิฉัน ได้มีโอกาสอ่านบทความดี ๆ จาก LEAN SUPPLY CHAIN BY TMB  คิดว่าน่าจะเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่องค์กรไม่ควรมองข้ามในการทำระบบ LEAN ว่ายังมีอีกหลายวิธี ที่เราจะทำ LEAN ในองค์กรให้ประสบความสำเร็จได้ นอกเหนือจากการลดขั้นตอนการทำงาน, การลดคน  นั่นคือ

หลักการกระจายงานเพื่อการบริหาร (Delegation)

 
ตามหลักความเป็นจริงแล้วเราต้องยอมรับว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของเรานั้น มีศักยภาพและความสามารถที่แตกต่างกัน ถึงแม้ว่าจะทำงานในแผนกเดียวกันหรือตำแหน่งความรับผิดชอบเหมือนกันก็ตาม ดังนั้น การวิเคราะห์ศักยภาพและความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อการกระจายงานจึง ถูกแบ่งเป็นหมวดหมู่ดังต่อไปนี้

1) กลุ่มพนักงานที่ขาดทั้งความรู้และขาดทั้งความรับผิดชอบ
การมอบหมายงานให้คนกลุ่มนี้ จะต้องคอยดูแลและให้ความช่วยเหลือเป็นพิเศษไม่ว่าจะเป็นเรื่องความรู้ในงาน ที่มอบหมายให้ จะต้องชี้แจงให้รายละเอียดอย่างมาก และที่สำคัญกลุ่มนี้เป็นกลุ่ม ที่มีความรับผิดชอบน้อยมาก เราจำเป็นจะต้องมีวิธีการกระตุ้นและสร้างแรงจูงใจเพื่อให้เขารับผิดชอบในงาน ที่มอบหมาย เมื่อมอบหมายงานไปแล้วต้องติดตามอย่างใกล้ชิด คนกลุ่มนี้อาจเปรียบได้กับพนักงาน เข้าใหม่ที่ไร้ซึ่งแรงจูงใจในการทำงาน

2) กลุ่มพนักงานที่ขาดความรู้แต่มีความรับผิดชอบและมีแรงจูงใจ มีความตั้งใจในการทำงานสูง
การมอบหมายงานให้กลุ่มนี้จะ ต้องคอยดูแลและให้ความช่วยเหลือในเรื่องความรู้ในงานที่มอบหมายให้โดย ละเอียด แต่เนื่องจากกลุ่มนี้เป็นกลุ่มที่มีความรับผิดชอบสูงและมีความตั้งใจ ในการทำงานมากพออยู่แล้ว ดังนั้นเราไม่จำเป็นต้องคอยกระตุ้นหรือสร้างแรงจูงใจเท่าใดนัก กลุ่มนี้อาจเปรียบเทียบได้กับพนักงานเข้าใหม่ที่มีไฟในการทำงานสูง

3) กลุ่มพนักงานที่มีความรู้ดีแต่มีความรับผิดชอบและมีแรงจูงใจในการทำงานค่อนข้างน้อย
กลุ่มนี้เราคงไม่ต้องให้ความ รู้เกี่ยวกับงานที่มอบหมายเพราะเขาจะเป็นกลุ่มที่รู้งานดีอยู่แล้วเพียงแต่ ขาดแรงจูงใจ และขาดความตั้งใจในการทำงาน หน้าที่ของเราหลังจากมอบหมายงานให้เขา แล้วคงทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงที่คอยติดตามความคืบหน้าของงาน และให้กำลังใจ พร้อมทั้งสร้างแรงจูงใจให้เขามีความรู้สึกอยากทำงานให้ลุล่วงเท่านั้นเอง กลุ่มนี้อาจเปรียบได้กับกลุ่มพนักงานที่ทำงานมานาน จนขาดความตื่นตัวในการทำงานและรู้จักหาวิธีหลบเลี่ยงความรับผิดชอบได้อย่าง มีเหตุผล เราอาจเรียกได้ว่าเป็นกลุ่มเขี้ยวลากดิน

4) กลุ่มพนักงานที่มีความรู้ดีและมีแรงจูงใจในการทำงานสูง
กลุ่มนี้เมื่อได้รับมอบหมาย งานให้แล้ว เราคงสามารถเบาใจและเหนื่อยน้อยที่สุด เพราะเราเพียงแต่ทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงที่คอยดูอยู่ห่าง ๆ รอให้เขารายงานผลการทำงานและให้คำปรึกษาหากเขาต้องการ เท่านั้นเอง กลุ่มนี้อาจเปรียบได้กับกลุ่มคนที่ทำงานมานานและมีความคงเส้นคงวาในการทำงาน สามารถสร้างแรงจูงใจให้กับตัวเองได้ค่อนข้างดี

อ้างอิง https://www.facebook.com/Lean-Supply-Chain-by-TMB-712924818733372/?fref=nf

เอามาพอเป็นทางเลือกค่ะ ว่าระบบ LEAN ที่แท้จริง หากเราคิดใหม่ทำใหม่ ตั้งแต่การปรับกระบวนการบริหารจัดการ น่าจะเริ่มได้ดีกว่า หลักการ Put the right man to the right job  ยังเป็นจริงเสมอในทุกสถานการณ์