การคิดภาระงานบุคลากรสายสนับสนุน (1)

ปัจจุบันมหาวิทยาลัย มีระบบการคิดภาระงานของบุคลากรสายวิชาการ (อาจารย์) ซึ่งได้กำหนดไว้เป็นมาตรฐานภาระงานอาจารย์ โดยกำหนดภารกิจอาจารย์ ใน 4 กลุ่มหลัก ได้แก่ ภาระงานสอน ภาระงานวิจัยและผลงานทางวิชาการ ภาระงานบริการวิชาการ ภาระงานบริหารและอื่นๆ

โดยการนำภารกิจแต่ละประเภทมาเทียบ และคำนวณเป็นหน่วยภาระงาน (Load Unit) ซึ่งวิธีการปัจจุบันก็ง่ายมากไม่มีอะไรยุ่งยาก เพียงแต่อาจารย์บันทึกสิ่งที่ทำงานมาทั้งหมด ลงในระบบ HRMIS ของมหาวิทยาลัย (อาจารย์ต้องเข้าไปบันทึกข้อมูลของตัวเอง) ระบบก็จะคำนวณเป็นหน่วยภาระงานออกมาให้ และสามารถพิมพ์รายงานสรุปได้ทันที

มีหลายคนถามว่า แล้วบุคลากรสายสนับสนุนทั้งหมด จะสามารถคิดภาระงานเช่นเดียวกับอาจารย์ได้หรือไม่ หลายคนตอบ และผมตอนนั้นก็คิดแบบนี้เหมือนกัน ว่าไม่ได้ เนื่องจากบุคลากรสายสนับสนุน มีความหลากหลายมาก ทั้งหน้าที่การงาน ความรับผิดชอบ มีการแบ่งชื่อตำแหน่งกันไปอย่างกว้างขวางมากมาย จนไม่อาจสรุปได้ว่าโดยแท้จริงภาระงานของบุคลากรสายสนับสนุน ควรคิดอย่างไร ถ้าสมมติว่าคิดได้ ความสำคัญของแต่ละตำแหน่ง ก็นำมาเทียบกันไม่ได้อีก ยกตัวอย่าง เช่น ครู ธุรการ นักวิชาการ แม่บ้าน คนงาน คนขับรถ พยาบาล วิศวกร โปรแกรมเมอร์ เป็นต้น

อย่างไรก็ตามทุกตำแหน่งก็ยังมีความสำคัญ ที่จะทำให้ภารกิจงานของคณะ/หน่วยงาน/มหาวิทยาลัย ขับเคลื่อนต่อไปได้ จึงไม่ควรนำมาเปรียบเทียบกัน สิ่งสำคัญที่ควรพิจารณา คือ ได้มีการปฏิบัติงานตามที่ได้รับการว่าจ้างมา คุ้มค่าหรือไม่ 

ปัจจุบันเราใช้ระบบการวัดผลงานของบุคลากรสายสนับสนุนโดยใช้ TOR เพียงอย่างเดียว (อาจารย์ก็ใช้ด้วยและยังต้องมีการบันทึกภาระงานอีก ทำให้ปัจจุบันอาจารย์มีการวัดและประเมินผลงานที่เข้มข้นกว่า
จนพบว่า อาจารย์หลายท่านเริ่มมีคำถามว่า ทำเรื่องนี้ ทำเรื่องนั้นแล้ว คิดภาระงานได้หรือไม่)

TOR (Term of Referece) แปลเป็นไทยว่า ข้อกำหนดของผู้ว่าจ้าง ซึ่งจะเป็นรายการละเอียดที่ผู้ว่าจ้างมีความประสงค์จะให้ผู้รับจ้างทำอะไรบ้าง โดยการบอกขอบเขตของงานให้ชัดเจน ระยะเวลาที่ต้องการ คุณสมบัติของผู้รับจ้างที่ผู้ว่าจ้างต้องการให้ทำงานตามขอบเขตดังกล่าว สิ่งที่ผู้ว่าจ้างต้องการให้ดำเนินการ จะมีกี่ขั้นตอนแต่ละขั้นตอนประกอบด้วยอะไรบ้าง ปฎิบัติงานตามสัญญาจะได้อะไร ผิดสัญญาจะถูกปรับอย่างไร ตลอดจนวิธีการดูแลงานของผู้ว่าจ้าง ว่าเขาจะดูแลงานคุณแบบไหน เขาจะมีที่ปรึกษา ดูแลแทนหรือไม่ สิ่งต่างๆ เหล่านี้ผู้ว่าจ้างจะจัดให้อยู่ใน TOR ทั้งหมด เพื่อประกาศหาผู้รับจ้างตามกรรมวิธีต่อไป ซึ่งผู้ที่อยากจะเป็นผู้รับจ้างได้ศึกษาดูก่อนว่างานตามประกาศเราทำได้หรือไม่ เราถนัดหรือไม่ เรามีคุณสมบัติ
ครบถ้วนหรือไม่ เพื่อเป็นข้อมูลเบื้องต้นสำหรับพิจารณาครับ

สำหรับในมหาวิทยาลัยที่เราใช้อยู่นั้น TOR จะเป็นข้อตกลงระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ว่าในแต่ละปีงบประมาณท่านจะทำงานอะไรบ้าง ก็เขียนออกมาเป็นข้อๆ แล้วส่งให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณาร่วมกัน ถ้าเห็นชอบท่านก็มีงานที่รับผิดชอบใน 1 ปี แค่นั้นครับ (สรุปความเอาง่ายๆ ทำงานเฉพาะที่ตกลงกันไว้) พอสิ้นปีงบประมาณท่านก็ส่งผลงานตาม TOR ที่ท่านทำไว้กับผู้บังคับบัญชา วิธีการนี้นับว่าง่ายต่อการวัดและประเมินผลงาน

แล้ว TOR ที่ใช้อยู่มันมีปัญหาอะไรล่ะ? ภาระงานของสายสนับสนุนหลากหลายเอาอย่างไรดี? สายสนับสนุนจริงๆ แล้วรวมกลุ่มกันได้หรือไม่? ควรคิดภาระงานอย่างไร?  

ซักจะยาวเกินไปแล้ว ค่อยมาเขียนต่อครับ..

หมายเหตุ : ข้อเขียนนี่เป็นความคิดเห็นส่วนบุคคล ไม่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานนะครับ หากมีข้อผิดพลาด ให้แนะนำ บอกกล่าว ต่อว่า มาได้โดยตรงครับ