เชิญชวนร่วมเขียนเรื่องราวความสุขของท่าน ผ่าน Share.psu.ac.th โดยใส่คำสำคัญ PSU.QWL

ความเคลื่อนไหวล่าสุด
  • ไม่มี
เครือข่าย
สมาชิก · ติดตาม: 0 · ผู้ติดตาม: 0

อ่าน: 43609
ความเห็น: 12

การจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

ในปัจจุบัน เทคโนโลยีทางด้านสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทในการทำงานเป็นอย่างมาก จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำเทคโนโลยีต่าง ๆ มาปรับใช้ให้สามารถเข้ากับการทำงานได้อย่างดี ซึ่งเราก็สามรถที่จะนำเทคโนโลยีต่าง ๆ มาสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารเพื่อใช้สามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

     หลังจากที่เดือนก่อนๆ ได้มีการนำวิธีทำ 5 . ในส่วนของการทำความสะอาด มาหลายวิธีแล้ว  สำหรับเดือนนี้เราจะมาขยับเป็น “การสะสาง”  เพื่อให้สะดวกในรูปแบบของ “การจัดเก็บ” กับบ้างนะค่ะ     

     โดยเราจะมาเริ่มกันที่การจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพค่ะ

     ในการทำงานใด ๆ ก็ตาม จะมีความเกี่ยวข้องกับข้อมูล เอกสารต่าง ๆ จำนวนมาก ซึ่งผู้เกี่ยวข้องอาจจะพบปัญหาในเรื่องของการที่ไม่สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการ ได้อย่างรวดเร็วและทันท่วงที ซึ่งอาจจะทำให้ส่งผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งที่ต้องคำนึงเรื่องของ การจำแนกประเภทเอกสาร และทำอย่างไรที่จะช่วยให้เอกสารต่าง ๆ ไม่สูญหาย เป็นระบบระเบียบ และสามารถค้นหาได้ง่าย

       ขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสาร      

                       1. การเตรียม คัดแยก จัดเอกสาร      

                      2. การสร้างโครงสร้างในการจัดเก็บเอกสาร      

                      3. การสแกนเอกสาร      

                     4. การปรับแต่งเอกสารในเครื่องสแกน      

                     5. การตรวจสอบคุณภาพของเอกสาร      

                    6. การนำเอกสารเข้าระบบเข้าสู่เครื่องระบบซอฟท์แวร์      

                    7. การจัดเอกสารต้นฉบับในสภาพเดิม      

      ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบเอกสาร   

                     1. สามารถทำงานและการค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว และถูกต้องมากขึ้น   

                      2. ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสาร โดยรายละเอียดส่วนใหญ่ถูกบันทึกลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเครื่องสแกนเนอร์   

                      3. สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ   

                     4. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารไว้ในตู้ แฟ้ม กระดาษ   

                       5. เพิ่มประสิทธิภาพในระบบจัดเก็บเอกสาร โดยจัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเลคทรอนิคส์ ในระบบคอมพิวเตอร์  

                    6. ผู้ใช้ระบบสามารถเรียกค้นการเอกสารได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง   

     7. ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสาร       

     ในปัจจุบัน เทคโนโลยีทางด้านสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทในการทำงานเป็นอย่างมาก จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำเทคโนโลยีต่าง ๆ มาปรับใช้ให้สามารถเข้ากับการทำงานได้อย่างดี ซึ่งเราก็สามรถที่จะนำเทคโนโลยีต่าง ๆ มาสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารเพื่อใช้สามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ       

      แล้วพบกันเดือนหน้านะค่ะ

(ที่มา : นางสาววัลลภา ชูเมือง ตำแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป)

หมวดหมู่บันทึก: เรื่องทั่วไป
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 02 กรกฎาคม 2551 18:16 แก้ไข: 02 กรกฎาคม 2551 18:18 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

Ico48
เหม่ง [IP: 57.73.18.193]
25 มิถุนายน 2552 14:03
#45756

มีวิธีการ ในการสร้างโครงสร้างของเอกสารไหมครับ

Ico48
ดี-ชั่ว [IP: 203.172.199.250]
28 กันยายน 2552 12:10
#48829
ไม่มี  เลยเก้บไว้ไหนคับ
Ico48
love you [IP: 115.67.67.197]
30 ธันวาคม 2552 13:51
#52574

ทำไม ไม่มี ข้อมูลที่ต้องการล่ะค่ะ

 

Ico48
F 4 [IP: 115.67.67.197]
30 ธันวาคม 2552 13:55
#52575
ข้อมูลบางอย่างก็ไม่ครบนะค่ะ
Ico48
Gooเอง [IP: 110.164.230.18]
02 กุมภาพันธ์ 2553 20:49
#53715
ไม่ใช่ว๊อ ยยยยยยย
Ico48
[IP: 222.123.220.5]
25 ตุลาคม 2553 20:57
#61114

อยากได้วิธีการจัดเก็บเอกสารแบบว่า

มีรูปแล้วก็มีวิธ๊การจัดเก็บ

เช่นตู้เอกสารจัดเก็บอย่างไร

แฟ้มและอื่นๆด้วย

Ico48
Kung [IP: 58.9.220.187]
13 ธันวาคม 2553 16:08
#62298
ถ้ายังไม่รู้ว่าจะจัดการอย่างไรกับเอกสารกองโตที่หาที่เก็บไม่ได้ เรายินดีให้บริการค่ะ ติดต่อ 081-351-2668  เราเป็นศูนย์ดูแลและจัดเก้บเอกสาร
Ico48
naruto [IP: 125.26.167.253]
04 มกราคม 2554 15:07
#62676

อยากไห้มีความหมายมากกว่านี้

ชิบหาย

 

Ico48
GU=เองคร้าบบบ [IP: 125.26.167.253]
04 มกราคม 2554 15:16
#62677

ไอ้สัส

Ico48
บักมด3\3 [IP: 125.26.167.253]
04 มกราคม 2554 15:22
#62678

เพื่อนกูรักมึงวะ

Ico48
หูเลว่าไง [IP: 125.26.167.253]
04 มกราคม 2554 15:27
#62679

หูเลไตรเติ้น3/3

Ico48
ห [IP: 125.26.167.253]
04 มกราคม 2554 15:34
#62680
ตัง สต็อก หญิง นก นกกระปูดดากแดง

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 54.196.207.55
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ