นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 2834
ความเห็น: 3

เด็ดดอกหญ้า...สะเทือนถึงดวงดาว

ดิฉันตั้งชื่อเรื่องให้เห็นว่าการทำสิ่งหนึ่งกระทบถึงอีกสิ่งหนึ่งอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

งานที่ดิฉันรับผิดชอบเกี่ยวข้องกับเงินๆ ทองๆ อยู่ไม่น้อย สิ่งหนึ่งที่เป็นประเด็นให้เรา หาวิธีการป้องกันกันคือตอนปลายปีงบจะมีการรายงานสรุปโครงการการใช้เงิน งานที่ทำได้ตามเป้าผิดเป้า เกินเป้าตรงไหน จะมีอยู่ส่วนหนึ่งที่ต้องรายงานทุกปีด้วยความไม่สบายใจคือ ยอดค่าใช้จ่ายสูญเปล่าระหว่างปีที่เกิดจากการที่บุคลากรแจ้งชื่อแล้วไม่มาเข้าอบรม ปีละ 20,000 บาท 30,000 บาทปีล่าสุดคือปีงบก่อนหน้านี้ มียอดใกล้ 40,000 บาท ดูแล้วมีแนวโน้มจะเพิ่มขึ้นและมักเกิดในหลักสูตรที่เป็นหลักสูตรสำหรับสายผู้สอน มีบ้างในหลักสูตรอื่นประปราย สาเหตหลักมาจากสามประการตามลำดับ คือ
"ลืม"  "ถูกไปทำภารกิจอื่นที่สำคัญกว่ากะทันหัน" และ "ป่วย" 

ขณะนี้ดิฉันไม่ต้องรายงานยอดนี้อีกแล้ว  เนื่องจากเมื่อปีที่แล้ว เราได้ทำข้อตกลงไปยังคณะหน่วยงานเชิงตกลงกันว่า กรณีที่บุคลากรแจ้งชื่อมาเข้ารับการอบรมแล้วไม่มาและไม่แจ้งให้ผู้จัดทราบล่วงหน้า
(กรณีจัดในสถานที่ต้องแจ้งล่วงหน้า 3 วันหากจัดนอกสถานที่ต้องแจ้งล่วงหน้า 5 วัน) มหาวิทยาลัยจะเรียกเก็บค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการดำเนินการ ไม่ว่าจะเป็นค่าอาหาร  ที่พัก หรืออื่นๆ ที่เกิดขึ้นจริง  แล้วคณะหน่วยงานจึงไปไล่เก็บเงินจากบุคลากรตามเหตุผลความจำเป็นที่เกิดขึ้น  คณะต้องจ่ายเงินค่าสูญเสียนี้แทนหากสั่งให้ไปราชการอื่นหรือ
เรียกเก็บเจ้าตัวเป็นผู้ลืมซะเองเจ้าตัวก็ต้องจ่าย ซึ่งแล้วแต่คณะจะตกลงกันเองกับบุคลากร

 สิ่งที่พบคือยอดเงินที่สูญเปล่าลดลงทันทีกว่าครึ่งภายหลังที่กำหนดกติกา  และแจ้งกติกาให้ทราบเช่นนี้

และทำให้การทำงานของทีมงานดินถูกปรับปรุงตัวเองขึ้นโดยอัตโนมัติ
เรื่องการตรวจรับรายชื่อ การรับฝากยกเลิกการเข้าอบรมทางโทรศัพท์ กระทั่งการแจ้งตอบรับการเข้าอบรม การสั่งอาหารผู้ประกอบการซึ่งชัดเจนว่าสั่งเพิ่มในภายหลังจะทำง่ายกว่าสั่งลดจำนวน ความรอบครอบในการติดตามให้ผู้เข้าอบรมลงรายมือชื่อให้ครบตามจำนวนวันที่อบรมเรียกว่ามีการใส่ใจในกระบวนการอบรมเพิ่มขึ้นทั้งผู้จัดและผู้มาเข้าอบรม  แต่ไม่วายยัง มีความคาดเคลื่อน

ในวันนี้ท่านจะเห็นใน บันทึกเชิญชวนเข้าอบรมว่า ...ค่าใช้จ่ายทั้งหลักสูตร ต่อคน จำนวน ........บาท ระบุไปด้วยทุกครั้ง

ที่ตั้งชื่อบันทึก....เด็ดดอกหญ้าสะเทือนถึงดวงดาว....แนวปฏิบัตินี้เป็นแนวสำหรับทุกคนเจ้าหน้าที่ผู้จัดของดิฉัน(ดอกหญ้าหน้างาน) จนถึงลูกค้าทุกระดับของดิฉัน(ดวงดาว)  สรรพสิ่งเกี่ยวพันกันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ขั้นตอนกว่าจะลงตัวโดนบ่นซะ อ่วมอรทัย..ทั้งแบบนิ่มนวลจนถึง...รุนแรง เพราะสิ่งล้วนมีเหตผลในตัวเอง ตามที่กล่าวประกอบ

ในปีนี้ในงานดิฉันจึงกำหนดว่าการตอบรับ...การเข้าอบรม สัมมนาต่างๆ ผ่านทาง Share.psu  แล้วเราจะส่งทางอีเมลแจ้ง หน่วยงานอีกครั้งให้ ดูรายชื่อการตอบรับการเข้าอบรมได้ ตาม link ที่ระบุ

 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 11 กุมภาพันธ์ 2551 11:52 แก้ไข: 11 กุมภาพันธ์ 2551 12:03 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 anni.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

Ico48
Kon1Kon (ความเคลื่อนไหวล่าสุด)
21 กุมภาพันธ์ 2551 12:44
#21464

ตอนที่เห็นมีหมายเหตุครั้งแรกว่าถ้าเข้าร่วมประชุมไม่ได้ให้แจ้งก่อนล่วงหน้า รู้สึกชอบใจออกค่ะ คิดว่า creative ดี รู้จักปรับปรุงเพื่อลดความสูญเสียที่เกิดขึ้น ซึ่งทำได้เพียงแค่เราสละเวลาแจ้งผู้จัดให้ทราบ ก็จะประหยัดงบประมาณไปได้หลายสถานค่ะ..

Ico48
api-kku [IP: 202.12.97.122]
03 มีนาคม 2553 09:54
#54788

ให้ความรู้ดีครับ มีประโยชน์มากผมจะนำไปปรับใช้กับองค์กรครับ

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 34.200.218.187
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ