นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 3214
ความเห็น: 10

วิธีดูแลความเสี่ยง...วิทยากรไม่รักษาเวลา

ความเสี่ยงในงานฝึกอบรม วิทยากรบรรยายเกินเวลา ถือเป็นควมเสี่ยงที่บริหารจัดการยาก ถึงยากมาก แต่อย่างไรซะด้วยประสบการณ์เราก็มีวิธี ดูแลความเสี่ยงอันนี้

ทุกท่านคงเคยไปเข้าร่วมโครงการอบรม ประชุม สัมมนากันจนหลับตานึกออกนะคะว่าขั้นตอนจะมีอะไรบ้าง ...และคงเคยพบกับโครงการที่ไม่สามารถควบคุมเวลาได้ซึ่งเป็นผลมาจากเหตุหลายประการ ในหลายประการนั้นก็มีประการที่วิทยากร ไม่รักษาเวลาด้วย

คำถาม...ใครต้องรับผิดชอบ / ใครต้อง sense กับความเสี่ยงนี้ ใครต้องหาวิธี.....หากวิทยากรไม่รักษาเวลา

ตอบที่ผิดอย่างมากคือ "ก็ตัววิทยากรเองนั่นหล่ะ...ที่ต้องรับผิดชอบตัวเองหากทำเช่นนั้นก็จะถูกจำไว้ในดวงใจว่าไม่รักษาเวลา"

คำตอบที่ถูกก็เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบโครงการนะซิ..ที่ต้องถือเป็นความเสี่ยงอย่างหนึ่งของงานการควบคุมห้องฝึกอบรมให้เป็นไปตาม กำหนดเวลาตามวัตถุประสงค์และที่สำคัญต้องดูแลเรื่องเวลาไม่ให้วิทยากรคนถัดไปต้องอึดอัด..ซึ่งอาจจะทำให้เวลาผิดไปจากนัดหมายเดิมหมด

แล้วปกติ ผู้จัดโครงการทำอย่างไรเวลา วิทยากรเกินเวลา ไม่ว่าจะเกินเวลาพัก...กินเวลาวิทยากรท่านอื่น หรือเกินเวลาที่กำหนดถึงที่จะเลิกแล้วยังไม่สามารถปิดชั้นเรียนได้ปกติผู้จัดทุกคนรู้สึกไม่เป็นสุขนักมันร้อนก้น...แต่ทว่าขึ้นอยู่กับประสบการณ์และการตัดสินใจแก้ไขสถาณการณ์เช่นนั้นอย่างไร

บ้างก็ปล่อยเฉยๆให้ผู้เข้าอบรมและวิทยากรท่านถัดไปรับชะตากรรมร่วมกันไปเรื่อยๆจนกว่าจะรู้สึกตัวเองว่ากระผมหรือดิฉันบรรยายเกินเวลาไปซะแล้ว

บ้างก็นั่งกระสับกระส่ายไปมา...ดูนาฬิกาแล้วดูนาฬิกาอีกแต่การสื่อสารเช่นนั้นหากบังเอิญวิทยากรไม่ได้เหลือบตาดูหรือไม่สังเกตก็เปล่าประโยชน์.....

วิธีที่ใช้อยู่
คือการคิดวิธีการป้องกันไว้ก่อนการป้องกันที่ว่าคือ แจ้งวิทยากรก่อนขึ้นบรรยาย "ท่านมีเวลาบรรยายทั้งหมด......ชั่วโมงนะคะ" (บอกเวลาที่จัดไว้สำหรับหัวข้อนี้บอกนัดหมายสัญญาณที่จะใช้แจ้งเตือนเพื่อความเข้าใจตรงกัน)จะมีการพักอาหารว่าง เวลา.......นะคะ...หรืออื่นๆ...
 
ทั้งนี้เจ้าหน้าที่จะแจ้งสัญญาณการหมดเวลาโดยจะใช้สัญญาณดังนี้ 
 
อาทิ     * สัญญาณมือ
           * ขอส่งโน้ตบอกเป็นกระดาษ แจ้งเตือนเรื่องเวลาและกระดาษที่ใช้เขียนส่งโน้ตเตือนเวลาจะใช้สีอื่นที่ไม่ใช่สีขาว(จะใช้สีอะไรต้องบอก)
           *ใช้ป้าย.....บอกเวลาพักอาหารว่าง, บอกเวลาหมดเวลา (แสดงสัญลักษณ์สี)
           * ใช้การเสริฟน้ำชาร้อน เมื่อเวลาจะพักเบรค หรือหมดเวลา 
          * จะใช้จอฉาย ขึ้น ข้อความ "หมดเวลา" ตรงกันข้ามกับมุมที่ท่านบรรยาย ขอให้ท่านสังเกตด้วย
          * การลุกขึ้นยืนที่ข้างไมค์โครโฟน ของพิธีกร
          *  ใช้การส่ง message ทางโทรศัพท์มือถือ...ว่าหมดเวลา      
          *  ขออนุญาต ให้พิธีกรขัดจังหวะได้ระหว่างบรรยาย
 
          * หรืออื่นๆ ตามแต่ตกลงกันก่อนขึ้นเวทีบรรยาย เพราะหากขึ้นเวทีไปแล้วจะสื่อสารกันยาก....เพราะวิทยากรบางท่านยุ่งมาก มีหลายครั้งที่ไม่ทราบจริงๆ ว่ามีเวลาบรรยายนานขนาดไหนหากเราไม่บอกซ้ำ (เลขาฯแจ้งแล้วแต่ท่านอาจลืม)

จุดที่ละเอียดอ่อนคือ

1.ต้องถือว่าเป็นหน้าที่ในการแจ้งข้อมูลให้วิทยากรทราบก่อนขึ้นเวทีแล้วท่านจะทราบอัตโนมัติว่าเรา sensitive เรื่องเวลา วิทยากรไม่โกรธหรอกค่ะ...เพราะปกติท่านต้องการการสื่อสารข้อมูลกับฝ่ายจัดอยู่แล้ว (ไปบอกทีหลังนั่นหล่ะท่านจะโกรธเอา)

2.ผู้มีหน้าที่control ชั้นอบรมควรนั่งในห้องและในมุมที่วิทยากรสามารถมองเห็นได้(ส่วนใหญ่เราจะมีหน้าที่จด เก็บสาระการบรรยายอยู่แล้ว)

3.ในขั้นตอนแสดงป้ายสัญลักษณ์ให้ตระหนักว่าเป็นการเตือนให้ผู้บรรยายรู้ตัว

4.สำรวมกริยามารยาทของผู้ทำหน้าที่ถือป้ายสัญลักษณ์ภาษาที่เขียนในข้อความ สีหน้าท่าทางของผู้แจ้งเตือนหมดเวลา อย่าทำหน้าว่าเป็นเรื่องตลก ขบขัน เพราะถือเป็นการไม่ให้เกียรติวิทยากร
อย่างรุนแรง

5.จังหวะของการขัดระหว่างบรรยายเลือกให้ดีในจังหวะที่แทรกได้(ทั้งนี้ต้องอาศัยประสบการณ์)

สุดท้าย หากทำทุกกรณีแล้ว

ก็ยังเกินเวลาอย่างรุนแรงและพูดไม่ได้แนวทางของเรื่อง(อาจจะเจอได้อย่าคิดว่าไม่เจอนะคะ) ต้องอาศัยห้อง control ค่ะ...ทำให้ดูเหมือนเป็นอุบัติเหตุ(ต้องทำให้เนียนว่าเป็นอุบัติเหตุ)ไฟดับ ไมค์ถ่านหมด แป๊บเดียว(แป๊บเดียวเท่านั้นนะคะกะว่าให้ผู้รับผิดชอบชั้นอบรมได้มีเวลาในการคุยกับวิทยากร)

มีจังหวะประชิดตัวขออนุญาตท่านวิทยากรพักเบรค พักกลางวันเปลี่ยนบรรยากาศเป็นคำถาม หรือขอยกเนื้อหาไปต่อในวันพรุ่งนี้ หรือว่าแจ้งให้ทราบว่าหมดเวลาแล้ว สำหรับเนื้อหาที่เหลือทางผู้จัดขอสำเนาเอกสารแจกให้ผู้เข้าอบรมต่อหรือหากเป็นการจัดนอกสถานที่...ทางเราจะจัดเวลาช่วงค่ำให้ท่านอีกครั้งเนื่องจากตอนนี้เป็นเวลาของวิทยากรอีกท่าน เป็นต้น

พึงระมัดระวังเรื่องมารยาท กับวิทยากรทุกกรณี แม้ว่าไฟดับ ถ่านไมค์หมด แล้ว เราก็ต้องให้เกียรติแขกของเราเหมือนเดิม....

ห้ามเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมผู้จัดโครงการพูดถึงวิทยากรในทางลบทั้งต่อหน้าและลับหลัง เช่น...หนูพยายามแล้วพยายามอีก...ในการบอกว่าหมดเวลาแล้ว...แต่ท่านไม่มองเลย  นั่นหมายถึงเป็นการชี้นำและทำให้ผู้ฟังรู้สึกไม่ดีกับวิทยากรแต่หากเขาจะรู้สึกไม่ดีว่าวิทยากรไม่ตรงเวลา..ก็อย่าผสมโรง...

เมื่อมีความเสี่ยงเกิดขึ้นเจ้าหน้าที่อย่านั่งเฉยแล้วปล่อยไปตามยถากรรม...เพราะนั่นหมายถึงการไม่สนใจ...ไม่ใส่ใจความรู้สึกของผู้เข้าร่วมโครงการเหมือนกัน

ฝึกเรื่อยๆนะคะ...ของอย่างนี้ต้องมีเที่ยวบินดิฉันก็พยาย้าม เขียนเล่าออกมา  ขอให้ประสบผลสำเร็จในการ control ชั้นฝึกอบรม...


อรุณสวัสดิ์ค่ะ

 

 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 07 มกราคม 2551 05:27 แก้ไข: 07 มกราคม 2551 08:42 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

Ico48
ทดแทน (Recent Activities)
07 January 2008 08:20
#9096

แย่!แล้วเราเวลาไมค์ จอที่ปากแบบว่าพูดไม่หยุด

แบบว่านัก การ !!!!!เมืองว่านั่นเหอะ! 

Ico48
เจนวดี (Recent Activities)
07 January 2008 08:26
#9098

เยี่ยมเลยค่ะ  ขอบคุณสำหรับคำแนะนำดีๆ ค่ะ  สมกับเป็นมืออาชีพจริงๆ ค่ะ พี่เมตตา

นี่หละคะ ผู้จัดขั้นเทพ

คงต้องอาศัยคำศัพท์หนังสือดารา

ที่ไม่ว่าใครเชี่ยวชาญหรือเป็นสุดยอดในด้านไหน

ก็ต้องยกให้ว่าเป็น ชั้นเทพ

ขอบคุณที่มีแนวทางใหม่ๆ ดีมากเลยค่ะ

ห้องประชุมที่โรงเรียนสอนธุรกิจที่หญิงลี่ไปเข้าร่วม

จะเชิญวิทยากรเยอะมากๆ ก็ต้องอาศัยสัญญาณค่ะ

บังเอิญเป็นห้องประจำ เค้าเลยติดตั้งไฟสัญญาณ

เหมือนจราจร คือ เขียว เหลือง แดง ไว้หลังห้อง

ก็ได้ผลดีนะคะ  ขอแจมด้วยคนค่ะ

หญิงลี่  ณ เขตรั้วสีบลู

     มีหลายวิธีดีจัง จะลองหยิบแต่ละวิธีไปใช้นะคะ ยิ่งวันนี้สถาบันของนู๋ตาลจัดบรรยายพิเศษด้วยอ่ะสิ ขอบคุณมากคะ

    @^_^@  ขอให้โลกสงบสุข

  • เนียนจริงน้องจิ๊บ
  • "ต้องอาศัยห้อง control ค่ะ...ทำให้ดูเหมือนเป็นอุบัติเหตุ(ต้องทำให้เนียนว่าเป็นอุบัติเหตุ)ไฟดับ ไมค์ถ่านหมด แป๊บเดียว"
  • พี่ขอยืมไปใช้บ้างนะ อิ อิ อิ
  • พี่มักจะใช้.....................สัมมนาต้องเลิกเร็วค่ะ

ขอบคุณค่ะสำหรับเทคนิคดี ๆ

ส่วนใหญ่ที่ใช้ ก็จะนัดหมายกำหนดการล่วงหน้ากับวิทยากรก่อน  แต่ถ้ามีเหตุกรณีฉุกเฉินจริง ๆ ก็จะใช้วิธีส่งสายตาหวาน ๆ  ให้วิทยากร  แล้วก็พยักหน้า ก็จะเป็นการรู้กันค่ะ

ดีทั้งน้านนนนนนนนนที่พี่ๆทำกัน

แต่ถ้าเจอแบบ ทำทุกวิธีการแล้วยังไม่ยอมวางไมล์

ล่ะก็...ต้องเอาตัวเครื่องบินขึ้นโชว์ ประมาณว่าจะตกเครื่องบินเอา..ถ้ายังไม่ยอมวางไมค์....อันนี้เคยเจอนะคะ...ประมาณเหลือเวลาเครื่องออกประมาณ40 นาที

เกือบเอาชีวิตไม่รอกง.เฮ้อ.....แต่ก้รอดมาได้ทุกครั้ง

เจอบ่อย ค๊ะ:-)

ตามมาชื่นชมกับการถ่ายทอด tacit ค่ะ..ทำได้ดีมากเลยค่ะ..

ค่ะ..รู้สึกว่าได้ความรู้เพิ่มในบางแง่มุมที่ไม่รู้..แถมยังมีจรรยาบรรณอย่างมืออาชีพจิงๆๆ  ค่ะ..

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.236.212.116
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ