นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 4197
ความเห็น: 7

บทบาทเลขานุการที่ประชุม (1)

ประสบการณ์ในอดีต "เป็นเลขานุการที่ประชุม"

 

          เมื่อกล่าวถึง  การเป็นเลขานุการที่ประชุม  ทุกคนคงได้ปฏิบัติกันมาบ้างแล้ว แต่ท่านทราบหรือไม่ว่า การเป็นเลขานุการที่ประชุม   มีหน้าที่อะไรบ้าง  ปฏิบัติอย่างไรที่จะทำให้การประชุมบรรลุตามวัตถุประสงค์  และที่สำคัญทำให้การประชุมสามารถประชุมจนครบวาระการประชุมที่ได้กำหนดไว้  ตลอดจนสามารถบันทึกการประชุมได้ครบถ้วน ไม่ตกประเด็นที่เป็นเรื่องสำคัญ  ครอบคลุมทุกเนื้อหา และได้ใจความที่ง่ายต่อการเข้าใจ                

          กว่าจะได้รับความไว้วางใจจากท่านผู้บริหารคณะฯ  ดิฉันขอเล่าประสบการณ์ของตนเองจากอดีตที่ผ่านมา ว่า ได้ผ่านเหตุการณ์อะไรมาบ้าง  จดผิด จดถูก ไม่ค่อยเข้าใจ  จับประเด็นไม่ค่อยจะได้  ถอดเทปจนหูชา  หรือที่บางคนบอกว่า  ระวังหูจะหนวกน่ะค่ะ  เพราะนั่งกรอเทปไปมาตลอด    และบางครั้งเจอประธานประเภทที่ดำเนินการประชุมแบบไม่สรุปด้วยแล้ว  เหงื่อแตกเหมือนกัน   หรือบางครั้งเจอประเภทให้ฝ่ายเลขานุการที่ประชุมช่วยดำเนินการสรุปผลการประชุมให้ฟังทันที่ ต่อหน้ากรรมการทั้งหลาย เช่น  ให้ฝ่ายเลขานุการที่ประชุม ช่วยสรุปผลการประชุมมาทั้งหมดนี้ มีอะไรบ้าง?”  คิดในใจ  ท่านประธานเล่นแบบนี้หรือค่ะ  ใครจะมาจำได้หมด  ทำให้ขาดความมั่นใจ ไม่กล้าที่จะพูดออกไป  หรือพูดตก ๆ หล่น ๆ  ตะกุ๊กตะกั๊ก กลางในที่ประชุม    หรือประเภทประชุมกันอยู่ดี ๆ   กรรมการบางท่านมีเรื่องที่เสนอมาในที่ประชุม ประเภทไม่ได้อยู่ในวาระ  มาพูดกลางคัน  แต่ท่านประธานก็ให้เกียรติแก่กรรมการเสมอทุกครั้ง   ดังนั้นเราในฐานะฝ่ายเลขานุการ ก็จะต้องมีเทคนิคที่ควรจะฝึกสรุปประเด็นให้ได้   

          ดิฉันเริ่มจดบันทึกการประชุมครั้งแรก เมื่อปี 2534  สมัยที่ดิฉันทำงานที่คณะพยาบาลศาสตร์  โดยปฏิบัติที่ภาควิชาการพยาบาลสูตินรีเวชและผดุงครรภ์   ทำหน้าที่เป็นธุรการภาควิชา  ซึ่งเมื่อก่อนโครงสร้างภาควิชาที่คณะพยาบาลศาสตร์สมัยนั้น  ดิฉันทำหน้าที่เพียงคนเดียว  เพื่อบริการแก่อาจารย์ในภาควิชา จำนวนทั้งสิ้น 18 คน  นอกจากงานภายในภาควิชาแล้ว  ยังมีการติดต่อประสานงานกับเจ้าหน้าของสำนักงานเลขานุการคณะด้วย ทำหน้าที่ทุกอย่าง  ประเภทไม้จิ้มไฟ ยันเรือรบ  เมื่อได้ปฏิบัติงานเป็นธุรการในสำนักงานภาควิชา ก็จะหนีไม่พ้นการประชุมภาควิชา ซึ่งจะมีการประชุมเดือนละ 1 ครั้ง  หรือ 2 ครั้ง  ขึ้นอยู่กับวาระการประชุม  สมัยนั้นอาวุธคู่กาย คือ เครื่องวิทยุสำหรับบันทึกเสียง และตลับเทป   หรือที่เรียกว่า  สาวทรานซิสเตอร์   เพราะประชุมครั้งใด ก็ต้องหิ้ววิทยุเทปทุกครั้ง  เมื่อมองย้อนอดีต ก็ตลก ต่อพฤติกรรมที่เราทำอยู่   เพราะสมัยนั้น ไม่ได้ทันสมัยเหมือนปัจจุบันนี้  และประสบการณ์ที่ได้จากการจดบันทึกการประชุมนี้  ได้อาศัยเรียนรู้จากคณาจารย์ภายในภาควิชา และจากรุ่นพี่ที่แนะนำให้ทราบ  ถูกบ้าง ผิดบ้าง  ตามประสา     แต่ที่โชคดี  ที่สมัยนั้นได้หัวหน้าภาควิชาที่ดีเยี่ยม ประเภทติเพื่อก่อ    คือท่านจะมีเทคนิคในการตำหนิลูกน้อง ประเภทสอน และให้เทคนิค    แต่สมัยนั้น ก็ยังไม่เข้าใจลึกซึ้งสักเท่าไหร่  เพราะอ่อนประสบการณ์    และจากจุดนี้เองที่ทำให้ดิฉันได้ประสบการณ์เก็บเกี่ยวมาจากคณะพยาบาลศาสตร์ เกือบ 2 ปี เต็ม   แบบไม่รู้ตัว  จุดสำคัญคือ การเรียนรู้จากการสอบถามพี่ ๆ และอาจารย์ในภาควิชา  แบบว่า ไม่อายเลยค่ะ  เพราะดิฉันอายุน้อยที่สุด  อาจารย์ในภาควิชาเป็นอาจารย์ผู้หญิงทั้งหมด 18 ท่าน จะให้ความเอ็นดูเป็นพิเศษ             

          จนกระทั่งปี 2537  (วันที่ 25 เม.ย 2537)  ได้ย้ายจากคณะพยาบาลศาสตร์ มาปฏิบัติงานที่ งานนโยบายและแผน สำนักงานเลขานุการคณะ คณะทรัพยากรธรรมชาติ    ซึ่งเป็นหน่วยงานส่วนกลางของคณะฯ               

(รออ่านบันทึกฉบับที่ 2) นะค่ะ ว่า ดิฉันเก็บเกี่ยวประสบการณ์อย่างไรบ้างค่ะ 

 

โปรดติดตามตอนที่ 2  ได้ที่นี่   ตอน 2 บทบาทเลขานุการที่ประชุม

ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 วันสุไลมาน เจะแวมาแจ.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

Other Posts By This Blogger

ความเห็น

Ico48
ดอกกระดังงา [IP: 192.168.100.112]
09 October 2008 11:38
#36612

ฉบับที่ 2 รีบ ๆ ออกนะค่ะ อยากเรียนรู้จากประสบการณ์ตรง ดีกว่า ทฤษฎี 

Ico48
yaya (Recent Activities)
09 October 2008 12:59
#36614

จะรออ่านฉบับต่อไปค่ะ

Ico48
บิวตี้ (Recent Activities)
10 October 2008 10:03
#36639
แวะมาอ่านเคล็ดลับดีๆจากน้องมอนลี่จ้า! และมาส่งกำลังใจให้ด้วยนะจ๊ะ :) จะรอติดตามอ่านตอนต่อไปด้วยจ้า!!
Bf4192_ma
Ico48
แมงปอ (Recent Activities)
10 October 2008 10:32
#36643

รอลุ้นอ่านตอนต่อไปค่ะ

Ico48
Monly (Recent Activities)
10 October 2008 14:03
#36654
  • ขอบคุณ คุณ ดอกกระดังงา    yaya 
      บิวตี้  แมงปอ   ที่แวะมาอ่าน และทิ้งร่องรอยไว้จ๊ะ 
  • สำหรับบันทึกนี้ ที่เขียนออกมา  เพื่อสำหรับให้น้องใหม่ที่เพิ่งเข้ามาทำงานใน คณะทรัพย์ฯ หรือ ม.อ.  เช่น พนักงานเงินรายได้ หรือพนักงานมหาวิทยาลัย  จะได้ทราบแนวทางของตนเอง และสามารถนำไปประยุกต์ใช้บ้างตามที่ท่านเห็นสมควร      เพราะโดยตำแหน่งของตนเองแล้ว จะทำโดยตรงในสายงานของนักวิเคราะห์ฯ  คือวิเคราะห์ไปได้ทุกเรื่อง ที่เป็นภาพรวมของหน่วยงาน   ซึ่งจะไม่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งบทบาทเลขานุการที่ประชุม  แต่เมื่อมานั่งนึก  สำหรับบทบาทนี้จะเกิดกับทุกคน  ซึ่งเป็นสิ่งที่มิอาจหลีกเลี่ยงได้  
  • สำหรับท่านอื่น หรือพี่ ๆ ทั้งหลาย ทั้งปวง หากท่านเห็นว่ามีประโยชน์ และยังมีสิ่งใดที่ดีกว่านี้ ก็สามารถนำมาเล่าสู่กันฟังได้ค่ะ เพื่อจะได้นำร่วม Share  ณ ที่นี้  (ประเภทเปิดใจ  แต่ไม่เปิดอก ฮ่า ๆ)
  • สิ่งคาดหวังไว้ จะเขียนในลักษณะเรื่องเล่าซึ่งประกอบด้วย 3 ส่วน คือ 
  1. เล่าประสบการณ์ ว่าผ่านร้อน ผ่านหนาวอะไรมาบ้าง? 
  2. แนวปฏิบัติที่มีการใช้ในปัจจุบัน
  3. เทคนิค และเกร็ดความรู้จากประสบการณ์ตนเอง

 

Ico48
KaN [IP: 192.168.100.112]
14 October 2008 15:50
#36778
จะรออ่านนะค่ะ
Ico48
Monly (Recent Activities)
15 October 2008 20:06
#36852

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 52.201.27.211
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ