เชิญชวนร่วมเขียนเรื่องราวความสุขของท่าน ผ่าน Share.psu.ac.th โดยใส่คำสำคัญ PSU.QWL

Monly
Ico64
Mali Nilsuwan

Policy and Planning, Faculty of Natural Resources
เครือข่าย
สมาชิก · ติดตาม: 77 · ผู้ติดตาม: 14

อ่าน: 2242
ความเห็น: 0

รายงานการประชุม

อบรมการเขียนหนังสือราชการ เมื่อวันที่ 30 พฤศจิกายน 2553 ณ ห้องประชุม 260 อาคาร 2 คณะทรัพยากรธรรมชาติ วิทยากรโดย ผศ.จรูญ ตันสูงเนิน คณะศิลปศาสตร์และวิทยาการจัดการ วิทยาเขตสุราษฏร์ธานี : รูปแบบรายงานการประชุม







             ในการเข้าร่วมอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ เมื่อวันที่ 30 พฤศจิกายน 2553  ณ ห้องประชุม 260 อาคาร 2 คณะทรัพยากรธรรมชาติ  วิทยากรโดย ผศ.จรูญ  ตันสูงเนิน  คณะศิลปศาสตร์และวิทยาการจัดการ วิทยาเขตสุราษฏร์ธานี  ขอนำประเด็นในเรื่องหนังสือราชการ ประเภทที่ 6  ที่หน่วยงานจัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานในราชการ ในที่นี้ขอกล่าวถึง รายงานการประชุม ค่ะ 

           
ก่อนที่จะพูดถึงรายงานการประชุม เรามาทบทวนหนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ว่ามีกี่ชนิด
                
           
หนังสือราชการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ   มี 6 ชนิด คือ 
          
- หนังสือภายนอก  ใช้ติดต่อราชการทั่วไป
          
- หนังสือภายใน ใช้ติด่อราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน
          
- หนังสือประทับตรา  ใช้ในการติดต่อราชการเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ  เช่น การส่งหนังสือให้หน่วยงานต่าง ๆ  เป็นต้น
          
- หนังสือสั่งการ ได้แก่ คำสัง ระเบียบ ข้อบังคับ
          
- หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
          
- หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ  ได้แก่หนังสือรับรอง  รายงานการประชุม   บันทึก  และหนังสืออื่น                 

           
รายงานการประชุม เป็นหนังสือราชการ ประเภทที่ 6  ที่หน่วยงานจัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานในราชการ  เพื่อวัตถุประสงค์ ดังนี้               
           
1.  ใช้ในการตรวจสอบ และเอกสารอ้างอิง ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เพื่อให้เรื่องที่กำลังดำเนินการมีความน่าเชื่อถือได้  และเพื่อให้มั่นใจว่า เรื่องที่ประชุมคณะกรรมการชุดใหญ่ขององค์กรได้ผ่านความเห็นชอบแล้ว               
           
2.  ใช้ในการยืนยันการปฏิบัติงาน  และมีเรื่องใดบ้างที่มีมติให้ดำเนินการตามมติที่ประชุม  หรือยืนยันในเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่ได้มีมติสั่งให้คณะกรรมการไปทำอะไร               
           
3.  แสดงเรื่องดำเนินการตามมติ ว่า เรื่องที่มีมติให้ดำเนินไปแล้วนั้น มีการทำอะไรไปแล้วบ้าง หรือไม่อย่างไร               
          
4.  แจ้งให้บุคลากรหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทราบและถือปฏิบัติ  โดยมีหลักฐานมติของที่ประชุมอย่างชัดเจน ว่า ให้ปฏิบัติอย่างเคร่งครัด หรือปฏิบัติตามมติที่ประชุมต่อไป   

รูปแบบ รายงานการประชุม  อ้างอิงตามระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖  และแก้ไขเพิ่มเติม พ.ศ. ๒๕๓๙ ประกอบด้วยหัวข้อดังนี้  (แต่ในที่นี้ คณะทรัพยากรธรรมชาติได้นำมาปรับลำดับหัวข้อวาระการประชุมใหม่ ซึ่งได้เป็นไปตามมติที่ประชุม) 


รายงานการประชุมคณะกรรมการ..................................
ครั้งที่ ../๒๕๕...
วันที่ ........  มกราคม  ๒๕๕..
ณ ห้องประชุม......  คณะ....................
------------- 


ผู้เข้าประชุม               
๑. 
               
๒. 
 

ผู้ไม่เข้าประชุม               
๑.               
๒.
 

ผู้เข้าร่วมประชุม               
๑.               
๒.
 

เริ่มประชุมเวลา.............. น. 
        
(หากเริ่มเวลา ๐๙.๐๖ น. ให้พิมพ์ ๐๙.๐๕ น.  หรือ  เริ่มเวลา ๐๙.๐๙ น.  ให้พิมพ์  ๐๙.๑๐ น.)
                

                 ประธานฯ กล่าวเปิดประชุม หลังจากนั้นได้ดำเนินการประชุมตามวาระวาระ ดังนี้ 

วาระที่ ๑  เรื่องรับรองรายงานการประชุม             
                   
(อ้างอิงตามระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และแก้ไขเพิ่มเติม พ.ศ. ๒๕๓๙   แต่คณะฯ จัดลำดับวาระให้เป็นไปตามมติที่ประชุมที่มีข้อตกลงร่วมกัน)
 
                  ........................................

                 ที่ประชุมรับทราบ


วาระที่ ๒  เรื่องดำเนินการตามมติที่ประชุม                                  
       
         (อ้างอิงตามระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และแก้ไขเพิ่มเติม พ.ศ. ๒๕๓๙   แต่คณะฯ จัดลำดับวาระให้เป็นไปตามมติที่ประชุมที่มีข้อตกลงร่วมกัน) 
                 
วาระที่ ๓  เรื่องเพื่อพิจารณา                   
                  
(อ้างอิงตามระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และแก้ไขเพิ่มเติม พ.ศ. ๒๕๓๙   แต่คณะฯ จัดลำดับวาระให้เป็นไปตามมติที่ประชุมที่มีข้อตกลงร่วมกัน) 

วาระที่ ๔  เรื่องแจ้งเพื่อทราบ                
        
         (อ้างอิงตามระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และแก้ไขเพิ่มเติม พ.ศ. ๒๕๓๙   แต่คณะฯ จัดลำดับวาระให้เป็นไปตามมติที่ประชุมที่มีข้อตกลงร่วมกัน) 

                   ที่ประชุมรับทราบ


วาระที่ ๕  เรื่องอื่น ๆ                     

 เลิกประชุมเวลา............... น. 
          
(หากเลิกเวลา ๑๑.๓๙ น. ให้พิมพ์ ๑๑.๔๐ น.  หรือ  เลิกเวลา ๑๑.๕๗ น.  ให้พิมพ์  ๑๒.๐๐ น.)  


                                                                        
(.................................)
                                                              
ผู้ช่วยเลขานุการคณะกรรมการ.............
                                                                       
ผู้จดรายงานการประชุม  


                                                                 
(…………………………..…..)
                                                           
เลขานุการคณะกรรมการ....................
                                                                     
ผู้ตรวจรายงานการประชุม                 


                 สำหรับหัวข้อผู้เข้าประชุม จะปรับเปลี่ยนเป็น ผู้มาประชุม  หรือ ผู้ไม่เข้าประชุม ให้ทำความตกลงกับประธานว่า จะใช้แบบไหน  เนื่องจากกรรมการบางท่านอาจจะไม่สามารถเข้าได้จริง ๆ เพราะมีภารกิจงานสอน   อาจจะเขียนว่า ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ได้ แทนก็ได้   ประเด็นนี้ในมุมมองของผู้บันทึกค่ะ  เนื่องจากบางหัวข้อได้ปฏิบัติอยู่ และไม่ขัดต่อระเบียบฯ มากนัก  และปัจจุบันคณะทรัพยากรธรรมชาติได้ปรับรูปแบบการจัดวาระการประชุมใหม่  โดยให้จัดวาระเรื่องเพื่อพิจารณา ขึ้นก่อนวาระเรื่องแจ้งเพื่อทราบ   ทั้งนี้เพื่อให้สามารถพิจารณาในเรื่องที่สำคัญได้อย่างละเอียดถี่ถ้วนมากขึ้น                                               

                 
แต่ประเด็นในส่วนการ  
เริ่มเวลาประชุม  และสิ้นสุดเวลาการประชุม  ท่านวิทยากรโดย ผศ.จรูญ  ตันสูงเนิน   ได้แจ้งว่า ให้ใช้  เริ่มประชุมเวลา....... น.  จบด้วย  เลิกประชุมเวลา........ น.   ทุกครั้งที่มีการจดรายงานการประชุม  ท่านวิทยากรได้ย้ำหนัก ย้ำหนาว่า ต้องเป็นแบบนี้ค่ะ                 ดังนั้น หากท่านมีการบันทึกรายงานการประชุมที่ไม่เป็นไปตามนี้ ก็น่าจะพิจารณาทบทวนดูนะค่ะ     

                
การได้รับฟังจาก ผศ.จรูญ
  ตันสูงเนิน   ครั้งนี้   ทำให้ได้รับความรู้มากมาย มีหลักฐานอ้างอิงที่ชัดเจน และยกตัวอย่างให้เห็น ว่า แบบนี้ถูกต้องนะ  หรือแบบนี้ไม่ถูกต้องนะ   ขอบคุณอาจารย์เป็นอย่างสูงค่ะ ที่ให้ความกระจ่างมากขึ้น และขอบันทึกแบ่งปัน อาจจะเป็นประโยชน์กับท่านไม่มากก็น้อยค่ะ. 


บันทึกที่เกี่ยวข้อง : 
- เก็บมาฝากจากการอบรมการเขียนหนังสือราชการ (1  
- การพิมพ์ ตัวเลขจ่าหน้าซองจดหมายราชการ

สร้าง: 12 ธันวาคม 2553 15:38 แก้ไข: 12 ธันวาคม 2553 15:59 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 54.196.199.117
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ