นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 2057
ความเห็น: 2

เปรียบเทียบเครื่องมือที่ใช้ในการแปลงไฟล์เอกสารเป็น pdf

เปรียบเทียบการแปลงไฟล์เอกสารเป็น pdf ระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์กับเครื่องพิมพ์ เอกสารอัตโนมัติ (เมนูสแกน)








          ก่อนอื่นต้องขอเรียนให้ทราบก่อนนะค่ะว่า  ไม่มีส่วนได้ส่วนเสียกับทางบริษัทที่ผลิตเครื่องพิมพ์เอกสารอัตโนมัติ  ที่มีความสามารถพิเศษในการ print  ถ่ายเอกสาร และสแกนเอกสาร ได้     แต่ที่บันทึกนี้  เนื่องจากต้องการแสดงข้อมูลในการดำเนินการระหว่างการแปลงไฟล์เอกสารด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ กับเครื่องพิมพ์เอกสารอัตโนมัติที่มีความสามารถในการสแกนเอกสารได้     บังเอิญว่า ที่ทำงานได้ใช้เครื่องพิมพ์ยี่ห้อหนึ่ง มาใช้ในสำนักงาน    ซึ่งเครื่องดังกล่าวสามารถช่วยการทำงานได้เป็นอย่างดี และลดการใช้กระดาษ  ลดเรื่องการซื้อแฟ้มเอกสาร ลดในเรื่องการซื้อตู้เอกสารเพิ่ม เพราะเรื่องบางเรื่องไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ตลอดไป   ซึ่งสามารถเก็บในรูปแบบไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้

          กระบวนการในการดำเนินงานส่วนนี้  เป็นการจัดการหน้างาน  ซึ่งในการดำเนินการแปลงเอกสารเป็น pdf เนื่องจากเอกสารที่มีการแปลงไฟล์เป็น pdf  ทำให้การเปิดอ่านเอกสารสะดวกต่อผู้ใช้เอกสาร เช่น  เอกสารเพื่อนำเสนอในที่ประชุม  เอกสารส่งทางระบบ E-document  เอกสารใส่ในเว็บไซต์   และเพื่อการอื่น ๆ   ที่มีการแปลงไฟล์เอกสารเป็น pdf จากการใช้งานด้วย word และ excel   หรือแม้กระทั่งเอกสารจาก excel ที่มีจำนวนค่อนมาก และมีหลาย ๆ sheet    ดังนั้นมาดูว่า วิธีไหนที่สามารถช่วยจัดการเอกสารของคุณได้รวดเร็วกว่ากัน  (กรณีที่มีเอกสารหลายแหล่งนะค่ะ)  และหากมีเอกสารจำนวนน้อย จะใช้วิธีไหน

 

        การแปลงไฟล์เอกสารด้วยโปรแกรมในเครื่องคอมพิวเตอร์  

         -  จุดเด่น  การดำเนินการด้วยวิธีนี้ จะได้ เอกสารตามที่ต้องการ สวย คม เหมือนของจริง และหากข้อมูลมีจำนวนแผ่นน้อย  หรือเอกสารที่อยู่ในที่เดียวกัน  สามารถจัดการแปลงไฟล์เป็น pdf ได้ทันที และรวดเร็ว

          - ข้อด้อย กรณีเอกสารที่เป็น word และ excel  กระบวนในการจัดการเอกสารแปลงไฟล์เป็น pdf จะใช้เวลาในการดำเนินการค่อนข้างมาก   โดยเริ่มตั้งแต่  เอกสารที่ทำมาจาก excel และมีหลาย ๆ ไฟล์  หลาย ๆ  sheet  การดำเนินการแปลงไฟล์เสร็จ ต่อด้วย การเปลี่ยนชื่อไฟล์ข้อมูลทุก ๆ ครั้งที่มีการแปลงไฟล์เป็น pdf  หากไม่เปลี่ยนไฟล์ข้อมูลจะทับซ้อนกัน  หรือแม้กระทั่งเอกสารที่ทำมาจาก 2 โปรแกรม เช่น word และ excel  ที่ใช้ระยะเวลาในการดำเนินการค่อนข้างมากทีเดียว   สำหรับวิธีนี้เป็นเพียงวิธีการของตนเองได้ที่ทำมาแล้ว  และไม่แน่ใจว่า จะมีวิธีอื่นอีกหรือไม่    ซึ่งผลจากการทดลองพบว่า การดำเนินการจากเอกสารที่เป็น excel กรณีที่มีหลาย sheet  ใช้เวลาในการแปลงไฟล์เป็น pdf  จนครบขั้นตอน ประมาณ 10 วินาที/ 1 หน้าเอกสาร

 

        การแปลงไฟล์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์เอกสารอัตโนมัติ ที่สามารถดำเนินการสแกนเอกสารได้ 

         - จุดเด่น การดำเนินการด้วยวิธีนี้ มีข้อดี คือ เอกสารที่ได้มาสามารถสแกนเอกสารได้รวดเร็ว  และจัดการไฟล์เอกสารได้รวดเร็ว กรณีที่มีเอกสารหลาย ๆ หน้า   โดยเฉพาะอย่างยิ่งไฟล์ข้อมูลที่มาจาก word และ excel  ดำเนินการได้รวดเร็ว และประหยัดเวลา   โดยจากผลการทดลองพบว่า กระดาษ 1 แผ่น ใช้เวลาประมาณ  5 วินาที

          - ข้อด้อย กรณีที่จัดการเอกสารที่มีการวางแนวขวาง กับแนวตั้ง  ดำเนินการจัดให้อยู่ในแนวกัน    ต้องนำมาเข้าสู่กระบวนการจัดการเอกสารด้วยโปรแกรม  Adobe Acrobat  นอกจากนี้  หากวางเอกสารขณะสแกนไม่ดี  เอกสารที่สแกนเอกสารออกมาจะไม่ได้รูปแบบที่สวยงาม 

 

         สรุป  ใครจะใช้วิธีไหน สุดแล้วแต่รูปแบบเอกสารที่ดำเนินการนะค่ะ  สำหรับตนเอง ชอบใช้เครื่องพิมพ์อัตโนมัติ เพื่อสแกนเอกสาร  เพราะช่วยในการทำงานได้เป็นอย่างดี ประหยัดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย (ลดการถ่ายเอกสาร)    แต่ทั้งนี้ ก่อนสแกนเอกสารจะต้องมีการวางแผนด้วยนะค่ะ  ซึ่งการวางแผนในการสแกนเอกสารด้วย pdf นั้น จะช่วยให้คุณจัดหน้า   จัด file  ได้เป็นอย่างดี   และนำไปจัดใส่ในเว็บไซต์ได้ง่าย และสะดวกมากขึ้น   นอกจากนี้ไฟล์ที่สแกนจะไม่มีการทับไฟล์กันด้วย  เพราะไฟล์สแกนจะบันทึกตามวัน และเวลาที่บันทึกด้วย 

 

        อนึ่ง ที่บันทึกมาทั้งหมดนี้  เป็นเพียงประสบการณ์บางส่วนที่เกิดจากการปฏิบัติงานของตนเอง   ซึ่งอาจจะมีวิธีอื่นที่ดีกว่านี้ก็ได้   แต่บังเอิญว่า ทราบเพียง  2 ทาง ตามที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  และนำมาช่วยในการปฏิบัติงานได้เป็นอย่างดี   ประกอบกับได้ทราบมาว่า ทางคณะฯ จะเปลี่ยนเครื่องพิมพ์จากยี่ห้อเดิม เป็นอีกยี่ห้อหนึ่ง    ดังนั้นขอให้คำนึงคุณภาพของเครื่องสแกนด้วยนะค่ะ  ว่า เป็นอย่างไร  เช่น  คุณภาพของเอกสาร   ระยะเวลา   และขั้นตอนการดำเนินการ ด้วยนะค่ะท่านรอง.......... ;)

 

 

 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 16 ตุลาคม 2555 09:47 แก้ไข: 16 ตุลาคม 2555 09:54 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Our Shangri-La, Ico24 anni, และ 2 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ขึ้นอยู่กับเอกสารต้นฉบับครับ ถ้าเป็นเอกสารต้นฉบับที่เราสร้างเองก็ใช้วิธีการแปลงด้วยโปรแกรมสร้าง pdf แต่ถ้าเป็นเอกสารที่มีต้นฉบับเป็นตัวเอกสาร/ กระดาษ (hard copy) อยู่แล้ว การใช้เครื่องพิมพ์เอกสารอัตโนมัติก็เป็นทางเลือกที่เหมาะสม

ใช้โปรแกรมก็ไม่ช้ามากครับ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของเอกสาร ประสิทธิภาพของเครื่องคอมพ์พิวเตอร์ที่ใช้ ความสามารถของโปรแกรมที่ใช้ ความละเอียด (resulotion) ของเอกสาร pdf ที่สร้าง (dpi)

ข้อดีของการสร้างเอกสาร pdf ด้วยโปรแกรม + ต้นฉบับที่เราสร้างเอง (ยกเว้นจากรูป) คือขนาดของไฟล์ pdf จะค่อนข้างเล็ก เมื่อเปรียบเทียบกับการสแกนจากเอกสาร และหากต้องการแปลง pdf กลับเป็นข้อความก็ทำได้อีกด้วย

เราเอง

  • ขอบคุณค่ะน้อง shange ตามวิธีที่แนะนำมา ดีค่ะ
  • สำหรับงานด้านเอกสารที่จัดการด้วยโปรแกรม excel ที่มีหลาย ๆ sheet  และเอกสารที่มาจาก word ที่จะต้องมาเชื่อมต่อกัน นั้น จำเป็นต้องใช้ระยะเวลาค่ะ  ดังเช่น เอกสารงบประมาณเงินรายได้คณะฯ  และเอกสารเพื่อการประชุมต่าง ๆ ค่ะ ที่อาศัยข้อมูลจากผลการวิเคราะห์ เชื่อมโยงกับ ตัวเลขที่ได้มาค่ะ

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.204.55.168
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ