นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน

kwang saelee
Ico64
คุณ สุริยันต์ บุญเลิศวรกุล
นักวิชาการอุดมศึกษา
มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตตรัง
Network
Members · Following: 4 · Followed: 2

อ่าน: 751
ความเห็น: 2

"Mail Merge"..กับการประยุกต์ใช้งาน

Mail Merge,จดหมายเวียน

         ปัจจุบันการปฏิบัติงานด้านเอกสาร ของบุคลากรสายสนับสนุน อย่างเราๆ มักจะเจอปัญหาว่าจะต้องทำอย่างไรให้การในการทำงานที่บางครั้งเราจะอาจต้องการสร้างเอกสารที่มีเทมเพลตหรือข้อความแบบเดียวกันแต่มีความแตกต่างกันเพียงบางส่วนของเอกสาร เช่น การออกหนังสือเชิญประชุม หรือ หนังสือราชการต่างๆ  ซึ่งจะพบว่าเนื้อหาจดหมายจะเหมือนเดิมทุกฉบับจะแตกต่างกันเฉพาะชื่อบุคคล หรือหน่วยงานที่ต้องการเชิญเท่านั้นบางคนอาจจะใช้วิธีใช้พิมพ์หนังสือต้นฉบับใน Microsoft Word แล้วคัดลอกตัวหนังสือเชิญเท่ากับจำนวนผู้ที่เราจะเชิญประชุมหรือ ใช้วิธีเขียนด้วยลายมือชื่อที่ละชื่อๆ ในแต่ละฉบับ แต่หากมีการแก้ไข เช่น เปลี่ยนรายละเอียดเล็กน้อยๆ เมื่อเตรียมเสร็จแล้ว ท่านจะต้องทำการแก้ไขทุกฉบับซึ่งดูไม่สวยงาม และไม่เป็นมืออาชีพ ถ้าน้อยๆคงไม่เป็นไร แต่ถ้าสัก 500 ขึ้นไปคงต้องปาดเหงื่อแน่ๆ T_T     

         จดหมายเวียนหรือ Mail Merge เรารู้จักกันใน Microsoft Word ถือว่าเป็นทางเลือกหนึ่งที่ช่วยตอบโจทย์นี้ช่วยให้เราสามารถเตรียมเอกสารที่มีลักษณะเหมือนกัน ทำให้ช่วยลดขั้นตอนการทำงานซ้ำๆ ประหยัดทั้งเวลาและพลังข้าวต้มของเรา เมื่อเราใช้ Mail Merge ในการทำจดหมายเวียน ในการเก็บสำเนาของจดหมายเราก็เพียงแต่เก็บเอกสารหลัก และตารางแหล่งข้อมูลไว้อ้างอิงก็เพียงพอไม่ต้องสำเนาจดหมายทุกฉบับเก็บไว้ นอกจากนั้นแล้วไฟล์แหล่งข้อมูลเราอาจะใช้เก็บข้อมูลฟิลด์อื่น ๆ ที่ไม่ได้ใช้ในการ merge แต่ใช้ในงานอื่น เช่น เก็บข้อมูล ที่อยู่  อีเมลล์ หมายเลขโทรศัพท์ของผู้ที่เราเชิญประชุม เพื่อการติดต่อ และยังสามารถดัดแปลงไฟล์แหล่งข้อมูลมาเป็นใบเซ็นชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมได้ ปัจจุบันงานทะเบียนและประมวลผลนักศึกษาจะได้เตรียมแหล่งข้อมูลที่ใช้บ่อย ๆ ของมหาวิทยาลัย เช่น ออกหนังสือขอความอนุเคราะห์รับสมัครนักศึกษาใหม่ หนังสือขอตรวจสอบคุณวุฒิ เอกสารการสอบ ปะหน้าLabel ที่อยู่นักศึกษา เป็นต้น 

โปรแกรม Microsoft Word  เครื่องมือดังกล่าวคือ Mail Merge หรือการสร้างจดหมายเวียน ในการทำจดหมายเวียนต้องการเอกสาร 2 ส่วนคือ
   1. เอกสารหลัก (main document) เป็นแฟ้มที่เก็บเนื้อความหลัก เช่น จดหมายเชิญประชุม หนังสือราชการ ฯลฯ

   2. แหล่งข้อมูล (data source) เป็นฐานข้อมูลที่เก็บข้อมูลที่แปรเปลี่ยน ไปของเอกสารแต่ละฉบับ เช่น ข้อมูล ชื่อบุคคล หน่วยงาน, ที่อยู่,เบอร์โทร ฯลฯ โดยอยู่ในรูปของตารางข้อมูล ซึ่งอาจสร้างมาจาก MS word, Excel, หรือ ฐานข้อมูล อื่นๆ

***เรียนรู้เพิ่มเติมได้ที่ ==> https://goo.gl/1t2mCl

"ลองทำดูนะครับ แล้วจะรู้ว่ามันไม่ยากอย่างที่คิด"

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
คำสำคัญ (keywords): mail merge  จดหมายเวียน
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 02 มีนาคม 2559 10:47 แก้ไข: 07 มีนาคม 2559 08:44 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Our Shangri-La, Ico24 pompom, และ 4 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

แล้วจะรู้ว่ามันไม่อยากอย่างที่คิด => ไม่ยาก ใช่มั้ยคะ

#โอ๋-อโณ ขอบคุณครับ

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 34.204.191.31
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ