นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 10488
ความเห็น: 11

ใช้ mailmerge ในการสร้าง(รูปแบบ)ข้อสอบแบบปรนัย

เราสามารถใช้เครื่องมือ mailmerge ในการกำหนดรูปแบบของข้อสอบแบบปรนัยได้โดยไม่ต้องเสียเวลาในการจัดทีละข้ออีกต่อไป

การออกข้อสอบแบบปรนัยนอกจากจะต้องเหนื่อยกับการคิดคำถาม และคำตอบจำนวนมากแล้ว ยังต้องมาเหนื่อยกับการจัดรูปแบบของมันให้ลงตัวอีก โดยเฉพาะกรณีที่มีผู้ออกข้อสอบหลายคน แต่ละคนส่งเป็นไฟล์มา แล้วนำมาหลอมรวมกัน ก็จะพบว่า มีปัญหาไม่ใช่น้อยเหมือนกัน เพราะรูปแบบที่แต่ละคนจัดมาจะมีรายละเอียดที่แตกต่างอย่างคิดไม่ถึง

เพื่อลดปัญหาในเรื่องของการจัดรูปแบบ เราสามารถใช้ mailmerge ช่วยได้ครับ โดยมีสิ่งที่ต้องทำย่อๆ ดังนี้

1. ให้ทุกคนที่ออกข้อสอบพิมพ์คำถามลงในไฟล์ตาราง หรือที่รู้จักกันในชื่อ MS Excel ครับ หรือจะพิมพ์ใน MS Word โดยพิมพ์ลงในตารางเช่นกัน

2. สร้างไฟล์แม่แบบของ mailmerge และกำหนดรูปแบบที่ต้องการในไฟล์นี้ให้เรียบร้อย

3. ทำการ mergeข้อมูลจากข้อ 1 เป็นไฟล์ใหม่ จากนั้นแทรกปกข้อสอบไว้ด้านหน้า และปรับรูปแบบอีกเล็กน้อยถ้าต้องการก็เป็นอันเสร็จสิ้น

สำหรับรายละเอียดของวิธีการก็มีดังนี้ครับ

1. ไฟล์คำถามที่พิมพ์ไว้ในตาราง ต้องแบ่งเป็นแถวละ 1 คำถาม ในแต่ละแถวแบ่งเป็น 5 คอลัมน์(สำหรับ 4 ตัวเลือก หากเป็น 5 ตัวเลือก ก็เพิ่มอีก 1 คอลัมน์) คอลัมน์แรกตั้งชื่อว่า Q เป็นคอมลัมน์สำหรับใส่คำถามอย่างเดียว สำหรับคอลัมน์ที่เหลือก็คือตัวเลือกของคำตอบ โดยใส่คอลัมน์ละ 1 คำตอบ ตั้งชื่อเป็น C1, C2, C3, และ C4 ซึ่งหมายถึงตัวเลือกที่ 1 ถึง 4 ตามลำดับ ดูตัวอย่างไฟล์ใน questions.xls

2.สร้างไฟล์ต้นแบบของ mailmerge โดยใช้ MS Word โดยเปิดไฟล์ใหม่ กำหนดหน้ากระดาษให้เรียบร้อย เช่น

    - ตั้งค่าหน้ากระดาษเป็น A4

    - ตั้งขอบกระดาษทั้ง 4 ด้านโดยให้ข้อความห่างจากขอบกระดาษเท่ากัน คือ 2 cm (จะใช้มากกว่าหรือน้อยกว่านี้ก็ได้ครับ แต่ผมคิดว่า 2 cm น่าจะเหมาะสมแล้ว)

     - ตั้งรูปแบบตัวอักษรตามที่ต้องการโดยการเลือกทั้งเอกสาร และเลือกตัวอักษรและขนาดตัวอักษรก่อน

    - เลือกเมนู เครื่องมือ --> จดหมายและเมล ด้านขวามือจะปรากฏตัวช่วยขึ้นมา(หรือจะปรากฏเป็นอย่างอื่น ขึ้นกับรุ่นที่ใช้) ให้เลือกชนิดของเอกสารเป็น ไดเร็กตอรี (หรือ catalog วิธีเรียกอาจจะไม่เหมือนกันในแต่ละรุ่น)คลิก ถัดไป และเลือก ใช้เอกสารปัจจุบัน คลิก ถัดไป เพื่อเลือกผู้รับ และเลือก ใช้รายการที่มีอยู่ และคลิกที่ เลือกดู... จะปรากฎหน้าต่างให้เลือกแหล่งข้อมูล ให้ไปตำแหน่งที่เก็บไฟล์ที่สร้างไว้ในข้อ 1 และเลือกไฟล์ดังกล่าว และคลิกเปิดไฟล์ดังกล่าว ก็จะปรากฎหน้าต่างที่แสดงแผ่นงานในไฟล์ดังกล่าว ให้เลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลที่เตรียมไว้แล้ว ขั้นต่อไปก็จะแสดงข้อมูลในแผ่นงานนั้นให้ดู โดยทั่วไปก็คลิกตกลงได้เลย (ยกเว้นกรณีที่มีข้อความแปลกๆ ปรากฎในบางแถว ก็ต้องเลือกออกไป) เมื่อคลิกตกลงก็จะกลับมาที่ MS Word ให้คลิก ถัดไป เรื่อยๆ อัก 2-3 ครั้งเพื่อจบกระบวนการก่อน (แต่ยังไม่เสร็จ)

    - ขั้นตอนต่อไปก็เป็นขั้นตอนของการเอาข้อมูลข้อสอบมาไว้ในแม่แบบนี้ครับ ปกติเมื่อเข้าสู่การใช้ mailmerge แถบเครื่องมือจอหมายเวียน(mailmerge toolbar)น่าจะปรากฎโดยอัตโนมัติ แต่ถ้าไม่ปรากฎก็ให้คลิกที่ มุมมอง คลิกที่ แถบเครื่องมือ และทำเครื่องหมายถูกที่ จดหมายเวียน ก็จะปรากฎแถบเครื่องมือหน้าตาแบบนี้ครับแถบเครื่องมือจดหมายเวียน

การนำข้อมูลมาใส่ในเอกสาร ภาษาทาง mailmerge เรียกว่า แทรกเขตข้อมูล วิธีทำก็คือ คลิกปุ่มที่ชื่อนี้ในแถบเครื่องมือ (ตัวที่ 6 นับจากซ้าย) ก็จะปรากฎหน้าต่างใหม่ และมีชื่อเขตข้อมูลให้เลือก และเจ้าเขตข้อมูลนี้ก็คือ heading หรือหัวเรื่องของตารางนั่นเองครับ ข้อเสียของ mailmerge ก็คือ เราไม่สามารถแทรกไปจัดรูปแบบไปพร้อมกันได้ ต้องแทรกทีละข้อมูลแล้วออกมาจัดรูปแบบ หากมีเขตข้อมูลที่ต้องแทรกมากก็ต้องเข้าๆ ออกๆ แบบนี้มากครั้งครับ (บางคนอาจจะถามว่า แทรกไปทั้งหมดแล้วออกมาจัดรูปแบบทีเดียวได้หรือไม่ ผมก็ไม่แน่ใจครับ เคยทำเหมือนกัน แต่บางครั้งก็พบปัญหาที่แก้ไม่ตกเลย และต้องลบทิ้งทั้งหมด แล้วมาทำทีละข้อมูลใหม่ ใครมีวิธีดีๆ ช่วยแนะนำด้วยนะครับ) เราเริ่มจากการแทรกข้อมูล Q แล้วออกมาเคาะขึ้นบรรทัดใหม่ จากนั้น ทำแบบเดียวกันสำหรับข้อมูล C1, C2, C3, และ C4  ก็จะได้ข้อมูลทั้งห้าอยู่กันคนละบรรทัด

    - ทีนี้เราก็มาจัดรูปแบบให้มัน ข้อดีของการใช้ mailmerge ก๋็อยู่ตรงนี้ครับ คือ เราจัดเฉพาะตรงนี้ก็พอแล้ว ไม่ต้องไปจัดมันทีละข้อเหมือนกรณีการพิมพ์แบบธรรมดา เราเริ่มจากข้อมูล Q ก่อน เนื่องจากเป็นคำถาม ต้องมีหมายเลขข้อกำกับ เราก็คลิกที่เมนู รูปแบบ เลือก สัญญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและลำดับเลข... และเลือกรูปแบบที่ต้องการ ส่วนใหญ่จะเป็น 1.  2. 3. อะไรทำนองนี้ครับ เวลาเลือกตรงนี้แล้ว MS Word มันจะ(หาเรื่อง)ช่วยเราย่อหน้าเล็กน้อยด้วย ซึ่งเราไม่ต้องการ ก็ต้องมาจัดเองใหม่ โดยคลิกเครื่องหมายสี่เหลี่ยมตรงแถบ ไม้บรรทัด ให้เลื่อนไปจนกระทั่งเครื่องหมายสามเหลี่ยมด้านซ้ายบนเคลื่อนไปชิดขวาของไม้บรรทัด ดังรูปนี้ (อย่าลืมว่า ตัวชี้ต้องอยู่บรรทัด Q นะครับ)
ไม้บรรทัด 

มาถึงตรงนี้บางคนอาจจะบอกว่า ทำไมที่ทำอยู่ไม่เห็นเหมือนในรูปเลย ต้องบอกว่า มันขึ้นกับการเลือกโหมดการแสดงผล ซึ่งสามารถสลับไปมาได้โดยคลิกที่ปุ่ม แสดงข้อมูลผสาน()

    - สำหรับการจัดรูปแบบของคำตอบ ผมเลือกที่จะใช้สัญลักษณ์ที่ตรงกับเครื่องหมายในกระดาษคำตอบครับ จำได้ว่าครั้งแรกก็ใช้ ก ข ค ง ปรากฎว่า เวลาผมมานั่งเฉลย พบว่าต้องมานั่งเสียเวลาแปลง ก เป็นสัญลักษณ์ในกระดาษคำตอบ ซึ่งไม่เป็นผลดีกับนักศึกษาที่ทำข้อสอบครับ ก่อนจะแทรกสัญลักษณ์ก็ให้จัดรูปแบบบรรทัดให้มันเยื้องไปทางขวาจากคำถามเล็กน้อยให้ดูสวยงาม และอยู่ระดับเดียวกัน ใช้วิธีการเลือกทั้ง 4 บรรทัด แล้วเลื่อนเครื่องหมายสี่เหลี่ยมบน ไม้บรรทัด น่าจะง่ายที่สุด ลองดูตัวอย่างไฟล์ใน questions_main.doc สำหรับสัญลักษณ์ให้เลือกเมนู แทรก และเลือก สัญลักษณ์... และเลือกแบบอักษรเป็น Wingdings และหาดูในนั้นจะพบอักษรที่ต้องการครับ เมื่อแทรกแล้วก็เคาะเว้นวรรคระหว่างสัญลักษณ์กับคำตอบสัก 1 ตัวอักษรนะครับ

    - หากจะมีการจัดรูปแบบอื่นๆ อีก ก็ให้ทำให้เรียบร้อยไปทีเดียว เช่น การทำให้เป็น 2 คอลัมน์ ฯลฯ

    - จากนั้นบันทึกไฟล์ไว้ก่อน โดยตั้งชื่อให้รู้ว่า เป็นไฟล์แม่แบบ เช่น questions_main.doc, questions_template.doc อะไรทำนองนี้ครับ ไม่งั้นเวลามาหาอีกครั้งก็จะสับสนได้ครับ

    -  ขั้นตอนต่อไป ก็คือ การผสานหรือที่เรียกว่า merge ข้อมูลแล้วครับ ให้คลิก ผสานเป็นเอกสารใหม่() ให้เลือกผสานทั้งหมด (หรือจะผสานเฉพาะบางระเบียนก็ได้ หากต้องการ) ระบบก็จะทำงานผสานให้และเปิดเป็นไฟล์ใหม่ สิ่งที่ต้องทำต่อไปก็คือ ดูว่า ต้องมีการปรับแต่งหรือไม่ อาจจะมีบางจุดที่ต้องปรับแต่ง เช่น คำถามบางข้อคล่อมระหว่างสองหน้า เราต้องการจัดให้มันอยู่หน้าเดียวกัน จุดที่มีตัวยก และตัวห้อย บริเวณที่ต้องการเน้นด้วยการขีดเส้นใต้ ต้องทำการปรับเองอีกครั้งครับ เมื่อเป็นที่พอใจแล้ว ก็บันทึกไว้ก่อน โดยตั้งชื่อให้เหมาะสมนะครับ

    - ต่อไปก็ต้องนำปกมาแทรกไว้หน้าแรก ตรงนี้ ก็ต้องมีเทคนิคอีกนิดหน่อย วิธีที่ง่ายก็คือ ทำการแทรกส่วน(section) เข้าไป เริ่มด้วยการนำตัวชี้ไปที่ตำแหน่งแรกสุดของไฟล์ (หลังหมายเลข 1. ) เลือกเมนู แทรก ตามด้วย ตัวแบ่ง...  คลิกเลือกที่ปุ่มวงกลมหน้า หน้าถัดไป ใน ชนิดตัวแบ่งส่วน เหตุที่ต้องใช้วิธีแบ่งส่วน เพราะรูปแบบของหน้าแรกกับหน้าอื่นๆ ที่เป็นคำถามอาจจะไม่เป็นรูปแบบเดียวกัน เช่น ในหน้าคำถาม เราต้องการให้เป็น 2 คอลัมนเพื่อประหย้ดกระดาษ แต่หน้าแรก เราต้องการให้เป็นคอลัมน์เดียว การแบ่งส่วนทำให้เราสามารถกำหนดรูปแบบให้อิสระจากกันได้ครับ ลองทำดูนะครับ

    - เมื่อจัดทุกอย่างเป็นที่พอใจแล้ว ก็บันทึกเก็บไว้ใช้ต่อไปครับ

ข้อดีของการทำข้อสอบด้วยวิธีนี้ ก็คือ เราสามารถสลับข้อ หรือแทรกคำถามได้อย่างไม่ยากนักครับ แต่ก็มีข้อจำกัดบางอย่าง เช่น การเน้นข้อความ ตัวยก ตัวห้อย (สูตรคณิตศาสตร์ และเคมีจะมีมาก) ต้องมาปรับใหม่อยู่ดี ท่านใดจะนำไปใช้หรือไม่ใช้ ก็ให้พิจารณาจุดเหล่านี้ก่อนนะครับ

มีประเด็นเพิ่มเติม คือ หากพิมพ์ข้อมูลใน MS Excel ต้องระวังอย่าให้ข้อความมีความยาวมากกว่า 255 ตัวอักษรนะครับ เพราะข้อความที่เลยจาก 255 ตัวอักษรไปแล้ว จะถูกตัดทิ้งครับ แม้ว่าในไฟล์ MS Excel จะยังคงมีครบอยู่ก็ตาม กรณีที่ต้องใช้ข้อความที่ยาวกว่า 255 ตัวอักษร ก็อาจจะพิมพ์ใน MS Excel ก่อนเพื่อสะดวกในการ Sorting หรือการจัดการอย่างอื่นที่จำเป็น จากนั้นทำการ Copy ไปวางไว้ใน MS Word โดยวางให้เป็นตาราง หากคลิกวางธรรมดาแล้วไม่เป็นตาราง ก็เลือกเมนู แก้ไข เลือก วางแบบพิเศษ... และเลือก ข้อความที่ถูกจัดรูปแบบไว้(RTF) จากนั้นบันทึกไฟล์นี้ไว้ และก็ merge ด้วยการใช้ข้อมูลจากไฟล์ MS Word นี้ครับ

ขอบคุณสำหรับความเห็นของทุกท่านครับ ทั้งๆ ที่ยังเขียนไม่จบ..... 

 

หมวดหมู่บันทึก: เรื่องทั่วไป
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 20 ธันวาคม 2550 17:44 แก้ไข: 22 ธันวาคม 2550 11:47 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ขอบคุณสำหรับความรู้ดีๆ น่ะค่ะ ได้รับประโยชน์มากเลยค่ะ แม้ว่าตอนนี้จะไม่ได้ใช้งานด้านนี้แต่ก็เก็บไว้ในคลังสมองได้  เป็นอาหารให้สมองได้เป็นอย่างดี

แค่อ่านชื่อบันทึกก็โดนแล้วครับ "ใช้ mailmerge ในการสร้าง(รูปแบบ)ข้อสอบแบบปรนัย" เห็นปุ่บนึกในใจเลยว่า ทำไมเราไม่เคยคิดเรื่องอย่างนี้มาก่อนนะ ....!!!

ถือเป็นการใช้ความรู้ในการพัฒนางานจากโปรแกรมเดิมๆที่ใช้อยู่ให้ได้งานและร่นเวลาได้อย่างน่าแปลกใจ..... แปลกใจที่ทำไมเรานึกไม่ถึงเลยว่าสามารถมาประยุกต์ใช้แบบนี้ได้ด้วย

ที่เคยประยุกต์ใช้ก็นำมาทำใบประกาศนียบัตรครับ

ขอบคุณครับสำหรับไอเดียดีๆ

in trend มากๆเลยค่ะ กับฤดูกาลออกข้อสอบในขณะนี้ ขอบคุณค่ะ

เคยใช้ mailmerge บ่อยๆ

ปกติใช้ในหนังสือเชิญประชุม แล้วก็ประกาศนียบัตร

ไม่เคยประยุกต์ใช้อย่างอื่น ต้องเอาไปใช้ในการออกข้อสอบบ้างแล้ว ขอบคุณคะ

เคยคิดเหมือนกันคะว่ามันน่าทำได้..แต่คิดรูปแบบไม่ออกว่าจะเป็นลักษณะไหน..เพราะเมื่อก่อนนี้ต้องพิมพ์ข้อสอบเป็นจำนวนมาก และบ่อย ๆ ..แต่พอตอนหลังเริ่มพิมพ์น้อยลง เลยไม่คิดหาวิธีทำอีก..คราวนี้คงไม่ต้องคิดแล้ว..ขอบคุณคะ

Ico48
Hunter (Alone in the dark) [IP: 192.168.100.112]
27 ธันวาคม 2550 15:35
#7116

สุดยอดครับ ไม่เคยคิดมาก่อนเลย นอกจากทำจม.เวียนอย่างเดียว

ครับ mailmerge อาจจะไม่ได้มีความสามารถเฉพาะตามที่ชื่อเรียกแล้วครับ แต่ได้พัฒนาให้สามารถช่วยงานได้กว้างมากขึ้น

ที่สำคัญคือ หากเราใช้เครื่องมือนี้ในงานบางอย่าง แม้ว่า ซอฟท์แวร์จะมีการเปลี่ยนรุ่นไป ก็กระทบเอกสารที่ทำด้วยวิธีนี้ไม่มาก เช่น เอกสารบางอย่างที่เคยสร้างไว้ด้วย MS Word 95/97 หากมาเปิดด้วย MS Word 2000/2003/200x ก็จะพบว่า ต้องมาปรับรูปแบบกันใหม่ แต่หากใช้วิธีนี้เข้าช่วย แม้ต้องปรับรูปแบบใหม่ ก็น่าจะลดงานลงครับ

ต้องเรียนว่า เฉพาะเอกสารบางประเภทเท่านั้นครับ ไม่ใช่ทุกประเภท ต้องเลือกใช้ให้ถูกด้วยนะครับ

เพิ่งเข้ามาอ่านค่ะ ....จะนำไปใช้เลยนะคะ ปกติทำแค่ส่งจดหมายเวียน ...ขอบคุณค่ะสำหรับคำแนะนำดี ๆ..สวัสดีปีใหม่ค่ะ

ขอบคุณครับ และสวัสดีปีใหม่ครับ
  • แจ้งลบกระทู้ไม่เหมาะสมครับ

ลบแล้วครับ ขอบคุณครับ

ความจริงน่าจะมีวิธีซ่อนไว้ก่อนนะ จะได้เอาไว้ตรวจสอบที่มาบ้าง... 

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.215.182.36
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ