การทำ dropdown list ใน Google Sheets

การทำ dropdown list ใน Google Sheets 

     สำหรับใครที่ต้องการนำเครื่องมือเข้ามาประยุกต์ใช้งานในชีวิตประจำวัน ใช้งานสะดวก ออนไลน์เปิดที่ไหนก็ได้ที่มี internet และยังเป็นตัวช่วยในการทำงานร่วมกันที่มากกว่า 1 คนได้พร้อมๆ กัน ขอแนะนำเครื่องมือนี้ว่า "Google Sheets"

ใครหลายคนคงเคยได้ยิน  Google Sheets อยู่แล้ว แต่ยังไม่เคยใช้งาน หรือคิดว่าใช้งานยาก วันนี้จะมาแนะนำวิธีการใช้งาน ในการทำ "dropdown list" เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งานมากยิ่งขึ้น

dropdown list คือ รายการเลือกแบบดึงลง เมื่อใช้เมาส์กดแล้วจะมีรายการแสดงให้เลือก เช่น การเลือกสถานะการทำงาน ได้แก่ ดำเนินการแล้ว, กำลังดำเนินการ, ไม่สามารถดำเนินการได้, รอพิจารณา เป็นต้น ซึ่งหากไม่ได้ทำเป็น dropdown list ผู้ใช้จะต้องบันทึกข้อมูลเอง ซึ่งข้อความอาจจะไม่ครบถ้วน ทำให้ไม่สามารถนับจำนวน หรือกรองข้อมูลได้ เป็นต้น

วิธีการ ดังนี้

1. ผู้ใช้เปิด Google Sheets 

2. เลือก cell ที่ต้องการทำ dropdown list

3. คลิกที่ "Data Validation" ดังรูป

4. เลือก "Criteria" สามารถเลือกได้ 2 แบบ ดังนี้

     4.1 แบบ "List of items" กรณีนี้เป็นการเพิ่มจากข้อความที่มีอยู่ เลือก Criteria เป็น List of items โดยเพิ่มข้อความที่ต้องการ ตามด้วยเครื่องหมาย , (เครื่องหมาย comma) และกด save ดังรูป

     จะได้ dropdown list ตามที่บันทึกข้างต้น

     4.2 แบบ "List from a range" กรณีนี้เหมาะสำหรับข้อมูลที่มีอยู่แล้ว แต่ต้องไปสร้างไว้ก่อนในอีก sheet ดัวอย่างเพิ่มชื่อสถานะไว้ใน sheet ที่ 2 ดังรูป

     เลือก Criteria เป็น List from a range แล้วคลิกที่ปุ่มเพื่อเลือกข้อมูลที่สร้างไว้ ดังรุป

     คลิก sheet ที่ได้สร้างข้อมูลไว้ เลือก cell ที่ต้องการ ระบบจะนำมาแสดงให้ แล้วคลิกปุ่ม "OK"

     จะได้ dropdown list ตามที่บันทึกข้างต้น ข้อมูลจะเหมือนกันทั้ง 2 วิธี

5. เมื่อดำเนินการเรียบร้อยแล้ว หัวรายการจะเป็น list ที่เราสร้างไว้เช่นกัน ดังนั้นเราต้องเอาหัวรายการที่เราสร้างออก ดังรูป

***เสร็จกระบวนการสร้าง dropdown list ดังนั้นผู้ใช้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ กับรายการอื่นๆ ที่ต้องการได้