นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1208
ความเห็น: 0

เทคนิคการทำงานให้มีประสิทธิภาพ

_1_~1

โดย : ผู้ช่วยศาสตราจารย์สมพิศ สุขแสน** 

 

 ” กลยุทธ์ในการสร้างความสำเร็จในการทำงาน ” หรือ ” เทคนิคการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน” ตลอดจนการทำงานอย่างไรให้มีความสุข”ฯลฯ อยู่ตลอดเวลา นั่นแสดงว่าองค์การทั้งหลายต่างก็มีความเห็นตรงกันว่า องค์การจะมีความเจริญก้าวหน้าหรือพัฒนาไปสู่ความเป็นเลิศได้นั้น

สิ่งสำคัญประการหนึ่งอยู่ที่ ผู้ปฏิบัติงานมีคุณภาพ และสามารถทำงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด คำว่า ประสิทธิภาพ ” ( Efficiency ) หมายถึงวิธีการทำงานโดยสิ้นเปลืองเวลา และสูญเสียพลังงานในการทำงานน้อยที่สุดแต่เกิดประโยชน์ และความพึงพอใจสูงสุด ( นันทนา ธรรมบุศย์. 2540 : 25 )

ผู้ที่มีประสิทธิภาพในการทำงานจึงเป็นผู้ที่ฉลาดในการเรียนรู้ รู้ว่าการทำงานอย่างไรจึงจะบรรลุผลสำเร็จในเวลาอันรวดเร็วและมีความผิดพลาดน้อย นั่นก็คือ การลงทุนน้อย แต่ได้ผลตอบแทนมากกว่า ในเชิงเศรษฐศาสตร์อาจเน้นถึงความคุ้มค่าหรือความคุ้มทุนในการปฏิบัติงานด้วย

ส่วนคำว่า “ประสิทธิผล“(Effectiveness) เป็นเรื่องของผลลัพธ์หรือผลสัมฤทธิ์ที่ได้จากการปฏิบัติงานว่าตรงตามวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ งานมีคุณภาพดีหรือไม่ ( ถวัลย์รัฐ วรเทพพุฒิพงษ์. 2540 : 5)

ถ้าผลลัพธ์ที่ได้ตรงตามที่กำหนดวัตถุประสงค์ไว้ ก็ถือว่างานนั้นบรรลุประสิทธิผล แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นการปฏิบัติงานในองค์การควรคำนึงถึงทั้งประสิทธิภาพและ ประสิทธิผลควบคู่กันไปด้วย** ผู้ช่วยศาสตราจารย์ระดับ 8 สถาบันราชภัฏอุตรดิตถ์ เอกสารประกอบการบรรยาย เรื่อง .เทคนิคการทำงานให้มีประสิทธิภาพ . แก่พนักงานองค์การบริหารส่วนจังหวัดอุตรดิตถ์ วันที่ 19 กรกฎาคม 2546 ณ ศาลาประชาคมจังหวัดอุตรดิตถ์

 

คนที่มีประสิทธิภาพมีลักษณะเป็นอย่างไร !

 

การที่เราจะพิจารณาถึงคนที่มีประสิทธิภาพนั้น เราควรพิจารณาจากประเด็นต่อไปนี้

1. ความฉับไว หมายถึง การใช้เวลาได้อย่างดีที่สุด รวดเร็ว ไม่ทำงานล่าช้า แบบเช้าชามเย็นชาม นั่นคือคนที่มีประสิทธิภาพถ้านายมอบหมายงานให้ทำภายในเวลา 10 นาที ก็ควรทำให้เสร็จตามกำหนด ไม่ควรใช้เวลาถึงครึ่งชั่วโมง หรืองานบริการ ผู้รับบริการย่อมต้องการความรวดเร็ว ดังนั้นผู้ให้บริการจะต้องสร้างวัฒนธรรมการให้บริการแบบเบ็ดเสร็จจุดเดียว ( One Stop Service )

2. ความถูกต้องแม่นยำ หมายถึงการผิดพลาดในงานน้อย ตลอดจนมีความแม่นยำในกฎระเบียบ ข้อมูล ตัวเลข หรือสถิติต่างๆ ตลอดจนไม่เลินเล่อจนทำให้เกิดความเสียหายแก่องค์การ ต้องตรวจทานงานก่อนเสนอนายเสมอ

3. ความรู้ หมายถึง การมีองค์ความรู้ในงานดี รู้จักศึกษาหาความรู้ในเรื่องงานที่กำลังทำอยู่ตลอดเวลา มิใช่การมีวุฒิการศึกษาสูงเท่านั้น แต่คนที่มีประสิทธิภาพจะเป็นผู้ที่แสวงหาความรู้อยู่ตลอดเวลาดังคำกล่าวที่ ว่า ” No one is too old to learn ” หรือที่เรียกว่า  ” พวกน้ำไม่เต็มแก้ว ” ทั้งการเรียนรู้ด้วยตนเอง เรียนรู้จากองค์การ เรียนรู้จากผู้อื่น เรียนรู้จากอินเทอร์เน็ต เป็นต้น โดยเรียนให้ รู้จริง และรู้แจ้ง ” และนำความรู้นั้นมาปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น

4. ประสบการณ์ หมายถึง การรอบรู้ หรือรู้รอบด้าน จากการการได้เห็น ได้สัมผัส ได้ลงมือปฏิบัติบ่อยๆ มิใช่มีความรู้ด้านวิชาการแต่เพียงอย่างเดียว เช่น เป็นหมอที่รักษาคนไข้มานาน เป็นอาจารย์ที่สอนนักศึกษามานาน หรือเป็นเจ้าหน้าที่ธุรการมานาน บุคลเหล่านี้เราอาจเรียกว่า ” ผู้มีชั่วโมงบินสูงในการทำงาน คนเหล่านี้ถือว่าเป็นผู้มีประสบการณ์สูง จะทำงานผิดพลาดน้อย สมควรที่องค์การจะต้องธำรงรักษาบุคคลเหล่านี้ให้อยู่ในองค์การนานที่สุด เพราะคนเหล่านี้จะทำให้องค์การพัฒนาได้เร็ว

5. ความคิดสร้างสรรค์ ( Creative ) หมายถึงการคิดริเริ่ม สิ่งใหม่ๆ มุมมองแปลกใหม่ ที่เรียกว่า ” นวัตกรรม” ( Innovation) มาใช้ในองค์การ เช่น คิดระบบการให้บริการใหม่ๆที่ลดขั้นตอน คิดระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานแบบใหม่ คิดวิธีการบริหารงานแบบเชิงรุก คิดปรับปรุงอาคารสถานที่แบบเอนกประสงค์ เป็นต้น คนที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นคนที่ชอบคิด หรือ เก่งคิด หรือมองไปข้างหน้าตลอดเวลาที่เราเรียกว่ามี ” วิสัยทัศน์ ” (Vision ) ไม่ใช่พวกที่ชอบทำงานตามคำสั่ง และจะต้องไม่ทำงานประจำวันเหมือนกับหุ่นยนต์การพิจารณาความมีประสิทธิภาพของ บุคลากรในองค์การที่กล่าวมาแล้วข้างต้น เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้น แต่ก็สามารถนำมาใช้เป็นกรอบหรือทิศทางในการประเมินบุคคลในการปฏิบัติงาน เพื่อพิจารณาความดี ความชอบ หรือเลื่อนชั้น เลื่อนตำแหน่งได้เป็นอย่างดี

 

ทำงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพและมีความสุข !

” การทำงาน คือ กระบวนการพิสูจน์ความสามารถ ความดีงาม อุดมการณ์ของตนเอง อันจะนำมาซึ่งความสำเร็จ และความสำเร็จในชีวิตการงานและครอบครัว ” การทำงานให้ดี ประสบความสำเร็จจึงเป็นเป้าหมายหลักที่จะนำมาซึ่งความสุขในชีวิต ( อารี พันธ์มณี. 2541 : 6 ) การเรียนรู้เทคนิคหรือกลยุทธ์ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพจึงเป็นการย่นระยะทางของชีวิต ประหยัดเวลา และถึงเส้นชัยได้เร็วกว่า

หลายองค์การเรามักพบว่า บุคลากรมีประสิทธิภาพในการทำงานไม่เท่ากัน จะเห็นว่าส่วนหนึ่งเกิดจากการมีนิสัยที่ไม่ค่อยเหมาะสมหรือนิสัยที่ไม่ดีในการทำงาน เช่น ชอบทำงานผลัดวันประกันพรุ่งเกียจคร้าน  ขาดความอดทนที่จะรอคอย  วิตกกังวลถึงความล้มเหลว ไม่พอใจในการถูกตำหนิจากนายมีความขัดแย้งในหน่วยงาน ตลอดจนปัดแข้งปัดขากันในการทำงาน ฯลฯ   ดังนั้นผู้ที่ปรารถนาความสำเร็จในการทำงานและอยากมีความสุขในการทำงาน จึงควรพัฒนานิสัยที่ดี และมีเทคนิคในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

1. รู้จักตั้งเป้าหมายในการทำงาน   ก่อนที่จะเริ่มต้นในการทำงานทุกครั้งต้องตั้งเป้าหมายในการทำงานล่วงหน้า และต้องเป็นเป้าหมายที่ชัดเจน กำหนดให้อยู่ในรูปของการปฏิบัติการ (Action Oriented )ได้จริง  ทั้งเป้าหมายระยะยาว เป้าหมายระยะกลาง และเป้าหมายระยะสั้น การตั้งเป้าหมายจึงเป็นการวางแผนการทำงานไว้ล่วงหน้า  ซึ่งจะช่วยทำให้การปฏิบัติงานมีทิศทาง  ” เปรียบเสมือนเรือที่มีหางเสือ “ ผิดพลาดน้อย และตรงจุดมุ่งหมายขององค์การ

2. รู้จักบริหารเวลา จากคำกล่าวที่ว่า . ทุกคนอาจมีทรัพยากรอื่นไม่เท่าเทียมกัน แต่ทุกคนมีทรัพยากร .เวลาวันละ 24 ชั่วโมงหรือ สัปดาห์ละ 168 ชั่วโมง เท่ากัน จะเกิดประโยชน์คุ้มค่าแค่ไหนขึ้นอยู่กับการรู้จักบริหารเวลาของแต่ละคน ..เวลาจึงเป็นเงินเป็นทอง ...

หรือ ลอร์ด เชสเตอร์ฟิลด์ ได้มีจดหมายถึงลูกชายว่า “.พ่ออยากให้ลูกคำนึงถึงคุณค่าของเวลาที่แท้จริง ทุกคนชอบพูดว่าเวลาเป็นของมีค่า แต่น้อยคนที่จะใช้เวลานั้นให้คุ้มค่าจริงๆ   คนโง่เท่านั้นที่ชอบปล่อยให้เวลาล่วงไปอย่างว่างเปล่า ด้วยการพูดพล่าม ฆ่าเวลาโดยไร้ประโยชน์ นาฬิกาแดดตามสถานที่ต่างๆเป็นเครื่องเตือนสติพวกเราให้รู้ว่าควรจะใช้เวลา ให้เกิดประโยชน์อย่างไร และจะหาอะไรมาทดแทนไม่ได้เมื่อเราสูญเสียเวลานั้นไป “( บุญมาก พรหมพ้วย. 2541 : 15)

จากคำกล่าวข้างต้นแสดงถึงความสำคัญของเวลา และการรู้จักบริหารเวลาการบริหารเวลาให้เป็นจะช่วยลดความไม่เป็นระเบียบในชีวิต เพิ่มความสุข และความสำเร็จให้แก่ตนเองและการทำงาน ยิ่งในภาคธุรกิจ เวลาเป็นสิ่งสำคัญมาก นักธุรกิจจะพยายามใช้เวลาในการเดินทางให้เกิดประโยชน์มากที่สุด เช่น นั่งวางแผนกิจกรรมประจำวัน และอนาคต  ฟังเพลง ฟังธรรมะพูดอัดเทป พิมพ์งาน อ่านหนังสือ ฯลฯ

นอกจากนั้นผู้ประสบความสำเร็จในชีวิตหลายคนของโลกถือว่าเวลาสำคัญต่อความ สำเร็จของตนมาก เช่น โป๊ป ลี โอ ที่ 13 มหาเศรษฐีโอนาซีส ยอร์ช โซรอส( นักค้าเงินของโลก ) บิล เกตส์ ( นักปฏิวัติวงการไอทีของโลก)  ฯลฯ พวกเขาเหล่านี้ใช้เวลานอนน้อย ส่วนเวลาที่เหลือคือ เวลาของการคิด และการทำงาน

 

เทคนิคการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพสามารถกระทำได้ดังนี้ !


   2.1 ฝึกวางนโยบายเวลา หรือกำหนดตารางเวลาในการทำงาน ว่าในแต่ละวันจะทำอะไรบ้างซึ่งจะทำให้เราสามารถควบคุมเวลาส่วนใหญ่ได้ และเป็นการสร้างวินัยแก่ตนเอง เช่น วัน เวลา ความสำคัญมาก ปานกลาง น้อย

วัน

เวลา

ความสำคัญ

 

กิจกรรม

 

มาก ปานกลาง น้อย
จันทร์ 09.00 . 10.30 น.10.30 . 12.00 น.

12.00 – 13.00 น.

13.00 . 15.00 น.

15.00 . 16.30 น

 

//

/

 /  / – ตรวจสอบแฟ้ม / ติดตามข้อมูลประชุม- เตรียมข้อมูลงบประมาณ / งานประจำ

– รับประทานอาหาร/ อ่านหนังสือพิมพ์

– ประชุมเกี่ยวกับงบประมาณแผ่นดิน

– นัดพบฝ่ายประชาสัมพันธ์ /มอบหมาย

งานวันต่อไป

   2.2 ควร มีสมุดโน๊ต (Note Book ) บันทึกการนัดสำคัญๆ หรือกิจกรรมที่จะต้องทำในวันหนึ่งๆ เพื่อเตือนความจำ ป้องกันการลืม หรือความสับสนในการทำงาน อันจะทำให้เสียเวลาโดยใช่เหตุอย่าคิดว่าเราเป็นคนจำแม่น ไม่จำเป็นต้องมีสมุดช่วยจำ แต่ถ้าเรามีงานมาก และมีเหตุการณ์อื่นๆเข้ามาเกี่ยวข้องอีก ย่อมทำให้ลืมงานบางประเด็นที่ต้องทำ สมุดโน๊ตจะช่วยเราได้มาก

   2.3 จัดลำดับความสำคัญของงานก่อน / หลัง ( Set Priority ) โดยการวิเคราะห์ว่า งานใดสำคัญ และเร่งด่วนควรดำเนินการก่อน งานใดเป็นงานไม่สำคัญไม่เร่งด่วน เป็นงานเล็กน้อยควรให้ความสำคัญอันดับหลัง ยกตัวอย่างลำดับความสำคัญของงานที่ควรตัดสินใจ

        2.3.1 งานสำคัญและเร่งด่วน เช่น เตรียมข้อมูลงบประมาณเข้าประชุมพรุ่งนี้ 9.30 น.        

        2.3.2 งานที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ เช่น มีหน่วยงานภายนอกมาขอพบเพื่อเชิญคุณเป็นประธานการทอดผ้าป่าสามัคคี และผู้มาเชิญกำลังรอคำตอบ

        2.3.3 งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เช่น การปรับปรุงสวนหย่อมของหน่วยงานการตรวจสุขภาพประจำปีของตนเอง การออกกำลังกายเพื่อสุขภาพ ฯลฯ

        2.3.4 งานที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน หรืองานเล็กๆ น้อยๆ เช่น การทำความสะอาดโต๊ะทำงาน การนัดเฮฮาปาร์ตี้กับเพื่อน การการไปชมละครการกุศล ฯลฯ

   2.4 ใช้เทคโนโลยีในการทำงาน / สั่งงานและ ติดตามงาน เช่น การใช้โทรศัพท์ ติดต่อประสานงาน การประชุมทางโทรศัพท์ หรือการใช้ Teleconferencing System แฟกซ์ คอมพิวเตอร์การสั่งราชการโดยผ่านระบบอินเทอร์เน็ต เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อผู้ปฏิบัติงานจะได้ปฏิบัติงานด้วยความรวดเร็วและผู้บริหารจะได้ ประหยัดเวลาในการบริหารงาน เพราะในโลกของความเป็นจริงผู้บริหารจะนั่งประจำที่โต๊ะทำงานน้อย แต่กิจกรรมประจำวันส่วนใหญ่จะเป็นการประชุม เยี่ยมเยียนหน่วยงานเปิด- ปิดงาน ติดต่อประสานงานภายนอกมากกว่า

   2.5 กำหนดเส้นตาย ( Dead Line ) ของงาน เป็นการบังคับให้ตนเองต้องทำงานตามเวลาที่กำหนด เช่น วันสุดท้ายของการส่งรายงาน วันสุดท้ายของการเสนองบประมาณ ฯลฯ  

   2.6 จัดสภาพแวดล้อมในที่ทำงานให้สะดวก เพื่อประหยัดเวลาในการทำงาน เช่น ใช้. เทคนิค 5 ส. . เป็นต้น เพราะถ้าสภาพแวดล้อมในการทำงานดี หยิบง่าย ใช้คล่อง มองก็งามตาย่อมทำให้ผู้ปฏิบัติงานไม่เสียเวลาในการทำงาน

   2.7 หลีกเลี่ยงการผลัดวันประกันพรุ่ง การเลื่อนเวลาที่จะทำบ่อยๆจะทำให้เกิดความเคยชินยิ่งทำให้งานคั่งค้าง เสมือน ” ดินพอกหางหมู “

   2.8 สร้างเวลาที่มีอยู่ทุกที่ ที่มีโอกาสให้คุ้มค่า เช่น ในขณะที่หุงข้าว ก็ เอาผ้าใส่เครื่องซักผ้าเตรียมอาหาร ฟังข่าวจากวิทยุ / โทรทัศน์ไปด้วย หรือขณะรอรถไฟ ก็อ่านหนังสือไปด้วย

   2.9 ไม่ใช้เวลาฟุ่มเฟือยไปกับกิจกรรมที่ไม่เกิดประโยชน์ เช่น ไม่ไปสถานที่อโคจรยามค่ำคืนไม่รับประทานอาหารแบบไม่กำหนดเวลา ไม่เดินทอดน่อง หรือ สนทนาเรื่องไร้สาระฯลฯ

3. การเพิ่มความมั่นใจในการทำงานให้ตนเอง ในโลกปัจจุบันนี้ยังมี คนอีกจำนวนไม่น้อยที่ขาดความเชื่อมั่นในตนเอง หรือขาดความมั่นใจในการทำงาน ไม่กล้าแสดงออกในทางที่ถูกที่ควร ดูถูกความสามารถของตนเอง คิดว่าตนเองมีปมด้อย ไม่เก่งเหมือนคนอื่น และคิดว่าตนหมดหวังที่จะประสบความสำเร็จในชีวิต ผู้เขียนขอแนะนำวิธีสร้างความมั่นใจในการทำงานให้ตนเอง ดังนี้

   3.1 ฝึกมองหาข้อดี หรือข้อเด่นและความสำเร็จของตนเอง เช่น อย่างน้อยเราเป็นคนที่มีความจำดี พูดเก่ง เขียนหนังสือสวย เพื่อนฝูงรัก ครอบครัวอบอุ่น ใช้คอมพิวเตอร์เก่ง ฯลฯจะช่วยให้เราภูมิใจตนเอง ความภูมิใจตนเองจะทำให้เราเห็นคุณค่าของตนเอง และจะมีความมั่นใจในการทำงาน งานที่ออกมาก็จะมีประสิทธิภาพ

   3.2 เสริมสร้างองค์ความรู้แก่ตนเองให้รอบด้าน หรือที่เรียกว่ามี ” ภูมิปัญญา ” เช่นเป็นคนอ่านมาก ฟังมาก บันทึกคำขวัญหรือคติพจน์ สถิติ ตัวเลข สำคัญๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานของตน เช่นนายสมัคร สุนทรเวช เป็นผู้ที่มีข้อมูลตัวเลขมาก เวลาพูดในที่สาธารณะจึงสร้างความความยอมรับจากผู้ฟังได้ดี เมื่อผู้อื่นเกิดการยอมรับ ย่อมทำให้มีความมั่นใจตนเองสูงขึ้น

   3.3 หลีกเลี่ยงการตำหนิตนเองในทางลบ เพราะจะทำให้เราขาดความมั่นใจในตนเอง เช่น หลีกเลี่ยงการตำหนิว่า . ..ฉันขี้เหร่กว่าเพื่อน… ” ฉันอ้วนเกินไป.ฉันผอมเกินไป.”. …งานนี้ฉันทำไม่สำเร็จแน่ๆ. . ” ฉันคงไม่มีความสามารถเป็นตัวแทนคณาจารย์ของสภาประจำสถาบัน…”

   3.4 พยายามสร้างมโนภาพในทางบวกให้กับตนเอง เช่นคิดว่า . ..สักวันหนึ่งเราจะต้องร่ำรวย… ..เราจะต้องพบเนื้อคู่ในไม่ช้านี้แน่นอน.. … ” เราจะต้องถูกล๊อตเตอรี่ งวดนี้ แน่นอน.. “. .เราจะต้องมีสุขภาพดีแน่นอนถ้าเราออกกำลังกายสม่ำเสมอ…

   3.5 ให้ปรับปรุงรูปลักษณ์ภายนอกของตนเองเสียใหม่ เช่น เปลี่ยนทรงผม เปลี่ยนสไตล์เสื้อผ้า ลดน้ำหนัก ( ถ้าเป็นคนอ้วน) การดูแลรักษาผิวพรรณ ปรับปรุงการพูด กิริยาท่าทางเสียใหม่จะทำให้เราเกิดความมั่นใจในการทำงานมากขึ้น

   3.6 จงกล้าคิด กล้าทำในสิ่งที่ถูกต้อง และกล้าประเมินตนเองว่าตนบกพร่องในเรื่องใดเพื่อหาทางปรับปรุงแก้ไข แต่ในขณะเดียวกันก็ต้องไม่ก้าวร้าวผู้อื่นด้วย

   3.7 จงหาชัยชนะสัก 2-3 อย่างให้ตนเอง เพื่อจะได้พบการท้าทายที่ใหญ่กว่า เช่น มีโอกาสลงแข่งขันกีฬาที่ชอบและชนะ ได้รับรางวัลประกวดคำขวัญ ประกวดเรียงความ เขียนบทความ หรือได้รับการยกย่องเป็นครูดีเด่น เป็นต้น

4. มีความร่วมมือร่วมใจในการทำงานเป็นทีม ( Team Work ) หรือ สร้างการทำงานเป็นทีมให้เข้มแข็ง เพราะทีมงานเป็นกุญแจสำคัญแห่งความสำเร็จ และความล้มเหลวในการทำงานได้ ทีมงานที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีผู้นำที่มีความสามารถ มีการยอมรับซึ่งกันและกัน มีความไว้วางใจกัน มีความรักใคร่ในทีมงาน ร่วมมือร่วมใจในการทำงานอย่างจริงจังจริงใจ ขจัดปัญหาความขัดแย้งระหว่างบุคคลในทีมงาน แบ่งผลประโยชน์ร่วมกันในทีมงานอย่างยุติธรรม มีการติดต่อประสานงานที่ดีระหว่างกันโดยเฉพาะการติดต่อสื่อสารระบบเปิด ( Open Communication ) และการสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานร่วมกัน การมีทีมงานที่ดี เปรียบเสมือน ” วงดนตรีที่มีการประสานเสียงกันเป็นอย่างดี เพลงย่อมมีความไพเราะ “

อุปสรรคบางประการที่อาจทำให้การสร้างทีมงานไม่มีประสิทธิภาพ เช่น ผู้นำหรือผู้บริหารกำหนดเป้าหมายของงานไม่ชัดเจน ผู้นำเห็นแก่ตัวและชอบนำความดีความชอบของลูกน้องมาเป็นของตน สมาชิกของทีมงานไม่เข้าใจบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของตน ระบบการติดต่อสื่อสารไม่ดี ขาดภาวะผู้นำที่เข้มแข็ง เป็นต้น

5. ต้องมีคุณธรรมในการทำงาน คุณธรรมที่สำคัญที่เราสามารถยึดเป็นแนวทางในการทำงานให้มีประสิทธิภาพคือ หลักธรรมะที่เรียกว่า ” อิทธิบาท 4 ” ในการทำงาน คือ  

ฉันทะ หมายถึง ต้องมีความพอใจและรักใคร่ในงานที่ทำอย่างจริงจัง  

วิริยะ หมายถึง ความเพียรพยายามในงานที่ได้รับมอบหมายให้บรรลุผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ  

จิตตะ หมายถึง การมีใจจดจ่อต่องานที่ทำ มีสมาธิ ไม่วอกแวกทำงานผิดพลาดน้อย  

วิมังสา หมายถึง การทบทวน ตรวจสอบงานที่ทำอยู่เสมอ ถ้าเบี่ยงเบนไปจากเป้าหมาย หรือผิดพลาดต้องปรับปรุงแก้ไข นอกจากนั้นผู้ปฏิบัติงานในองค์การทุกคนจะต้องไม่ปฏิบัติหรือประพฤติในสิ่ง ที่อาจทำให้เกิดความเสียหายต่อองค์การ หรือเกิดความลำเอียงในการปฏิบัติหน้าที่ตลอดจนมีความรับผิดชอบ ซื่อสัตย์สุจริต ยุติธรรม และโปร่งใสตรวจสอบได้ โดยยึดหลัก ” ธรรมาภิบาล “( Good Governance ) ในการบริหารงานและปฏิบัติงานอย่างเคร่งครัด

6. ฝึกเป็นคนที่ชอบกระทำหรือลงมือปฏิบัติมากกว่าพูด ที่เรียกว่า . Action Man . อย่าเป็นคนประเภท ” ชอบพูดมากกว่าทำ ” ( Talk Man ) เพราะมีสุภาษิตกล่าวไว้ว่า ” คนที่พูดเก่งที่สุด มักเป็นคนที่กระทำน้อยที่สุด ” ( The greatest talkers are always the least doers. ) เนื่องจากพูดง่ายกว่าการกระทำ ดังนั้นถ้าองค์กรมีแต่พวกชอบพูด และบางครั้งก็ชอบพูดไม่สร้างสรรค์ ก็อาจทำให้เกิดความขัดแย้งในองค์กรได้

7. รู้จักกระตุ้นเตือนตัวเอง ( to remind ) หรือสร้างแรงจูงใจ ( Motivation) ภายใน ให้อยากทำงานตลอดเวลา โดยมิต้องให้ใครบังคับ มีศรัทธาในงาน และองค์การที่ทำงานอยู่ ให้คิดอยู่เสมอว่า "องค์การเปรียบเสมือนบ้านของเรา “

8. ปรับทัศนคติ และค่านิยมที่ไม่เหมาะสมเสียใหม่ เช่น .การทำงานเป็นเล่น . .การประจบสอพลอ . การมีเส้นสายหรือระบบพรรคพวก . . การเกรงใจโดยไร้เหตุผล . ตลอดจนนิสัยที่ไม่พึงประสงค์ เช่น ขี้เกียจ .. ขี้โกง. ขี้ฉ้อ. ขี้อิจฉา. ขี้ประจบ…

9. สร้างมนุษยสัมพันธ์ในการทำงาน “มนุษยสัมพันธ์คือการใช้ศิลปะใน การสร้างมิตรไมตรีต่อกัน” เช่น รู้จักช่วยเหลือเกื้อกูลกัน การยิ้มแย้มแจ่มใสต่อกัน ให้อภัยกัน รู้จักเอาใจเขามาใส่ใจเรา โดยปกติคนส่วนใหญ่เต็มใจและยินดีที่จะผูกมิตรไมตรีแก่กัน ดังนั้นเราต้องเริ่มต้นที่ตัวเราจากการสนทนาหรือทักทายกับผู้อื่นก่อน ฝึกเป็นคนที่รู้จักเสียสละหรือ ” ให้ ” มากกว่า “รับ ” ( Give more take less ) รู้จัก ” ให้อภัย ” และ ” รู้จักลืม” ( forgive and forget ) ความสัมพันธ์ในองค์การจะเป็นเสมือนโซ่ทองคล้องใจซึ่งกันและกัน และจะช่วยผลักดันให้งานบรรลุผลสำเร็จได้ตามที่มุ่งหมายไว้

กรณีถ้าเป็นผู้บริหาร จะต้องมีเทคนิคในการบริหารอย่างไรให้มีประสิทธิภาพนั้นได้มีนักวิชาการหลายท่านกล่าวเอาไว้มากมาย ในที่นี้ใคร่ขอเสนอแนวทางที่ผู้บริหารจะประสบความสำเร็จในโลกของการบริหาร อย่างแท้จริง จากการรู้จักจัดการกับ 3 สิ่งคือ

1. การจัดการกับตนเอง ( Managing Yourself ) โดยเริ่มต้นที่การรู้จักวิเคราะห์ตนเอง เปิดใจยอมรับจุดอ่อน จุดแข็งของตน เพื่อหาทางแก้ไขนิสัยที่ไม่ดี โดยค่อยๆลด ละ หรือเลิกนิสัยเดิมทีละน้อยๆ จนเลิกได้ในที่สุด เช่น รู้จักศักยภาพทางความรู้ ความสามารถ ทักษะของตน รู้ฐานะทางการเงินของตนว่า มีหนี้สินหรือไม่เพียงใด หลังจากวิเคราะห์ตนเองแล้ว ต้องยอมรับจุดอ่อนของตน และสร้างเสริมนิสัยใหม่ เพื่อจะได้เป็นผู้บริหารที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งได้แก่

   1.1 การทำงานเชิงรุก ( Proactive ) คือการทำงานที่มุ่งไปข้างหน้า โดยใช้วิจารณญาณของตน ทำงานเชิงป้องกันไว้ก่อน ที่จะเกิดปัญหา

   1.2 เริ่มต้นการทำงานทุกอย่างด้วยการกำหนดจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์เสมอเพราะ จะทำให้เห็นทิศทางในการทำงานและวิธีการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายนั้น

   1.3 จัดลำดับความสำคัญก่อนหลังของงาน เพื่อไปสู่การบรรลุจุดมุ่งหมาย

   1.4 คิดแบบ ชนะ – ชนะ ( Think Win – Win ) คือการสร้างทัศนคติให้ทุกฝ่ายในองค์การเป็นผู้ชนะด้วยกัน ไม่ใช่ ” ชนะ – แพ้ ” จะยิ่งทำให้เกิดความขัดแย้งในองค์การ

   1.5 รู้จักเอาใจเขามาใส่ใจเรา โดยเฉพาะต้องเข้าใจพฤติกรรม และความต้องการของผู้ใต้บังคับบัญชาเสียก่อน เพราะผู้บริหารต้องอาศัยบุคลเหล่านั้นทำงานให้บรรลุจุดมุ่งหมาย

   1.6 การประสานความคิดและความแตกต่างระหว่างกันในองค์การให้เป็นหนึ่งเดียว เพื่อสร้างพลังในองค์การให้ร่วมกันพัฒนาและฝ่าฟันอุปสรรค

   1.7 ความสามารถควบตนเอง ( Self – Regulation ) โดยเฉพาะการคุมอารมณ์ (Emotional Intelligence ) ผู้บริหารที่ดีจะต้องควบคุมอารมณ์ในการปฏิบัติงานได้ และคำนึงถึงผลกระทบของภาวะอารมณ์ตนที่อาจจะเกิดกับผู้อื่นอยู่เสมอ

2. การจัดการกับคนในองค์การ ( Management People ) ผู้บริหารจะต้องตระหนักถึงคนในองค์กร โดยเริ่มต้นจากการเข้าใจธรรมชาติของคน นิสัยใจคอพื้นฐาน และความต้องการเสียก่อน เมื่อเข้าใจผู้ใต้บังคับบัญชาในองค์การแล้ว ผู้บริหารต้องรู้จักใช้แรงจูงใจ ( Motivation) เพื่อให้เกิดพฤติกรรมเชิงบวกในการทำงาน

นอกจากนั้นผู้บริหารจะต้องใช้หลักการบริหารงานแบบมีส่วนร่วม ( Participation ) การกระจายงาน( Decentralization ) การมอบหมายงงาน ( Empowerment ) การติดต่อสื่อสารแบบสองทาง ตลอดจนการการกำกับติดตามควบคุมงาน (Monitoring ) อยู่ห่างๆ

3. การจัดการกับงาน ( Managing Work ) ผู้บริหารต้องรู้จักใช้ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์องค์กร บริหารองค์กร โดยเน้นคุณภาพเป็นหลัก หรือการนำเอกหลักการบริหารคุณภาพ (Quality Management) มาใช้ ปรับปรุงระบบการทำงานแบบใหม่ จัดคนให้เหมาะกับงาน วางแผนการจัดสรรและควบคุมงบประมาณ การจัดระบบอำนวยความสะดวกต่างๆ ตลอดจนการจัดสภาพแวดล้อมในการ ทำงานที่เหมาะสม และเอื้ออำนวยต่อการทำงาน

นอกจากนั้นผู้บริหารจะต้องปรับองค์การไปสู่  องค์กรแห่งการเรียนรู้(Learning Organization) ซึ่ง Peter Senge (โสมสกาว สนิทวงศ์ฯ. 2543 : 47 ) ได้สรุปว่า ” องค์กรแห่งการเรียนรู้เป็นองค์กรที่บุคคลภายในองค์กรได้ทำการเพิ่มพูนความรู้ สมรรถภาพศักยภาพของตนเองอย่างต่อเนื่อง เพื่อสร้างสรรค์ผลผลิตและอนาคตที่ดีแก่องค์การ โดยเน้นการเรียนรู้ร่วมกัน ส่งเสริมสนับสนุนการคิดใหม่ๆที่ได้จากการเรียนรู้และนำมาใช้สร้างสรรค์สิ่งใหม่ในองค์กร”

สรุป !

เทคนิคในการทำงานที่มีประสิทธิภาพที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ จะเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยทำให้ผู้ที่ปฏิบัติงานในองค์การ ทั้งผู้บริหารและผู้ใต้บังคับบัญชามีความสุขในการทำงาน เพราะ ” งานคือชีวิต ชีวิตคืองาน หากงานดี ชีวิตก็จะดีตาม หากขาดงาน ก็คือขาดชีวิต ” ทุกครั้งเมื่อคุณรู้สึกท้อแท้ และสิ้นหวัง…ให้คุณลงมือทำงาน หากคุณรู้สึกว้าเหว่ เดียวดาย… เหงา.ให้คุณลงมือทำงาน หากคุณรู้สึกสูญเสียและพ่ายแพ้.ให้คุณลงมือทำงาน…

งานจึงเป็นกุญแจที่จะนำไปสู่ความสุข กำลังใจ ความหวังและพลังในการทำงานในองค์กรให้มีประสิทธิภาพได้ เมื่อองค์กรมีประสิทธิภาพ องค์กรก็จะอยู่รอดและเติบโตก้าวหน้า นั้นก็คือความยั่งยืนในการพัฒนาองค์กรนั่นเอง..

 

-----------

ขอขอบคุณบทความ : https://bongkotsakorn.wordpress.com/

Sections: บริหารทรัพยากรมนุษย์
License: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
created: 26 Febuary 2016 16:53 Modified: 26 Febuary 2016 16:54 [ Report Abuse ]
ดอกไม้
People who like this: Ico24 คนธรรมดา and Ico24 เปตอง.
People Who Like This
 
Facebook
Twitter
Google

Other Posts By This Blogger

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.229.122.166
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ