นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1385
ความเห็น: 7

การแสดงเป็นมืออาชีพของฝ่ายสนับสนุนช่วยลดเวลาได้มหาศาล

หากเพียงเสนอว่า เรื่องนี้มีส่วนที่ปรับเปลี่ยนคืออะไรบ้าง อย่างไร ส่วนที่เหลือเหมือนเดิม เพียงเท่านี้ก็จะทำให้ผู้รับต่อ ๆ ไปไม่ต้องอ่านเรื่องทั้งหมด

ฝ่ายสนันสนุนถือว่าเป็นมืออาชีพในองค์กรของรัฐ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในมหาวิทยาลัย เพราะมีทั้งนักการเงิน บัญชี การเจ้าหน้าที่ กิจการนักศึกษา วิชาการศึกษา สารบรรณ นักวิเคราะห์ ฯลฯ ที่บอกเป็นมืออาชีพเพราะท่านทำงานกับแนวปฏิบัติ กฏระเบียบในหน้าที่ของท่านทุกวัน ทีนี้จะนำมาลดต้นทุนได้มหาศาลได้อย่างไรตามหัวเรื่องที่ตั้งไว้  ขอเรียนว่าทำไม่ยาก ขออย่างเดียวให้ช่วยกันทำ  

สิ่งที่เห็นประจำก็คือ จะมีการประกาศปรับปรุง กฎ ระเบียบ หลักเกณฑ์ปฏิบัติงานมาเป็นประจำ ซึ่งท่านในฐานะผู้แม่นในกฎ ระเบียบ ดูผ่าน ๆ ก็รู้ว่า มีอะไรเปลี่ยนไปบ้าง  แต่ที่พบส่วนใหญ่มักจะเสนอว่า เพื่อทราบและแจ้งเพื่อถือปฏิบัติ โดยไม่บอกว่าที่ปรับเปลี่ยนนะมีอะไรบ้าง

หลาย ๆ เรื่อง มีเอกสารหลายหน้า แต่มีการปรับเปลี่ยนไม่กี่ประเด็น หากเพียงเสนอว่า เรื่องนี้มีส่วนที่ปรับเปลี่ยนคืออะไรบ้าง อย่างไร ส่วนที่เหลือเหมือนเดิม เพียงเท่านี้ก็จะทำให้ผู้รับต่อ ๆ ไปไม่ต้องอ่านเรื่องทั้งหมด ลองคิดง่ายๆ ว่า เมื่อเอกสารมาถึงมหาวิทยาลัย ผู้ดูแลก็อ่านวิเคราะห์ สรุปอย่างที่ว่า ผู้รับถัดไปก็ไม่ต้องเสียเวลาอ่าน สามหน้า/ห้าหน้า รวมไปถึงผู้ปฏิบัติสุดท้าย

ลองคำนวนเวลาดูการอ่านสามหน้ากับห้าบรรทัด คูณจำนวนผู้ต้องอ่าน จะเห็นว่าลดเวลาได้มาศาลเพียงใด แต่ท่านซึ่งเป็นมืออาชีพและชำนาญ จะใช้เวลาน้อยกว่าคนอื่น และหากมีอะไรไม่ชัดเจนก็จะได้ดำเนินการเสียก่อน  ก็ไม่ต้องส่งออกไปแล้วมีคำถามจึงหาคำตอบ ที่แย่ไปกว่านั้น เมื่อไปถึงผู้ปฏิบัติที่ต้องอ่านยาว ๆ ก็เลยไม่อ่าน หรืออ่านก็จำไม่ได้ จึงทำไปตามเดิมก็ผิดกลับไปแก้ใหม่ ก็เสียเวลาอีก

เห็นไหมว่า เพียงเพิ่มความเอาใจใส่สักนิด สามารถประหยัดเวลาได้มากจริง ๆ อาจไม่ได้ประหยัดในส่วนของท่าน แต่ประหยัดในภาพรวมขององค์กร อยากเห็นหนังสือใน ม.อ. ที่เสนอแบบที่ว่า เพื่อแสดงความเป็นมืออาชีพ ที่ชำนาญที่สะท้อนมูลค่าได้จริง ๆ  

พรุ่งนี้หวังว่าจะเห็นสิ่งเหล่านี้ ใครที่ทำแล้วก็แสดงว่าท่านได้แสดงความเป็นมืออาชีพ สมเกียรติสมฐานะของท่านแล้ว แต่อย่าเผลอไปให้ข้อมูลที่ยาวกว่าเดิม แถมยังอ่านไม่ออกอีก พบว่ามีหลายท่านเกษียณหนังสือยาวกว่าเรื่องเดิม แถมคำฟุ่มเฟือยมาอีกเพรียบ (คำที่มี/ไม่มี ก็ให้ข้อมูลไม่แตกต่างกัน) ยุคนี้เป็นยุคทรัพยากรมีจำกัด ก็ช่วยกันประหยัดน้ำหมึกและคำพูด ก็จะทำให้ผู้อ่านเสียเวลาน้อยลงเช่นกัน  

เห็นไหมว่าไม่ใช่เรื่องยากที่จะทำ และประหยัดเวลาได้หาศาลจริง ๆ และหากเอาเวลาที่แต่ละคนอ่านมาตีเป็นค่าของเงินตามค่าจ้าง จะยิ่งเห็นมูลค่าชัดขึ้น แล้วทำไมจะไม่ทำ จริงไหม

ถึงเวลาแสดงความเป็นมืออาชีพทั่วทั้งองค์กรแล้ว

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 26 สิงหาคม 2551 19:43 แก้ไข: 09 ตุลาคม 2553 17:27 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

เห็นด้วยกับท่านคณบดีเจ้าค่ะ เพราะสิ่งที่ปรับเปลี่ยนจะมีแต่ดีขึ้นหากทุกคนร่วมกันปฏิบัติ

  • บางครั้ง  เรื่องที่เวียนมานั้น
    "เพื่อโปรดทราบ  หรือถือปฏิบัติ"  หากทุกคน
    ช่วยสรุปสั้น ๆ และจับประเด็นว่า เรื่องนี้ต้อง
    การบอกอะไรเราที่แน่ชัด  จะช่วยประหยัดเวลา
    การทำงานมากขึ้น   
  • ท่านคณบดีค่ะ  ยุคของ IT  ไม่ต้องเสีย
    ค่าน้ำหมึกแล้วค่ะ  เพราะว่า เอกสารส่วนใหญ่
    ส่งทางระบบ E-document ค่ะ
       หากเอกสารมี
    หลายหน้า  และผู้ที่เกษียณหนังสือ "เพื่อโปรด
    ทราบ หรือ เพื่อถือปฏิบัติ"  การอ่านทางระบบนี้
    จะทำให้ปวดหัว เสียเวลา  และที่สำคัญ ระบบ
    ช้าอยู่แล้วก็ทำให้น่าเบื่อมากขึ้น  
    หากมีการ
    สรุปก็จะเป็นดีอย่างมากค่ะ
  • อีกเรื่องที่อยากจะเห็น คือ การส่งเรื่องทางระบบ E-document  ขอให้มีการพิจารณาว่า
    เรื่องใด ควรส่งถึงหน่วยงาน หรือส่งถึงตัว
    บุคลากร
      เนื่องจากขั้นตอนการรับเรื่องในส่วนนี้
     ก็จะเป็นการทำให้เสียเวลาเหมือนกันค่ะ  ขอให้
    เลือกสักด้าน
       - ตัวอย่างที่ส่งทำให้เป็นปัญหาในการลงรับซ้ำซ้อน เช่น  ส่งถึงหน่วยงาน  แต่ในขณะเดียวกัน ก็ส่งถึงบุคคลในหน่วยงานด้วย เช่น  คุณ ว.  และคุณ ม. ที่อยู่ในหน่วยงานนี้ด้วย  ส่วนนี้ก็เป็นการทำงานที่ซ้ำซ้อนเหมือนกันค่ะ

ถูกใจมากครับ บันทึกนี้

 

ผมขออนุญาตนำบทกลอนของ ผศ.ประพันธ์ วิเศษรัฐธรรม เพิ่มครับวิเคราะห์คือกลั่นกรองให้ถ่องแท้รวมทุกแง่ที่ประจักษ์เป็นหลักฐานทั้งเรื่องเดิมเกี่ยวข้องต้องวิจารณ์เสนองานสั้นและย่อต่อเจ้านายเกษียนดี มีสามส่วนที่ควรรู้เขียนให้ผู้อ่านเข้าใจในเนื้อหาข้อมูลเสริมอย่าละเลยทำเฉยชารวมศึกษาส่วนความเห็นเป็นเนื้อความ

 

* ขอสนับสนุนการสรุปเนื้อหาที่เปลี่ยนหรือประเด็น กรณีเป็นกฎ ระเบียบ ช่วยประหยัดเวลาการอ่านและการจดจำสำหรับผู้ที่ต้องนำมาปฏิบัติได้ค่ะ โดยเฉพาะการอ่านเอกสารทาง  E-document 

Ico48
ผู้ปฏิบัติ [IP: 192.168.100.112]
10 พฤศจิกายน 2551 13:23
#37905

มีความเห็นว่าเอกสารที่เข้าคณะฯ มีหลายเรื่องมากที่ไม่ควรต้องเสนอถึงผู้บริหาร ระดับหัวหน้าหน่วยขั้นต้นก็ควรสกัดทิ้งได้

เคยไปดูงานที่มหาวิทยาลัยเอกชน กทม. ได้พูดเรื่องนี้เหมือนกันว่า หากมีหนังสือเสนอขึ้นมา และเห็นว่าไม่จำเป็นต้องส่งต่ออีก ก็จะโยนทิ้งเลย (ใช้คำนี้จริงๆ)

มอ.ก็มีเอกสารขยะมากๆ (อาจารย์เห็นด้วยไหม) ได้พูดคุยกับเพื่อนบางคนว่า ผู้บริหาร มอ.(ทุกคน) น่าจะมีการขจัดขยะเหล่านี้ เจ้าหน้าที่หน่วยเล็ก เค้าไม่กล้าสกัดหรอกค่ะ

Ico48
emma [IP: 58.8.139.15]
27 สิงหาคม 2552 16:22
#47718

โดดเด่น  แตกต่าง  ไร้คู่แข่ง  แจก  BENZ  แถม  FERRARI

www.agelworld-office.com

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.206.194.210
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ