นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 2940
ความเห็น: 15

กติกาการใช้อีเมลในการปฏิบัติงาน

การใช้งานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น....... ขอให้มีการตอบกลับเสมอทันที

ช่วงนี้ ใกล้สิ้นสุดการเรียนในภาค 2/2550 ทำให้มีงานยุ่งมาก โดยเฉพาะการเรียนการสอนที่นักศึกษาทุกระดับส่งงานทั้ง รายงานสัมมนา ปัญาพิเศษ วิทยานิพนธ์ มาให้ตรวจแก้ ทำให้ห่างการบันทึกไปหน่อย และทำให้ต้องประสานงานทาง email เท่าที่ดู น่าจะมีกติกาในการทำงาน ในส่วนที่ต้องการทราบผล อีเมลที่ใช้กันอยู่ น่าจะมี  2 แบบ คือ

แบบที่ 1 เป็นการประชาสัมพันธ์และให้ข้อมูลทั่วไป ที่ไม่ต้องการการตอบกลับ

 แบบที่ 2 เป็นแบบที่ต้องการการตอบสนอง เป็นเรื่องการประสานงาน สั่งงาน  ที่ต้องมีการปฏิบัติงานต่อร่วมกัน 

สำหรับแบบที่ 1 คงไม่มีปัญหาอะไร ได้รับแล้ว จะทำอะหรือไม่ ขึ้นกับผู้รับ ก็คงมีกติกา มารยาททั่วไป คือสุภาพ ไม่ทำให้ใคร หน่วยงานใดเสียหาย  

แต่แบบที่ 2 น่ามีเป็น กติกา มารยาท เพิ่มว่า รับแล้วต้องตอบกลับเสมอ อย่างน้อย ก็บอกว่าได้รับเมลแล้ว และอาจเพิ่มเติมว่า จะดำเนินการอย่างไร ต่อไป เมื่อไร ก็น่าจะทำให้การใช้งานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น 

 จึงกำหนดเป็นกติกาสำหรับการปฏิบัติงานร่วมกันในคณะทรัพยากรธรรมชาติ ว่าเมื่อได้รับเมลแบบที่ 2 ขอให้มีการตอบกลับเสมอทันที  เพื่อทราบว่า ข้อความที่ส่งไปนั้น ผู้รับได้รับแล้ว

 
หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 14 กุมภาพันธ์ 2551 12:55 แก้ไข: 15 พฤศจิกายน 2553 09:49 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

Ico48
mbunsong (ความเคลื่อนไหวล่าสุด)
14 กุมภาพันธ์ 2551 13:13
#20348

ครับ การใช้ e-mail ในการประชาสัมพันธ์ หรือสั่งงานในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง สิ่งที่พบปัญหา มากที่สุด คือ บุคลากรส่วนใหญ่จะบอกว่าไม่ได้รับเมล์ หรือไม่มีเมล์ที่พูดถึง ดังนั้น น่าจะมีหนทางตรวจสอบว่า

  • เมล์นั้น ถึงผู้รับจริงหรือไม่ ครับ
  • สำหรับการตอบเมล์ เป็นทางช่วยได้อีกทางหนึ่ง 

(^_^)

หนูขอรายงานตัว รับทราบ พร้อมนำไปปฏิบัติค่ะ

รับทราบและเห็นด้วยค่ะ :)

Ico48
mandala (ความเคลื่อนไหวล่าสุด)
14 กุมภาพันธ์ 2551 13:59
#20363

บ่อยครั้งที่ส่งเมล์ไปแล้ว เจ้าตัวไม่ยอมเปิดอ่าน
หลังจากนั้นเวลาส่งข้อมูลให้บุคลากรที่ใช้เมล์ PSU จะกดเครื่องหมายถูกหน้าช่อง On Read เสมอ
(คำสั่งจะอยู่ใต้แถว Subject) 

เพราะระบบจะส่งข้อมูลกลับมาให้เราว่า คนที่เราส่งเมล์ไปเปิดอ่านเมล์ที่เราส่งไปหรือไม่

อย่างน้อยวิธีการนี้ก็จะทำให้รู้ว่าคนๆ นั้นได้รับเมล์ที่เราส่งไปหรือเปล่า

แต่การตอบรับเป็นวิธีการที่ดีกว่าแน่นอน

ใน webmail ของ ม.อ. จะมีช่องให้เลือก ความสำคัญของจดหมาย (High, Normal, Low) และ ใบตอบรับ (receipt) ครับ จะอยู่ตรงใต้ Subject ของจดหมายที่เราเขียนครับ

ผู้ส่งจะได้รับแจ้งเมื่อจดหมายนั้นส่งถึง mail box ของผู้รับ (On Read) หรือ เมื่อผู้รับเปิดอ่าน (On Delivery) เป็นอีกช่องทางหนึ่งที่ช่วยเสริมความมั่นใจ ว่าจดหมายไม่หายระหว่างทาง เพราะความขัดข้องทางเทคนิคครับ
เขียน มันมันส์ ไม่ทันดู พอแปะเสร็จ คุณ mandala แปะไปเรียบร้อยแล้ว เรื่องเดียวกัน ;-)
ขอบคุณ คุณ mandala และ คุณ NovemberRain  ที่ให้ความรู้เพิ่มเติมแก่มิกกี้ และเปตองค่ะ จะนำไปใช้ค่ะ
รับทราบและพร้อมปฏิบัติค่ะ..
Ico48
Monly (ความเคลื่อนไหวล่าสุด)
14 กุมภาพันธ์ 2551 22:02
#20449

รับทราบ และถือปฏิบัติเช่นกันค่ะ

Kp-icon-4

      ปกติจะกดเครื่องหมายถูกหน้าช่อง On Read เสมอถ้าต้องการทราบว่าเข้าเปิดหรือไม่  แต่บันทึกนี้ทำให้นู๋ตาลได้เทคนิคเพิ่้มจากคุณ
NovemberRain ขอบคุณคะ

     @^_^@  ขอให้โลกสงบสุข

แหะๆ -- ผมเขียนสลับกันครับ จากความเห็นข้างบน  สงสัย เช้าๆ ยังเมาขี้ตา
On Read คือ เมื่อผู้รับเปิดอ่าน ครับ
ส่วน On Delivery คือจดหมายส่งเข้า mail box ของผู้รับ (แต่ไม่รับประกันว่าจะอ่านหรือเปล่า)

    วันนี้เช้า คุณmandala บอกว่า อาจารย์NovemberRain เข้ามาโพส์แก้ไข นู๋ตาลเลยต้องรีบเข้ามาทำความเข้าใจใหม่คะ

     @^_^@  ขอให้โลกสงบสุข

บ่อยครั้งที่ต้องติดต่อประสานงาน (แบบที่ 2) กับคนจำนวนมาก (10-30 คน) และเจอปัญหานี้ประจำค่ะ เห็นด้วยกับกติกาของคณะทรัพยากรธรรมชาติ ซึ่งจะช่วยให้เราทำงานเหนื่อยน้อยลงม๊าก..มาก

แต่ความคิดของตัวเอง (บิวตี้) คิดว่าน่าจะให้เจ้าตัวหรือผู้ได้รับเมล์ตอบรับกลับ (reply) มาด้วยข้อความ (message)   จะเป็นวิธีที่น่าจะดีที่สุด เพราะผู้ใช้แต่ละคนจะใช้โปรแกรมอ่านเมล์แตกต่างกันไป  และเราสามารถติดตามได้ดีกว่า.. หากจะตั้งเป็นกฎกติกา เพื่อจะได้ถือปฏิบัติเป็นแนวเดียวกัน  :) 

และอีกประเด็นการอ่านเมล์โดยใช้ระบบ web mail ของมหาวิทยาลัยฯ มอ. เรา ตามที่น้อง maldala และน้อง NovemberRain ได้แนะนำวิธีการนั้น ก็เป็นวิธีหนึ่งที่ดีพอจะช่วยให้ผู้ส่งรับรู้ได้ว่า ผู้รับอ่านเมล์แล้ว (on read) หรือจดหมายส่งเข้าเมล์ผู้รับแล้ว (On Delivery) แต่ก็คงได้ผลไม่ร้อยเปอร์เซ็นต์... แถมเป็นขยะเพิ่มมาอีกสองเท่า (.ถ้าหากเมล์ฉบับนั้น ..ต้องการให้ผู้รับเมล์ตอบกลับในเรื่องที่เราติดต่อสอบถามข้อมูลไป..จะเป็นสองฉบับต่อคน.)

และอีกกรณีหนึ่ง ถ้าหากผู้ที่ได้รับเมล์ "ไม่ได้ตอบรับ" เพราะเผลอหรือเจตนาไปกดปุ่ม cancel เข้า.    ผู้ส่งก็ไม่สามารถรู้ได้อีกเช่นกัน  เพราะปกติมันจะมีหน้าต่างฟ้องให้ตอบรับ หากเราส่งโดยคลิก On Read หรือ On Delivery ...  ^0^

ตอนนี้ก็พยายามใช้ระบบอีเมล์สื่อสารกันในกลุ่มงานฯคะ ได้เทคนิคใหม่จาก mandala และ NovemberRainน่าจะเป็นปธโยชน์ใช้ได้ผลดียังไงจะมาแจ้งนะคะ อีกอย่างกติกาที่ใช้กับแบบที่2น่าจะดีไม่น้อยคะ แต่ปัญหาใหญ่ของบ้านเราคือ คนไม่เคารพกติกา

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.204.2.53
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ