นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 933
ความเห็น: 0

เอาเรื่องที่ไหนมาเขียนบันทึกในงานประจำให้เกิดค่าได้จริง

แล้วเขียนให้เป็นบันทึกเข้าใจง่าย ๆ ใช้งานได้ทันที

วันนี้มีประชุมกรรการจัดการความรู้ของคณะทรัพยากรธรรมชาติ ถึงแม้ทำมาหลายปี มีความก้าวหน้า ก็ยังต้องปรับระบบ ปรับปรุงกันต่อไป

 ปัญหาหนึ่งในการเขียนบันทึก คือไม่รู้จะเขียนเรื่องอะไร กำหนดเรื่องอะไรมาเขียน โดยเฉพาะกับงานประจำที่ทำให้เป็นการจัดการความรู้ สู่การใช้งาน ที่เป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน ผู้ใช้งาน ลดภาระ ความผิดพลาด

 ในฐานะผู้อ่านและทำงาน สิ่งที่อยากได้จากหน่วยงานต่าง ๆ คือ

1.  ต้องการความรู้ แนวปฏิบัติที่เข้าใจและใช้งานง่าย ไม่ผิดพลาดในการทำงาน

ซึ่งในการทำงาน มีการปรับปรุงระเบียบ แนวปฏิบัติการใช้งานของแต่ละหน่วยตลอดเวลา ทั้งการเงิน การเจ้าหน้าที่ ทะเบียน แผน วิจัย บริการวิชาการ ฯลฯ

สามารถอ่านส่วนเฉพาะที่เปลี่ยนแปลงซึ่งเจ้าหน้าที่ประจำทราบดี

แล้วเขียนให้เป็นบันทึกเข้าใจง่าย ๆ ใช้งานได้ทันที

เพราะเจ้าหน้าที่ประจำทราบดีว่าส่วนใดเปลี่ยนบ้าง ที่คนทั่วไปไม่สามารถจับเนื้อเรื่องได้ เพราะนาน ๆ ใช้ที หรือบางเรื่องทั้งชีวิตไม่เคยใช้เลย จึงจำไม่ได้

การเขียนบันทึกเช่นนี้ ยังเป็นการทำให้ตนเองเข้าใจ กฏ ระเบียบ แนวปฏิบัติได้ดีขึ้น แม่นยำ มั่นใจขึ้น และยังสามารถใช้เป็นฐานความรู้ของตน แทนการค้นหาจากเอกสาร และให้คนใช้ค้นหาได้เอง

2.  เรื่องที่เกิดความผิดพลาดในเอกสาร ในเรื่องการทำงาน

ซึ่งเกิดจากงานประจำ ที่คนไม่เข้าใจ จึงเกิดความผิดพลาด

การเขียนบันทึกแล้วประชาสัมพันธ์ออกไป ใช้เป็นจุดการเรียนรู้ของคนในหน่วยงาน ซึ่งต้องชี้ประเด็นให้ชัดว่าที่เข้าใจ ที่เอกสารหลักฐานผิดคืออะไร แล้วที่ถูกต้องคืออะไร ต้องทำอย่างไร ระวังอะไร บ้าง

คือให้ความรู้ที่ใช้ปฏิบัติได้จริง ลดความผิดพลกาด และเป็นข้อสังเกตสำหรับการทำงาน หาหลักฐาน ทำเอกสารกับหน่วยงาน บุคคลที่ไปทำงานด้วย

โดยเฉพาะหลักฐานทางการเงิน พัสดุ เพื่อให้สังเกต ปรับแก้เมื่อต้องดำเนินการส่วนที่เกี่ยวข้อง ซึ่งยากแก่การแก้ไขหากเลย ขั้นตอนมาแล้ว เช่น ใบเสร็จผิด หากรู้ว่าต้องระวังส่วนใด จะสังเกตและให้ปรับแก้เมื่อรับเอกสาร จะง่ายกว่าส่งไปแก้ภายหลัง

3.  อยากได้วิธีการง่าย ๆ ในการใช้อุปกรณ์ IT คอมพิวเตอร์

ที่พอรู้หลักแล้วสามารถทำเองได้ ไม่ต้องรบกวน คนดูแล

รวมทั้งเทคโนโลยีใหม่ ๆ โปรแกรมรุ่นใหม่ ซึ่งเจ้าหน้าที่ด้านคอมพิวเตอร์ทราบดี ว่าต้องดูแลอะไร ส่วนไหน และมีอะไรที่กระทบกับการปรับรุ่นการใช้งาน

บางทีเป็นเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เพียงทราบ สามารถช่วยแก้ปัญหา จุกจิก เสียอารมณ์

ซึ่งต้องใช้ทักษะ ความตื่นตัวของนักคอมพิวเตอร์ สังเกต ช่วยเหลือในเชิงรุก คือ ต้องรู้ว่า ปัญหาจะเกิดกับใคร เครื่องใด

โดยเฉพาะเครืองของหน่วยงาน หรือแม้แต่เครื่องส่วนตัวที่ไปให้บริการประจำ ซึ่งการใช้วิธีการผ่านบันทึก สามารถช่วยลดภาระงานได้ส่วนหนึ่ง เพราะหลายคนอ่านเจอสามารถนำไปใช้ได้

4.  เรื่องข้อมูล กิจกรรมของงาน

เช่น งานวิเทศก็มีข่าวสาร ใครไป ใครมา มีความร่วมมือ ข้อตกลงกับใคร เรื่องอะไร

หน่วยทะเบียนฯเกี่ยวข้องกับ การรับนักศึกษา  กิจกรรมการสัมภาษณ์ ผลการดำเนินการ ระเบียบ ระบบ การทำงานจากที่ประชุม จากหน่วยงานทั้งระดับประเทศ ระดับมหาวิทยาลัย ระดับคณะ

กิจกรรมของนักศึกษา การรับรางวัลของนักศึกษา

หน่วยวิจัยเป็นเรื่องทุน แหล่งทุน การได้ทุน ผลงานว่ามีใครทำอะไร มีงานวิจัยเรื่องอะไรบ้าง มีผล มีความก้าวหน้าอะไร

และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ที่ทราบแล้ว ช่วยลดความผิดพลาดในการทำงานของบุคลากร เข้าใจรับทราบข้อมูล ในฐานะคนในคณะ ในมหาวิทยาลัย

จะเห็นว่า ในการปฏิบัติงานประจำ มีเรื่องบันทึกได้ต่อเนื่อง ตลอดเวลา เพียงตั้งต้น ว่าจะเก็บประเด็นอะไร ไปใช้ทำความเข้าใจกับคนในคณะ ในมหาวิทยาลัย

จะเห็นประเด็นของการจัดการความรู้ คือการแปลงความรู้ต่าง ๆ ไปใช้งาน เป็นแหล่งข้อมูลในการปฏิบัติงาน ใช้งาน

ลดคำถาม ลดภาระงาน ลดความผิดพลาด ปรับให้ทันเทคโนโลยี รับรู้ข้อมูลของคณะ คือเป้าหมาย สำหรับการเก็บประเด็น เก็บเรื่องมาเขียนบันทึก

เมื่อเขียนแล้วส่งเมลแจ้งให้ทราบในคณะ เพื่อให้ทุกคนทราบว่ามีความรู้ แนวปฏิบัติเรื่องนั้น ๆ อยู่

หากได้ผล จะช่วยลดภาระงาน หากยังไม่ดี ต้องปรับปรุงใหม่

อีกอย่างที่สำคัญ คือผู้ใช้ต้องช่วยกันใช้ ต้องช่วยกันตั้งคำถาม เพื่อให้เจ้าของเรื่อง เพิ่มประเด็น เพิ่มเรื่อง เพิ่มข้อมูล

ซึ่งในระบบของคณะทรัพยากรธรรมชาติได้จัดหมวดหมู่ของเรื่องไว้แล้ว เพียงในคำสำคัญตามงานที่กำหนด ก็เป็นสารบาญแยกเรื่องไว้ใช้งานได้

การร่วมมือการใช้งาน การจัดการความรู้ นอกจากลดข้อผิดพลาด ลดงาน แล้วยังเพิ่มค่างานตามการปรับค่าจ้าง ค่าตอบแทน มิฉะนั้น ต้องจ่ายเงินเพิ่มการจ้างคน

การจัดการความรู้ให้ดี ร่วมมือร่วมใจใช้งานให้ถูกต้อง สามารถลดภาระงาน ภาระเงิน เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน ไม่รอถามใคร เพราะสามารถหาข้อมูลได้เอง

ค่าการจัดการความรู้ เกิดขึ้นได้ ต้องร่วมมือกันแชร์ ร่วมมือกันใช้ ร่วมกันปฏิบัติ เพื่อเพิ่มค่าของคนทำงาน ที่มีปัญหากับค่าการทำงานของคนไทย

 

หวังว่า จะเกิดการจัดการความรู้ ให้เกิดผล กับการบันทึก การใช้งาน เพิ่มค่างานได้

หากร่วมใจกันทำ ร่วมกันใช้ จะได้มีเงินเพิ่มค่าจ้าง ค่าตอบแทน พัฒนางาน พัฒนาองค์กร จัดงาน เป็นรางวัลของทุกคนร่วมกันได้        

 

หมวดหมู่บันทึก: วิธีการใช้งาน Share
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 27 กุมภาพันธ์ 2556 18:26 แก้ไข: 27 กุมภาพันธ์ 2556 18:26 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Monly, Ico24 fruity, และ 4 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.232.55.103
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ