นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1322
ความเห็น: 0

เลขาการประชุมกับประสิทธิภาพการประชุมและขับเคลื่อนการพัฒนางาน

ม่มีการติดตามงานจึงให้งานไม่ต่อเนื่อง ไม่พัฒนา ไม่ขับเคลื่อนไปตามเป้าหมาย

 

เลขา หรือเรียกเต็ม ๆ เลขานุการที่ประชุม ที่ทุกการประชุมต้องมีเลขาทำหน้าที่

1.  จัดกำหนดการประชุม และเชิญประชุม

2.  จัดวาระเอกสารการประชุม

3.  ประสานจัดห้องประชุม

4.  ประสานต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุม

5.  อำนวยความสะดวกในการประชุม

6.  จดบันทึกการประชุม

7.  จัดทำรายงานการประชุม

8.  แจ้งมติที่ประชุม

9.  ติดตามผลการดำเนินการ

 ข้อ 1-4 เป็นการดำเนินการก่อนการประชุม

ข้อ 5-6 เป็นการดำเนินการระหว่างการประชุม

ข้อ 7-9 เป็นการดำเนินการหลังการประชุม

เลขานุการการประชุม มีหลายแบบ คือ

  • ที่ประชุมแบบงานประจำ เช่น กรรมการประจำคณะ ที่ประชุมคณบดี ที่ประชุมกรรมการบัณฑิตวิทยาลัย ฯลฯ
  • ที่ประชุมเฉพาะกิจ เช่น พัฒนางาน การทำงานจนสิ้นสุด
  • ที่ประชุมเฉพาะงาน เช่น การระดมความเห็น การประชุมสัมมนาวิชาการ ซึ่งประชุม จดบันทึก นำเสนอแล้วเป็นอันเสร็จงาน

ดังนั้น เลขาที่มีความสำคัญในการขับเคลื่อนงาน คือ ที่ประชุมงานประจำ และการประชุมเฉพาะกิจ ที่ต้องมีการติดตามการดำเนินการตามมติที่ประชุม และก็เป็นปัญหาหากเลขาไม่ดำเนินการในส่วนนี้ ซึ่งจำนวนมาก

เมื่อไม่มีการติดตามงานจึงให้งานไม่ต่อเนื่อง ไม่พัฒนา ไม่ขับเคลื่อนไปตามเป้าหมาย

อีกอย่างที่พบปัญหา คือ การจดบันทึกที่มีแต่ข้อสรุป โดยไม่จับประเด็นเหตุผลการตัดสินของที่ประชุม บันทึกไว้ เพื่อนำเสนอในการประชุมเรื่องเดียวกันในโอกาสต่อไป เพราะพบเสมอว่า ที่ประชุมอภิปรายเรื่องเดียวกัน ในทำนองเดียวกัน และมีข้อมีสรุปเดียวกัน หากเลขาได้นำเสนอว่า เรื่องที่เสนอนั้นมีการตัดสินกันไว้อย่างไร จะช่วยในที่ประชุมได้ทราบและลดเวลาการอภิปรายลงได้มาก  

จึงอยากเห็นการทำงานของเลขา ที่ประชุมมีระบบกว่านี้ ซึ่งต้องเป็นเลขาที่เป็นเจ้าหน้าที่ประจำ ทั้งการบันทึกเหตุประเด็นการตัดสินเป็นมติที่ประชุม

ส่วนการขับเคลื่อนพัฒนางาน ต้องติดตามความก้าวหน้าตามเวลาที่กำหนด แล้วเสนอประธานที่ประชุมหรือผู้บริหาร เพื่อดำเนินการให้เกิดผลต่อไป

จะเห็นว่าเลขาที่ประชุมมีความสำคัญต่อการพัฒนางานและประสิทธิภาพของการประชุม ที่ไม่ใช่จัดการประชุมและจดบันทึกการประชุม ข้อ 1-8 เท่านั้น ซึ่งข้อ 9 คือข้อที่ทำให้งานก้าวหน้าตามผลการประชุม

ส่วนการบันทึกประเด็นการตัดสินใจช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพลดเวลาการประชุม และหากมีการวิเคราะห์ประเด็นทางกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ข้อดี ข้อเสีย ผลได้ ผลเสีย ด้วย จะยิ่งช่วยการประชุมได้มากยิ่งขึ้น 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 04 ตุลาคม 2555 20:01 แก้ไข: 04 ตุลาคม 2555 20:01 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 คนธรรมดา, Ico24 ทดแทน, และ 3 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.227.249.234
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ