ค่าของการสื่อสาร

การสื่อสาร เป็นสิ่งจำเป็นในการทำความเข้าใจของผู้รับ จึงเรียกว่า สื่อสารได้สำเร็จ

การสื่อสารที่ทำไม่สำเร็จ เกิดจาก

• ใช้ภาษายาก ทางการเกินไป ไม่กระชับ ที่ส่วนใหญ่มีเนื้อหาหลักที่ใช้เพียงไม่กี่คำ แต่มีส่วนประกอบที่อ่านกันจนงง ว่าสื่อสารอะไร
• ทำเป็นหนังสือราชการ ซึ่งเป็นส่วนใหญ่ของหน่วยงานต่าง ๆ ที่มักบอกว่าส่งไปแล้ว ติดประกาศแล้ว ซึ่งลืมวัตถุประสงค์เป้าหมายของการสื่อสาร ว่า ต้องให้ผู้รับได้รับและเข้าใจ ซึ่งคงมีปัญหาไปทุกที่จึงทำระบบประกันคุณภาพ ระดับโลก NBMQA กำหนดตรวจสอบว่า ทราบได้อย่างไรว่าการสื่อสารถึงผู้รับอย่างได้ผล หมายถึง ต้องได้รับอย่างเข้าใจ ไม่ใช่แค่รู้ แต่ต้องใช้งานได้
•  สักแต่ส่งไปโดยไม่สนใจผล 

การสื่อสาร ต้องให้สารที่ส่งไปถึงผู้รับแล้วเข้าใจ ใช้งานได้

การดูว่า สื่อสารได้ผลหรือไม่ ?  มีคนทำเรื่องไม่ถูกต้องจำนวนมาก เอกสารผิด หลักฐานผิด ใช้คำศัพท์ผิด ใช้รูปแบบผิด

หน่วยงานใด ที่ใด มีสิ่งเหล่านี้มาก คือ อาการการสื่อสารที่ไม่ถึงเป้าหมาย งานจึงไม่ได้ผล

ต้องการให้ได้ผล

• คนสื่อสารต้องเปลี่ยนความคิดใหม่ให้เข้าใจจุดมุ่งหมายของการสื่อสาร
• ต้องพยายามให้มากขึ้น 

เพราะสื่อสารถูก คนรับเข้าใจ การทำงานย่อมง่าย ไม่ผิดพลาด รวดเร็ว ไม่ต้องตรวจซ้ำ ทำซ้ำ แก้ใหม่ ทำใหม่ ซึ่งล้วนแต่เพิ่มเวลา ค่าใช้จ่าย เสียเวลาทำงานและค่าของการทำงาน เสียอารมณ์ ผิดใจกันและกัน คือค่าของการสื่อสาร ที่ไปเพิ่มค่าการทำงาน

อย่าคิดว่า ตรวจเจอผิดมากแล้วเก่ง เพราะเสียเวลา ค่าใช้จ่าย และอารมณ์ ต้องทำให้ทำงานถูกต้อง มีความผิดพลาดน้อยที่สุดจึงเรียกกว่า เก่ง

เคยเจอบางหน่วยงานที่ มีการตรวจสอบถึง 3 ชั้น แสดงความภูมิใจว่ามีคุณภาพปลอดภัย แต่หากลองเปรียบเทียบว่าตรวจชั้นเดียวแต่ไม่มีข้อผิดพลาด หน่วยงานไหนดีกว่า ตรวจชั้นเดียวเร็วกว่า ใช้คนใช้ค่าจ้างน้อยกว่า

สิ่งที่น่าจะปรับเปลี่ยน คือ การเสนอให้กระชับ ใช้คำ ข้อความสั้น ที่ภาษาคนรุ่นใหม่สื่อสารกันเข้าใจ ยิ่งปัจจุบันมีเรื่องต้องสื่อสารกันมากมาย สื่อใดที่ยาว ๆ จะสื่อให้เข้าใจยาก เพราะคนไม่ต้องการเสียเวลาอ่าน ฟัง ดู ซึ่งเป็นเหตุหนึ่งนำไปสู่ปัญหาของการสื่อสาร การสื่อสารที่ยาว ๆ ยังใช้ทรัพยากร เวลามากกว่า จำนวนคำ ค่าหมึก ค่าพิมพ์ การส่ง การใช้หน่วยความจำ

อีกอย่างที่ควรทำ คือลดคำฟุ่มเฟือย คำที่ไม่ต้องมีก็เข้าใจ และบางทีทำให้ยาวไปจนทำให้ไม่เข้าใจ   อันนี้รวมถึงการเกษียน หรือแทงหนังสือด้วย

เพียงสื่อสารให้เข้าใจ สามารถเพิ่มค่า เพิ่มความเร็ว ลดค่าใช้จ่าย ลดทรัพยากร ลดความผิดพลาด ลดการเสียความรู้สึกและอารมณ์  

ดังนั้น ต้องสื่อให้ถึงเป้าหมาย ทั้งถึงผู้รับ และเป้าหมายความเข้าใจจนใช้งานได้ถูกต้อง ที่ผู้สื่อต้องพยายามมากขึ้น