นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1073
ความเห็น: 0

การสร้างปริมาณ vs ประสิทธิภาพงาน

การทำงานเพิ่มค่า ต้องเน้นที่ประสิทธิภาพงานด้วยการจัดระบบงาน วิเคราะห์งาน ใช้เทคโนโลยี ใช้ฐานข้อมูล ขยายความรู้สู้ผู้รับบริการ ปฏิบัติงาน

การทำงานมีวิวัฒนาการจากงานที่ต้องการเชิงปริมาณ คือทำงานแล้วให้มีคนใช้มาก ๆ แต่เมื่อผลิตมาก เริ่มไม่ได้มาตรฐานจึงมีการตรวจสอบให้ผ่านมาตรฐานซึ่งเป็นการตรวจหลังการผลิต ที่ทำให้เสียทั้งวัสดุ แรงงาน เวลาผลิตในส่วนที่ไม่ได้มาตรฐาน จึงเปลี่ยนมาตรวจสอบในกระบวนผลิตแทน ที่เรียกว่า ระบบประกันคุณภาพ และยังเป็นผลิตที่ตรงความต้องการของลูกค้าหรือผู้ต้องการใช้  มิฉะนั้นจะเสียหายหากลูกค้าไม่ต้องการ นั่นคือวิวัฒนาการการผลิตสินค้า

สำหรับการด้านธุรการ สมัยเดิมจะนับกันเชิงปริมาณ เช่น มีหนังสือ เอกสาร มีงานกี่เรื่อง มีผู้ร่วมงานกี่คน มีเรื่องผิดต้องแก้ ต้องตรวจสอบจำนวนมาก ที่ทำให้ดูว่าหน่วยงาน องค์กรต้องใหญ่ ต้องมีการบริหารจัดการ มีหัวหน้าเป็นชั้น ๆ ยืดยาว ทำให้มีภาระงานมาก มีภาระงบประมาณมาก และเสียเวลาในการดำเนินเรื่อง

จนทำให้เกิดความเข้าใจผิด ด้วยการแยกเรื่องให้มากเข้าไว้ มีขั้นให้มากนัยว่าช่วยกันตรวจสอบเพราะมีเรื่องที่ผิดอยู่มาก สุดท้ายทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้น ทำงานช้าลง เพราะขยายทั้งจำนวนเรื่อง และขั้นตอนการทำงานที่ยาวจนไม่รู้ใครทำอะไร ทำให้มีคุณห้อยกันจำนวนมาก

การทำงานยุคปัจจุบัน

  • ต้องทำงานให้เป็นระบบงานที่สั้น มีเรื่องจำนวนน้อย ทุกขั้นตอนต้องมีค่าที่ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย 
  • ต้องรวดเร็ว และต้องผิดพลาดน้อย 
  • ต้องเน้นประสิทธิภาพ จัดระบบการทำงาน ลดต้นทุน ลดเวลา ค่าใช้จ่าย การทำเช่นนั้นได้ 
  • ต้อง

ทำงานเป็นระบบ คือต้องจัดระบบงานเพื่อลดจำนวนเรื่อง การซื้อวัสดุต้องมีข้อมูลว่าจะใช้อะไรบ้างในช่วงใด ต้องจัดซื้อเป็นช่วง ๆ พร้อมกันหลาย ๆ รายการ จัดเป็นหมวดหมู่ วัสดุสำนักงาน วิทยาศาสตร์ เกษตร ที่มีมูลค่าพอให้ร้านค้าอยากขายและมาส่งในครั้งเดียว ซึ่งช่วยลดจำนวนเรื่อง ลดการต้องไปซื้อเองเพราะไม่คุ้มกับร้านค้าที่มาส่ง ทำเบิกจ่ายได้เป็นระบบ และหากใช้ข้อมูลประมาณการซื้อให้สอดคล้องกับการใช้งานจะลดภาระที่เก็บ ของเสีย ของเสื่อมสภาพเนื่องจากเก็บไว้นาน ยิ่งสมัยนี้ยังล้าสมัยง่าย จนทำให้ออกรายละเอียดจัดซื้อแต่พอส่งของกลับไม่มีการผลิตแล้ว

ต้องลดจำนวนการผิดพลาด ไม่ใช่เพิ่มงานการตรวจสอบการหลาย ๆ ชั้น การจะลดความผิดพลาดต้องมีการให้ความรู้ ให้ความเข้าใจ ให้ทำงานให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น

  • ต้องมีมาตรฐานในกระบวนการทำงาน 
  • ต้องใช้อุปกรณ์เครื่องมือช่วย 
  • ต้องใช้ฐานข้อมูลช่วยลดงาน

 อย่างกรณีที่สหกรณ์ออมทรัพย์ ม.อ. ที่พิมพ์แบบฟอร์มการการ การเบิก เพียงบอกชื่อเจ้าบัญชี จำนวนที่จะฝาก จะเบิก แล้วดึงข้อมูลมาพิมพ์เป็นแบบฟอร์มให้ คือตัวอย่างที่ชัดเจนของการใช้เทคโนโลยี การใช้ข้อมูลช่วยทำงาน ช่วยเพิ่มความเร็ว ลดข้อผิดพลาด ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนจากแบบฟอร์มที่ต่างคนต่างเขียน ที่อาจเขียนผิด ตกหล่น อ่านยาก กรอกผิด

ส่วนการพัฒนาเรื่องความรู้ ต้องมีการเก็บข้อมูล ประมวลว่าคนทำงานร่วมกันผิดอะไรบ่อย ผิดเพราะอะไร ส่วนใหญ่ผิดเพราะความไม่เข้าใจ ในระเบียบหลักฐาน จึงต้องส่งกลับไปแก้กลับไปกลับมา หรือบางครั้งต้องส่งไปแก้หลักฐานถึงต้นเรื่อง เช่นที่ร้านค้า ที่โรงแรมที่พัก หรือเจ้าหน้าที่บางคนกลับสร้างปัญหาเพิ่มขึ้น แทนที่จะชี้ที่ผิดให้ชัดเจน บอกวิธีการแก้ไข กลับบอกว่าเบิกไม่ได้ ไปหาที่ผิดเอาเอง ซึ่งนอกจากทำให้เรื่องช้า เสียเวลา ยังทำให้อารมณ์เสียกันไปอีก

ดังนั้น ต้องหาทางลดปัญหา ไม่ใช่เพิ่มปัญหา ด้วยการทำความเข้าใจ ด้วยการชี้แจง ที่ต้องต้องคิดเสมอว่า หากช่วยให้ทุกคนเข้าใจ จะทำผิดน้อยลง ช่วยชี้ส่วนที่ผิดให้ชัดเจนจะช่วยให้งานเร็วขึ้น

ต้องใช้ปัญญาทำงาน ไม่ใช่เพิ่มปัญหา หาทางเพิ่มงาน ที่สุดท้ายทำให้ทำงานไม่ทันเพราะไปเพิ่มจำนวนชิ้นงานคือส่งกลับไปแก้มาก ๆ งานก็ค้างมากขึ้น เรียกว่าชีวิตการทำงานแย่ลง เพราะไม่มีเวลาพัก ไม่มีเวลา พัฒนาตน หาความรู้เพิ่มเติม รวมทั้งต้องใช้เทคโนโลยี บานข้อมูลมาช่วย เรื่องแบบฟอร์ม เรื่องขั้นตอน อย่างกรณีของสหกรณ์ออมทรัพย์

การทำงานเพิ่มค่า ต้องเน้นที่ประสิทธิภาพงานด้วยการจัดระบบงาน วิเคราะห์งาน ใช้เทคโนโลยี ใช้ฐานข้อมูล ขยายความรู้สู้ผู้รับบริการ ปฏิบัติงาน จึงเรียกว่า คนเก่ง เก่งงาน และความสุขจะเกิดในที่ทำงานร่วมกัน คือกระบวนการทำงานยุคใหม่

โดยต้องเริ่มจากการปรับความคิด เปลี่ยนกระบวนการทำงาน สร้างคนรู้ สร้างระบบ สร้างเครือข่าย ขยายการสื่อสารความเข้าใจจริง        

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 30 สิงหาคม 2555 19:50 แก้ไข: 31 สิงหาคม 2555 08:49 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Baby, Ico24 Our Shangri-La, และ 3 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.205.60.226
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ