นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1328
ความเห็น: 1

ระบบและความสัมพันธ์ของงานกับการเพิ่มค่าการทำงาน

การคิดถึง เข้าใจ ระบบงาน ความสัมพันธ์ของงาน สามารถช่วยลดเวลาทำงาน ลดกำลังคน และเพิ่มคุณภาพ มูลค่าการทำงาน

ระบบงานหมายถึง ขั้นตอนการทำงานในองค์กร

ความสัมพันธ์ของาน คือ เส้นทางความเชื่อมโยงของงาน ว่างานแต่ละชิ้นต้องผ่านไปหน่วยงานใดบ้าง

การทำงาน มักจะลืมคิดถึงระบบและความสัมพันธ์ของาน จะทำเฉพาะตัวงานและในหน่วยงาน จึงทำให้มีปัญหากับระบบงาน ประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ต้นทุน และเสียเวลาการทำงาน ทำให้ทำงานไม่ทัน ที่สำคัญคือโทษกันไป-มา ว่าเป็นปัญหาของหน่วยงานนั้น-นี้

การทำงานให้มีคุณภาพ ประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ต้องเข้าใจระบบงาน ความสัมพันธ์ของงาน ที่เป็นระบบเชื่อมโยง ต่อเนื่องกัน เหมือนเป็นห่วงโซ่งาน ว่าเริ่มจากไหน ไปไหน เพื่อคำนึง การทำครั้งเดียวแล้วเสริมกันทั้งระบบและขั้นตอน

อย่างระเบียบด้านบุคคล ซึ่งมีบุคลากรที่เชี่ยวชาญ ชำนาญทั้งระดับมหาวิทยาลัย และคณะ เมื่อมีระเบียบให้ถือปฏิบัติ เจ้าหน้าที่ที่ทราบว่ามีข้อกำหนดเปลี่ยนแปลง คือ บุคลากรด้านบุคคล ซึ่งควรจะสรุปข้อปฏิบัติที่เปลี่ยนนั้น ๆ ทุกคนที่รับเรื่องต่อได้เข้าใจตรงกัน แบบกระชับ ง่าย สะดวก ไม่ใช่ส่งผ่านให้ไปอ่านกันเอง จนลืมหน้าที่ของตนว่าเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล ที่ต้องดูแลระเบียบให้แก่ทุกคน ที่มีหน้าที่อื่น ไม่ว่าจะเป็นอาจารย์ ธุรการ นักวางแผน นักบัญชี ฯลฯ ทุกคนที่ต้องใช้ระเบียบนี้

การไม่สรุปประเด็น ทำให้ทุกคนต้องอ่านเองที่ต้องใช้เวลามากกว่าที่ชำนาญ ไม่ใช่อ่านตัวหนังสือแต่เป็นความเข้าใจในเนื้อหาของระเบียบ โดยเฉพาะส่วนที่เปลี่ยนแปลง ที่คนทั่วไปจะจำไม่ได้ เพราะไม่ได้ใช่บ่อยเมื่อเทียบกับเจ้าหน้าที่ที่ทำงานตรง ๆ

นอกจากทำให้เสียเวลาอ่านทำความเข้าใจ แต่หากอ่านไม่เข้าใจคือปฏิบัติผิด ก็มีผลเสียในด้านเวลาในการแก้ เสียอารมณ์ซึ่งกันและกัน

หรือหากมาทำสรุปประเด็นในระดับคณะ ก็ต้องใช้คนทุกคณะ/หน่วยงาน และอาจเข้าใจไม่ตรงกัน เพราะบางเรื่องบางหน่วยงานอาจไม่คุ้นเคยก็นำไปสู้ความผิดพลาด เข้าใจกันไปคนละแบบ ซึ่งก็เสียเวลาทั้งการอ่าน เสียเวลาในกระบวนการทำงานหากเกิดความผิดพลาด

บางครั้ง เมื่อเกิดความผิดพลาดบ่อย ๆ ก็มีการจัดประชุมประสานงาน ทำความเข้าใจ ก็เสียเวลาการทำงานไปหลายคน ของทุกหน่วยงาน แต่หากสรุปประเด็นตั้งแต่ต้น ปัญหาย่อมไม่เกิด หรือเกิดน้อยลง

การยกตัวอย่างงานด้านการเจ้าหน้าที่ เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่ง ซึ่งลักษณะดังกล่าวมีทุกงาน ทุกด้าน

การให้ผู้ชำนาญอ่าน สรุปประเด็น จะให้เวลาน้อยกว่า ผู้สรุปจะเป็นผู้ชำนาญเป็นที่พึงขององค์กรจริง ๆ 

จากขั้นตอน และเวลาในการทำงาน การทำเช่นนี้จะช่วยลดเวลาของกระบวนการทำงานทั้งระบบ ลดกำลังคน จะได้นำเงินไปเป็นค่าตอบแทนการทำงานได้ ที่ปัจจุบัน มีสัดส่วนเจ้าหน้าที่ธุรการหรือสายสนับสนุนมากเมื่อเทียบกับสายวิชาการ

ดังนั้น การคิดถึง เข้าใจ ระบบงาน ความสัมพันธ์ของงาน สามารถช่วยลดเวลาทำงาน ลดกำลังคน และเพิ่มคุณภาพ มูลค่าการทำงาน ทำให้มีเงินเหลือไปจัดระบบค่าตอบแทนหัวหน้างาน หัวหน้าหน่วย โบนัส ที่สำคัญจะทำงานได้เร็ว ลดความผิดพลาด ผิดใจ เสียความรู้สึก ได้มาก 

การแสดงคุณภาพต่อผู้รับบริการ การติดต่อภายนอกที่ไม่มีใครคิดว่าส่วนใดมีความบกพร่อง ไม่มีคุณภาพ แต่จะรับรู้คุณภาพเป็นภาพรวมขององค์กร ที่แสดงคุณภาพขององค์กรจริง ไม่ใช่คะแนนการประเมินที่ไม่ได้สื่อคุณภาพจึงไร้ความหมายต่อสาธารณชน   

 

created: 27 June 2012 19:25 Modified: 27 June 2012 19:25 [ Report Abuse ]
ดอกไม้
People who like this: Ico24 คนธรรมดา.
People Who Like This
 
Facebook
Twitter
Google

Other Posts By This Blogger

ความเห็น

การทำงานเมื่อเข้าใจระบบงานของตัวเองแล้วจะต้องเข้าใจระบบงานของคนอื่นที่ส่งต่องานไปให้ ว่าผู้ที่รับงานมาทำต่อ ยังมีขั้นตอนการทำงานอีกหลายอย่าง ต้องใช้ระยะเวลาในการทำงาน เมื่อมีความเข้าใจในระบบงานและความสัมพันธ์ของงาน ปัญหาการทำงานแบบเร่งด่วนก็จะได้ลดน้อยลง

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.204.48.40
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ