บทเรียนงานเกษตรภาคใต้ 54 ระบบงานที่ต้องปรับปรุง

งานเกษตรภาคใต้ ครั้งที่ 19 ปี 2554 ได้ผ่านไปแล้วด้วยความเรียบร้อย ซึ่งปีนี้เทวดาให้ฝนมาเกือบทุกวัน ดีที่คณะได้ปรับพื้นของพื้นที่การจัดงานทำให้สามารถเดินในงานต่อได้หลังฝนตก จึงไม่ทำให้มีปัญหาอุปสรรคมากนัก

ขอขอบคุณบุคลากร นักศึกษาคณะทุกคน ทุกคณะหน่วยงานในมหาวิทยาลัย รวมถึงหน่วยงานภาครัฐเอกชนที่ร่วมจัดงาน ที่สำคัญผู้มาชมงานทุกท่านทุกระดับ

แม้คณะจะจัดงานมาหลายปี ก็ยังมีระบบงานบางอย่างที่ต้องปรับปรุง คือเรื่องการขออนุมัติการจัดโครงการแต่ละโครงการ ที่ส่วนใหญ่เสนอแต่งตั้งกรรมการตรวจรับของ/งาน แยกมาภายหลังเป็นเอกสารเพิ่มอีกชุด ก็ทำให้ต้องมีงาน เพิ่มกระดาษ การพิมพ์ อีกประมาณ 10 กว่าชุด แสดงว่าระบบการจัดทำขออนุมัติโครงการขาดข้อมูลส่วนนี้ไป คงต้องนำไปเป็นขัอกำหนดมาพร้อมการเสนออนุมัติโครงการทุกโครงการ ให้ตั้งกรรมการตรวจรับมาด้วย

นอกจากส่วนนี้แล้ว ทุกฝ่ายคงต้องทำการประเมินผลหลังการจัดงานด้วยว่า มีอะไรที่เป็นสิ่งที่ต้องปรับปรุงในปีต่อ ๆ ไป ทั้งในส่วนในแต่ละฝ่าย และในภาพรวม ที่เรียกว่า AAR (After Action Review) และควรทำในช่วงนี้ก่อนลืมไป และไปเกิดปัญหาเดิม ๆ อีก  

อีกส่วนคือ การจัดฐานข้อมูลรวมในฝ่ายเลขานุการภาพรวมนำขึ้นเว็บ เช่น รายงานการประชุม รายชื่ออนุกรรรมการทุกชุด เป็นต้น ก็เป็นอีกเรื่องที่มีผู้ถามหาคำสั่งแต่งตั่ง

ส่วนบันทึกนี้ก็เป็นตัวอย่างของสิ่งต้องปรับปรุงในครั้งต่อ ๆ ไป ซึ่งเป็นระบบการทำงานที่ต้องปรับปรุงให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง ด้วยการลดงาน ลดภาระงาน ลดทรัพยากรที่ใช้ ทั้งกระดาษ การพิมพ์ การตรวจของเจ้าหน้าที่ การเสนออนุมัติ ทุกขั้นตอน รวม ๆ ก็มาก หากมีทางเลือกที่ทำได้ กรณีนี้จะได้ทั้งลด และเพิ่มคือเอาเวลา ทรัพยากรไปทำอย่างอื่นได้ด้วย

การคิด ติดตาม นำมาวิเคราะห์ เพิ่มค่า ลดงาน ทรัพยากร คือค่าของการปรับระบบงาน เมื่อคิดปรับปรุงงานก็พัฒนา