กับดัก การรวมศูนย์ กระจายศูนย์ one stop service

การรวมศูนย์ (centralized) คือการจัดรวมบริการต่าง ๆ ไว้ที่จุด ๆ เดียว เช่น การจัดฝ่ายสนับสนุนไว้ที่ระดับคณะ ไม่มีในระดับภาควิชา กระจายศูนย์ (decentralized) การกระจายบริการไปยังหน่วยย่อย ๆ เช่น การจัดให้มีฝ่ายสนับสนุนอยู่ที่ภาควิชา One stop service คือ การบริการที่เดียวเบ็ดเสร็จ         

การเกิดสภาพกับดัก คือ จัดอย่างใดก็ไม่สามารถตอบสนองการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เหตุเนื่องจากการจัดระบบที่มุ่งเน้นที่คำ โดยไม่คำนึงถึงเป้าหมาย การจัดระบบบริการก็เพื่อสนับสนุนให้สามารถปฏิบัติภารกิจได้ คล่องตัว มีประสิทธิภาพ มีระบบบริการที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ไม่ให้เกิดการทำผิด ส่งคืนแก้ไข และโทษกันไป มา ที่ระดับภาควิชา ที่คณะ สุดท้ายคือ ด้อยคุณภาพไปหมด ทำให้เกิดการโทษที่ตัวบุคคล ทำให้เกิดสภาพการทำงานที่ไม่มีความสุข ใครมีอำนาจก็จะรุกไล่ ใครด้อยอำนาจก็หวาดกลัว ประสิทธิภาพการทำงานด้อยลง ซึ่งพบมากในองค์กร หน่วยงานราชการแบบไทย ๆ  

การจะหลุดพ้นกับดักดังกล่าว ต้องมุ่งการปฏิบัติตามเป้าหมาย ที่มุ่งเน้นประสิทธิภาพของการปฏิบัติภารกิจโดยรวมขององค์กร เช่นคณะทั้งคณะที่ประกอบทั้งภาควิชา/หน่วยงาน ทุกหน่วยงาน ไม่ใช่แค่สำนักงานเลขานุการคณะ และภาควิชาแยกกัน ยิ่งคณะยิ่งใหญ่ ก็ยิ่งกระจายบริการให้ถึงผู้รับบริการ แต่ด้วยมาตรฐานเดียวกัน และ one stop service ก็ไม่ใช่ ให้บริการที่จุดเดียว คือผู้ใหบริการสบาย แต่ผู้รับบริการต้องมาที่จุดบริการเท่านั้น

การบริการตู้ ATM ที่เดี๋ยวนี้ กระจายตู้ไปยังที่ต่าง ๆ โดยที่ไม่ต้องไปธนาคารก็รับบริการได้ นั่นคือภาพของการจัดบริการที่มีประสิทธิภาพ

           จะเห็นว่า การรวมศูนย์ และการจัด one stop service ไม่ใช่รวมคนไปที่เดียวกัน ที่ผู้รับบริการต้องวิ่งไปหา และการกระจายศูนย์ก็ไม่ใช่แยกกันไป โดยไม่มีการจัดมาตรฐานบริการร่วมกัน

           ดังนั้น การจัดบริการต้องเข้าใจ และผสมผสานระบบเข้าหากัน เป็น รวมมาตรฐานงานบริการ และกระจายบริการถึงที่ผู้รับบริการ การวางระบบต้องวิเคราะห์ว่า ผู้รับบริการอยู่ที่ใดบ้าง ทำอย่างไรจึงจะให้เกิดประสิทธิภาพขององค์กรทั้งหมด ต้องพัฒนาความรู้ความสามารถผู้ให้บริการให้มีความรู้ ความสามารถเท่าเทียมกัน เพื่อลดความผิดพลาดในการทำงานร่วมกัน

          อย่าลืมว่า หากมีความผิดพลาดเกิดขึ้นไม่ว่า หน่วยใด ที่ใด ย่อมทำให้เสียเวลาในภาพรวม ทำให้ทำงานช้าออกไป เสียเวลามากขึ้น เสียทรัพยากรเพิ่มขึ้น ในกรณีที่ต้องทำใหม่ เกิดความไม่สวยงาม หากมีการขูดลบ ขีด ฆ่า ดีไมดี อาจเสี่ยงต่อการถูกตรวจสอบด้วย  

มาประสานความคิด จัดระบบงานให้เกิดประสิทธิภาพโดยรวม ด้วยการรวมศูนย์มาตรฐาน และกระจายบริการ ทำงานเป็นหนึ่งเดียว นำไปสู่การประกันคุณภาพทั่วทั้งองค์กร ซึ่งทำได้ไม่ยาก เพียงแต่เข้าใจในเป้าหมายของการดำเนินจริง ๆ

          การบันทึกมาจากการทำหน้าที่ประเมินคุณภาพ จึงขอนำมาทำความเข้าใจ เพื่อให้เกิดคุณภาพกับ ม.อ. ในฐานะคน ม.อ.  ซึ่งในคณะทรัพยากรธรรมชาติได้ปรับการทำงานร่วมกันระหว่างภาควิชาและสำนักงานเลขานุการคณะ มาระยะหนึ่งแล้ว ทำให้ลดเวลาและลดปัญหาได้ระดับหนึ่ง และคงต้องพยายามเพิ่มขึ้นต่อไป ให้เกิด ความสามัคคี คือพลังแห่งคุณภาพขององค์กร แล้วจะเป็นองค์กรที่มีความสุข มีคุณภาพ รับผิดชอบต่อสังคม ประชาชน และประเทศชาติ