นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 2891
ความเห็น: 0

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในการส่งเรื่อง

เพียงเพิ่มความเฉลียวอีกนิด คิดถึงเป้าหมายกระบวนการและความสำเร็จของงาน ก็สามารถเสริมความฉลาดให้เกิดผลมากขึ้น

ในการทำงานมีหลายครั้งที่ต้องส่งเรื่องไปยังกรรมการ ซึ่งมีตำแหน่งบริหารบ้าง ไม่มีบ้าง หากไม่จัดระบบให้ดี จะทำให้เรื่องที่ส่งไปถึงผู้รับช้า หรือไปไม่ถึงผู้รับ เนื่องจากความไม่ชัดเจน โดยเฉพาะเป็นงานเฉพาะกิจ เช่น กรรมการจัดงานต่าง ๆ ซึ่งจะมีประธานฝ่ายต่างๆ ที่ส่งเรื่องไปโดย เรียนประธานฝ่าย...... ทำให้ผู้เดินหนังสือ/กระจายเอกสารทำงานได้ยาก ดังนั้น การออกหนังสือลักษณะเช่นนี้ ต้องระบุทั้งชื่อผู้รับและตำแหน่งในกรรมการชุดนั้น ๆ ด้วย   

การส่งเอกสารถึงผู้รับช้า โดยเฉพาะในกรณีที่ต้องทำงาน จะส่งผลให้ทำงานไม่ทัน ได้งานที่ไม่รอบครอบ เรียบร้อย หรือต้องเพิ่มงาน เช่น การเสนอตั้งกรรมการ เมื่อมีเวลาน้อย ก็เสนอไปก่อน ทำให้ต้องมีการตั้งกรรมการเพิ่มภายหลัง ทำให้ต้องมีงานเพิ่มอีก เอกสารก็กระจัดกระจายหลายชุด เก็บรักษาหาใช้ก็ยากขึ้น หรืออาจไม่ครบถ้วน นี่คือสิ่งที่ทำให้ลดประสิทธิภาพการทำงาน ที่แย่ไปกว่านั้น บางครั้งอาจทำให้เกิดการโทษกัน ว่า คนเดินหนังสือช้า คนกระจายเอกสารช้า ทำให้เรื่องถึงผู้รับช้า ทำงานไม่ทันกำหนด ทำให้เสียความรู้สึกในการทำงานร่วมกัน ยุ่งไปกันใหญ่ ทั้ง ๆ ที่เหตุเกิดจากการเอกสารไม่ชัดเจน  

เพื่อให้ทุกคน/ส่วนที่เกี่ยวข้องสามารถทำงานได้ชัดเจน ทุกครั้งจะจัดส่งเอกสารให้ใคร ให้ตั้งคำถามว่า สามารถสื่อสารให้ผู้ทำงานต่าง ๆ ทุกขั้นตอนมีความชัดเจนและทำงานได้ ให้คิดว่า หนังสือจะไปถึงผู้รับต้องผ่านใครบ้าง และถ้าเราเป็นผู้ทำหน้าที่นั้น ทำอย่างไรจึงให้ทำงานได้ชัดเจน สะดวก และรวดเร็ว และหากเป็นผู้รับ ข้ามคณะ/หน่วยงาน นอกจาก ชื่อตำแหน่งกรรมการและชื่อผู้รับ แล้ว ยังต้องระบุ หน่วยงาน คณะ/ภาควิชาด้วย ลองคิดดูว่า ถ้าเราเป็นคนเดินหนังสือ จะทราบชื่อ/บุคคลทั้งมหาวิทยาลัย หรือไม่  นอกจากเรื่องที่แจ้งไปแล้ว โดยเฉพาะการตั้งกรรมการทำงาน น่าจะให้ทราบหน้าที่ด้วย ซึ่งหลายๆ ครั้ง ต้องมีเอกสารยาวหลาย ๆ หน้า และมักส่งให้ไปแล้ว การส่งไปซ้ำก็จะเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ทางที่ดีก็จัดทำเป็นระบบฐานข้อมูลขึ้นเว็บ และพร้อมระบุในหนังสือว่าให้เปิดดูได้ ก็จะเป็นการช่วยอีกทางในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน เพราะมีบ่อยครั้ง ที่ไม่ทราบว่าเอกสารไปเก็บไว้ที่ไหน โดยเฉพาะบางท่านที่มีงานหลาย ๆ ชุด  

พูดถึงการส่งเอกสารแล้ว ปัจจุบัน ก็มีทั้ง e-document e-mail ก็น่าจะนำมาใช้เพิ่ม นอกจากส่งเอกสารแล้ว ก็ส่งเมลไปยังผู้รับโดยตรงด้วย ก็จะทำให้เรื่องถึงเร็วขึ้น 

  ทั้งหมดนี้ ทุกท่านทราบและทำงานด้วยความตั้งใจอยู่แล้ว แต่เวลาทำงานมักลืมคิดถึงการทำงานให้มีประสิทธิภาพร่วมกันได้อย่างไร ลืมไปว่า ใครต้องทำงานในแต่ละเรื่อง แต่ละขั้นตอนบ้าง และลืมไปว่า ท่านเหล่านั้น จะทำงานได้อย่างไร หากเรื่องไม่ชัดเจน เรียกว่าลืมเอาใจเราไปใส่ใจเขา ถ้าเป็นเราจะทำงานได้ดีหรือไม่ รวมทั้ง ลืมนำเครื่องมือมาช่วยงาเพราะเห็นบางคน พอเสร็จประชุม ก็เร่งรีบดำเนินการเพื่อแจ้งโดยเร็ว ลืมคิดว่า ยังมีเครื่องมือระบบเครื่อข่ายเป็นตัวช่วยอีกทาง และเพื่อให้แน่ใจว่า ผู้รับได้รับแล้ว ก็คลิก on read ไปด้วย เพื่อตรวจสอบว่าเรื่องถึงผู้รับแน่ ๆ หรือถึงเวลาพอสมควรแล้ว ผู้รับยังไม่เปิดอ่าน ก็ประสานไปทางโทรศัพท์อีก อย่าลืมว่าเป้าหมายการส่งเอกสาร นั้น ต้องการส่งให้ถึงผู้รับ ไม่ใช่แค่ส่งออกไป ถือว่าพ้นหน้าที่ ถ้าให้ดียิ่งขึ้น ก็ต้องติดตามให้งานลุล่วงตามเป้าหมายในกำหนดเวลาด้วย  ลองคิดดูว่า หากใครทำงานเช่นนี้ น่าจะได้รับความชื่นชมยินดี มีความสุข เรียกว่า อิ่มบุญจากการทำงานจริง ๆ  

อยากเห็นการทำงานแบบมืออาชีพ ที่ช่วยกันทำงานให้บรรลุเป้าหมายของงาน ใช้ทั้งระบบ เครื่องมือ และเทคโนโลยี โดยเฉพาะการทำงานในมหาวิทยาลัย ที่ต้องเป็นต้นแบบที่ดี เป็นศักดิ์ศรีของคนมหาวิทยาลัย ซึ่งทำไม่ยาก

เพียงเพิ่มความเฉลียวอีกนิด คิดถึงเป้าหมายกระบวนการและความสำเร็จของงาน ก็สามารถเสริมความฉลาดให้เกิดผลมากขึ้น   

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 07 พฤษภาคม 2552 11:46 แก้ไข: 09 ตุลาคม 2553 17:37 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 35.172.100.232
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ