เวียนอย่างไรให้ทั่วถึง

         วันนี้ การบริหารจัดการงานธุรการภาควิชาธรณีศาสตร์ คณะทรัพยากรธรรมชาติ จะว่าด้วยเรื่อง

        "ทำอย่างไรให้เอกสารงานราชการหรือเรื่องเวียนต่าง ๆ ส่งถึงมือหรือถึงคอมพิวเตอร์ของคณาจารย์และบุคลากรสายสนับสนุนทั่วกัน"

        ในปัจจุบัน ข้อมูลข่าวสาร เอกสาร หรือเรื่องงานต่าง ๆ จะเข้ามาที่สำนักงานภาควิชาหลากหลายทาง  เมื่อภาควิชาฯได้รับเรื่องแล้ว จะนำเสนอหัวหน้าภาควิชาเพื่อพิจารณาสั่งการ จากนั้นก็จะจัดส่งให้กับคณาจารย์/บุคลากรภาควิชา/ผู้เกี่ยวข้อง/หน่วยงาน แล้วแต่กรณีไป  ซึ่งในกรณีเรื่องเวียนให้คณาจารย์และบุคลากรทราบทั่วกันจะมีเกือบทุกวัน ภาควิชาฯจะดำเนินการตามกรณี  ได้แก่

       1.  กรณีมาทางเอกสาร/กระดาษ  จะใส่แฟ้มเวียนวางไว้ที่สำนักงานภาควิชาฯ โดยคณาจารย์และบุคลากรจะมาอ่านที่ภาควิชาฯ

      2. กรณีมาทางระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบ E-doc จะจัดส่งให้คณาจารย์และบุคลากรทางระบบ E-doc  โดยคณาจารย์และบุคลากรจะอ่านได้จากคอมพิวเตอร์ของแต่ละท่าน

      3.  กรณีมาทางระบบ E-mail  กรณีนี้ ส่วนใหญ่หน่วยสารบรรณ/หน่วยงานต่าง ๆ จะจัดส่งให้กับคณาจารย์และบุคลากรโดยตรงอยู่แล้ว หากภาควิชาฯมีเรื่องแจ้งเพิ่มเติมก็ส่งต่อทาง E-mail ด้วยเช่นกัน

       นอกเหนือจากเอกสารหรือเรื่องที่มาทาง 3 กรณีดังกล่าวแล้ว ยังมีกรณีมาทางโทรศัพท์ โทรสาร และทางอื่น ๆ

        และในกรณีเรื่องด่วน เรื่องสำคัญ จะดำเนินการเวียนคณาจารย์และบุคลากรเพื่อทราบอย่างทั่วถึง ดังนี้

        1.  นำแฟ้มไปเวียนที่โต๊ะทำงานของคณาจารย์และบุคลากร

        2.  ส่ง E-mail ให้กับคณาจารย์และบุคลากร

        3.  โทรศัพท์แจ้งคณาจารย์และบุคลากร

        4.  เขียนไว้ที่กระดานไวท์บอร์ดที่ภาควิชาฯ เวลาคณาจารย์และบุคลากรเข้ามาจะได้เห็น

        5.  บอกด้วยวาจาเวลาคณาจารย์และบุคลากรมาที่ภาควิชาฯ หรือเวลาพบเจอกัน

      คิดว่าน่าจะทั่วถึง ท่านใดมีข้อแนะนำ ยินดีค่ะ