นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน

Baby
Ico64
สิขเรศ แสงขำ
เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป
ภาควิชาธรณีศาสตร์ คณะทรัพยากรธรรมชาติ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์
ความเคลื่อนไหวล่าสุด
เครือข่าย
สมาชิก · ติดตาม: 11 · ผู้ติดตาม: 4

อ่าน: 1955
ความเห็น: 3

การจัดการ E-Doc ของภาควิชาธรณีศาสตร์

ระบบ E-Doc ช่วยลดการใช้กระดาษ และลดภาระงานคนรับส่งเอกสารได้ด้วยนะ

 

 

 
           ตามที่ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ โดยศูนย์คอมพิวเตอร์ ได้จัดทำโปรแกรมระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือเรียกย่อ ๆ ว่า E-doc ให้กับคณะ/หน่วยงานต่าง ๆ เพื่อใช้ในการรับ-ส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ แทนการรับ-ส่งด้วยกระดาษ ซึ่งสามารถช่วยประหยัดงบประมาณในการจัดซื้อกระดาษ นั้น ขอบันทึกแลกเปลี่ยนเรื่อง การจัดการระบบ E-Doc ของภาควิชาธรณีศาสตร์ คณะทรัพยากรธรรมชาติ กันค่ะ
 
          ในแต่ละวันจะมีการส่งเอกสารจากหน่วยงานต่าง ๆ ของสำนักงานเลขานุการคณะฯ หรือเรียกย่อ ๆ ว่า สล. ให้กับภาควิชาฯ ผ่านทางระบบ E-doc เฉลี่ยประมาณ 5-7 เรื่อง/วัน โดยภาควิชาฯ มีการจัดการเอกสารที่มาทาง E-doc ในแต่ละเรื่อง ดังนี้
 
     1. คุณมาริสา  รอดรัตน์ (ซูซี่ สถานะ : ผู้รับส่งเอกสาร) จะเป็นผู้ลงรับเอกสาร อ่าน ทำความเข้าใจ สรุปสาระสำคัญ เกษียนหนังสือ แล้วส่งให้ผู้สั่งการคนแรก คือ คุณสิขเรศ  แสงขำ (เลขานุการภาควิชาฯ)
 
     2. คุณสิขเรศ  แสงขำ (เบบี้ สถานะ : ผู้สั่งการ และผู้รับส่งเอกสาร) จะตรวจสอบกลั่นกรอง และเกษียนหนังสือเพิ่มเติม (หากมี) แล้วส่งให้ผู้สั่งการคนที่ 2 คือ หัวหน้าภาควิชาฯ เพื่อสั่งการ
 
     3. หัวหน้าภาควิชาฯ (สถานะ : ผู้สั่งการ) จะสั่งการ แล้วส่งกลับให้คุณมาริสา
 
     4. คุณมาริสา ส่งต่อให้กับคณาจารย์และบุคลากรภาควิชาฯ หรือเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง (เอกสารที่มาทาง E-doc ส่วนใหญ่ จะเป็นเรื่องที่ต้องเวียนคณาจารย์และบุคลากรภาควิชาฯทราบทั่วกัน) หรือส่งให้หน่วยงานใน สล. หากเป็นเรื่องที่ต้องแจ้งตอบกลับไป
 
     5. คุณสิขเรศ จะตรวจสอบความถูกต้องของการดำเนินการทั้งหมด โดยดูจาก “เส้นทางของเอกสาร” แล้วจัดเก็บเข้าแฟ้มใน E-doc ซึ่งการจัดเก็บเข้าแฟ้มจะจัดเก็บตามหน่วยงานใน สล. ที่รับผิดชอบเรื่องนั้น ๆ เป็นหลัก เช่น  หน่วยการเจ้าหน้าที่  หน่วยวิจัย  งานนโยบายและแผน งานประกันคุณภาพ  เป็นต้น  และจัดเก็บตามเรื่องซ้ำ ๆ ที่เข้ามาจำนวนมาก ๆ เช่น การเชิญเข้าร่วมประชุม/สัมมนา/ฝึกอบรม คำสั่งแต่งตั้งผู้บริหาร/คณะกรรมการ
    
        จากข้อ 1-5 ก็เป็นอันเสร็จสิ้นการดำเนินการเอกสารทาง E-doc ไป 1 เรื่อง หากเรื่องใดที่เห็นว่าสำคัญหรือจำเป็น ก็จะ Print กระดาษออกมาเก็บไว้เป็นหลักฐาน เช่น คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการต่าง ๆ เพื่อใช้ประกอบการรายงานภาระงานของคณาจารย์ (TOR) หรือประกาศรับสมัครขอทุนอุดหนุนการวิจัย ก็จะ Print กระดาษเวียนคณาจารย์ เป็นต้น และจะปั๊มตราลงรับเอกสารที่ Print ว่าเอกสารนี้มาทาง E-doc เมื่อวันที่เท่าไหร่ เพื่อความสะดวกในการค้นหาในภายหลัง
   
        หากท่านใดมีข้อเสนอแนะ/แลกเปลี่ยน ติชมกันได้นะคะ 
   

 

Sections: พัฒนางานประจำ
License: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
created: 22 Febuary 2012 19:33 Modified: 06 July 2013 16:35 [ Report Abuse ]
ดอกไม้
People who like this: Ico24 Kittima, Ico24 Monly, and 5 others.
People Who Like This
 
Facebook
Twitter
Google

Other Posts By This Blogger

ความเห็น

Ico48
Wullop Santipracha (Recent Activities)
22 Febuary 2012 20:46
#75382

ยินดีที่นำมาแชร์กันรับทราบ

และขอฝาก

1. ลองทำข้อมูลว่า ลดกระดาษลงอย่างไร เท่าไร

2. ทำสถิติดูว่า ข้อ 1 มีความถูกต้อง แม่นยำมากน้อยเพียงใด เพราะหากไม่ผิดพลาด หรือน้อยมาก ก็เสนอหัวหน้าภาคพร้อม 2 ได้ โดยไม่ต้องให้รอขั้นตอนที่ 2 แต่ให้ข้อ 2 ช่วยติดตามดูด้วย หากมีอะไรเพิ่มเติมก็เสนอ 3 เพิ่มได้

ความจริง การใช้ edoc นอกจากประหยัดกระดาษ น่าจะลองตรวจสอบความเร็วในการดำเนินการสั่งการ ซึ่งเป็นอีกประสิทธิภาพหนึ่งของการทำงาน

Ico48
Monly (Recent Activities)
22 Febuary 2012 21:33
#75385

นอกจากจะสั่งการ ยังสามารถช่วยในการแจ้ง - ตอบ เรื่อง ผ่านทางระบบ เพื่อเป็นการลดการใช้กระดาษ และลดเรื่องกำลังคนอีกด้วย

Ico48
Baby (Recent Activities)
23 Febuary 2012 10:11
#75395

เรียน ท่านคณบดี

ตามของฝากท่านคณบดี ขอเรียนดังนี้

ข้อ 1 ได้ขอให้คุณมาริสารวบรวมข้อมูลใน 1 เดือน มีเอกสารมาจำนวนกี่เรื่อง จำนวนกี่แผ่น ช่วยลดกระดาษลงเท่าไร/เดือน

ข้อ 2 ภาควิชาฯจะดำเนินการทั้งข้อ 1-2 คือ ทั้งคุณมาริสา และคุณสิขเรศ เพื่อให้ทั้ง 2 คนได้รับทราบเรื่องที่เข้ามา หากอาจารย์หรือใครถามเรื่อง E-doc จะได้ตอบคำถามได้ค่ะ เพื่อทำงานแทนกันได้ค่ะ

และตอบคำถาม "ความจริง การใช้ edoc นอกจากประหยัดกระดาษ น่าจะลองตรวจสอบความเร็วในการดำเนินการสั่งการ ซึ่งเป็นอีกประสิทธิภาพหนึ่งของการทำงาน" นั้น ขอเรียนเรื่องความเร็วในการสั่งการตามปกติของภาควิชาฯ ดังนี้

1. คุณมาริสา จะดำเนินการ E-doc ประมาณวันละอย่างน้อย 1 ครั้ง ในช่วงบ่าย

2. คุณสิขเรศ จะดำเนินการ E-doc ประมาณวันละอย่างน้อย 1 ครั้ง ในช่วงเช้าของวันถัดมา

3. หัวหน้าภาควิชาฯ จะดำเนินการ E-doc ประมาณวันละอย่างน้อย 1 ครั้ง ในช่วงบ่ายของวันถัดมา

สรุปแล้ว การดำเนินการ 1 เรื่อง ตามปกติจากคนที่ 1-3 ใช้เวลาประมาณ 1 วัน ยกเว้นหากมีเรื่องด่วน ก็จะบอกด้วยวาจาเพื่อให้มีการดำเนินการที่เร็วขึ้นกว่าปกติ

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 100.25.43.188
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ