การควบคุมเอกสารในระบบ Hard Copy

การควบคุมเอกสารในระบบ Hard copy

            เมื่อบันทีกที่แล้วได้เขียนเรื่อง การควบคุมเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่ประกอบด้วย เอกสารประเภท QM,QP,WI ไปแล้ว วันนี้จะเขียนเรื่องการควบคุมเอกสารใน Hard Copy  ซึ่งประกอบด้วยเอกสารประเภท แบบฟอร์ม เอกสารสนับสนุน แผน และซอฟแวร์ ขั้นตอนคือ

       1.เอกสารประเภทแผน ซึ่งแบ่งเป็น แผนประจำเดือน และแผนประจำปี  เมื่อผู้ร้องขอได้ยื่นใบคำร้องโดยผ่านผู้ตรวจสอบและผู้อนุมัติมาแล้ว ผู้ควบคุมเอกสารก็นำมาออกเลขในทะเบียนคุม

      2.ส่งเอกสารทั้งหมดให้ผู้ช่วยงานด้านเอกสารจัดพิมพ์

      3.ผู้ควบคุมเอกสารส่งเอกสารให้ผู้ร้องขอและผู้ตรวจสอบ อนุมัติตามลำด้บ เพื่อเซ็นชื่อ

      4. ผู้ควบคุมเอกสาร ถ่ายเอกสารตามจำนวนผู้ถือครองเพื่อประทับตราสำเนาควบคุมและแจกจ่ายให้ผู้ถือครองตามบัญชีรายขื่อ

     5 ผู้ควบคุมเอกสารเก็บต้นฉบับเข้าแฟ้ม ฉบับเก่ายังไม่ยกเลิกต้องเก็บให้ครบ 3 ปี

     6.ผู้ควบคุมเอกสารปรับปรุงบัญชีผู้ถือครองเอกสารและเก็บใบคำร้องเข้าแฟ้ม