comment: 1
จัดระเบียบกล่องจดหมายกันเถอะ
คุณเคยเจอปัญหาแบบนี้ไหม ในองค์กรนึง หน้าที่ของคุณจะต้องเป็นคนคอยตอบปัญหาลูกค้า เคยตรวจสอบทางอีเมลว่าลูกค้ามีปัญหาอะไรบ้าง เพื่อที่คุณจะได้ให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว แต่ในองค์กรที่มีขนาดใหญ่ มักมีอีเมลจากหลายฝ่ายเข้ามาใน Inbox อยู่เสมอ ไหนจะอีเมลของหัวหน้าที่คุณจะต้องดูอย่างด่วน ว่าสั่งงานอะไรคุณมาบ้าง หรือ เบื่อแม้กระทั่ง อีเมลของคนที่เข้ามาขายสินค้าอยู่เป็นประจำ ถ้าเป็นเช่นนั้น ขอแนะนำให้คุณใช้กฏในการคัดกรองอีเมลของคุณเถอะค่ะ ซึ่งสำหรับในวันนี้จะมาแนะนำวิธีการสร้างกฏใน Outlook กัน มาเริ่มกันเลยค่ะ
- ก่อนอื่นแนะนำให้สร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดเก็บอีเมลที่เราจะทำการคัดแยกกันก่อนค่ะ โดยวิธีการสร้างให้คลิกที่ Inbox คลิกขวาแล้วเลือก New Folder
- เลือกตั้งชื่อโฟลเดอร์ที่เราต้องการ
- ที่ Inbox ของเรา ให้เลือกอีเมลที่ต้องการสร้างกฏ ซึ่งอาจจะเป็น อีเมลของลูกค้าที่เราต้องติดต่อกันบ่อย ๆ โดยคลิกขวาที่อีเมลฉบับที่ต้องการ เลือก Rules ซึ่งใน Outlook ก็จะแสดงการแนะนำกฏในเบื้องต้นอยู่แล้วโดยการอ้างอิงจากผู้ส่งและผู้รับ แต่ถ้าหากเราต้องการดูตัวเลือกอื่นๆ เพิ่มเติม ก็ให้เลือก Create Rule
- ปรากฏกล่องข้อความเพื่อให้เลือกตั้งค่า โดยแนะนำให้เลือกตัวเลือกแรก เพื่อเป็นการสร้างกฏว่าหากมีอีเมลมาจากคนดังกล่าว จะให้ย้ายอีเมลไปไว้ในโฟลเดอร์ใด ส่วนตัวเลือกของการย้ายอีเมลก็ให้เราเลือกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เราต้องการ โดยการกดปุ่ม Select Folder แล้วกดปุ่ม OK
- ปรากฏกล่องข้อความว่าต้องการให้เรา Run กฏไว้เลยหรือไม่ ให้เลือก เครื่องหมายถูกไว้ เพื่อ Run กฏ แล้วกดปุ่ม OK
- กลับไปตรวจสอบในโฟลเดอร์ที่เราสร้างไว้ พบว่าอีเมลได้ถูกย้ายเข้ามาแล้วโดยอัตโนมัติ
- หากต้องการตรวจสอบกฏที่เราตั้งค่าไว้สามารถดูได้โดยการมาทีหน้าจอ Home เลือก Rules -> Manage Rules &Alert
- ปรากฏ กฏการตั้งค่าของเราที่ได้ตั้งค่าไว้ ซึ่งในหน้าจอนี้เราก็จะสามารถปรับแปลี่ยน แก้ไข หรือลบ กฏที่เราได้ตั้งค่าไว้ทิ้งไปได้ค่ะ
เป็นไงกันบ้าง ไม่ยากเลยใช่ไหม เราก็สามารถทำแบบเดียวกันนี้กับอีเมลอื่นๆที่เราอยากคัดกรองได้ค่ะ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลหัวหน้า ที่ต้องอ่านทันที 5555 หรือ อีเมลขายสินค้าที่มาบ่อย ๆ เราก็แค่ย้ายไปไว้ใน Junk ซะ เท่านี้ Mail Box ของเราก็จะเป็นระเบียบขึ้น และ ไม่พลาดอีเมลสำคัญ ๆ ที่เราจะต้องดูเป็นประจำอีกด้วยค่ะ
04 พฤศจิกายน 2562 11:06
#110161
เป็นข้อมูลที่ดีมากเลยค่ะ สล็อต