จัดระเบียบกล่องจดหมายกันเถอะ

คุณเคยเจอปัญหาแบบนี้ไหม ในองค์กรนึง หน้าที่ของคุณจะต้องเป็นคนคอยตอบปัญหาลูกค้า เคยตรวจสอบทางอีเมลว่าลูกค้ามีปัญหาอะไรบ้าง เพื่อที่คุณจะได้ให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว แต่ในองค์กรที่มีขนาดใหญ่ มักมีอีเมลจากหลายฝ่ายเข้ามาใน Inbox อยู่เสมอ ไหนจะอีเมลของหัวหน้าที่คุณจะต้องดูอย่างด่วน ว่าสั่งงานอะไรคุณมาบ้าง หรือ เบื่อแม้กระทั่ง อีเมลของคนที่เข้ามาขายสินค้าอยู่เป็นประจำ  ถ้าเป็นเช่นนั้น ขอแนะนำให้คุณใช้กฏในการคัดกรองอีเมลของคุณเถอะค่ะ ซึ่งสำหรับในวันนี้จะมาแนะนำวิธีการสร้างกฏใน Outlook กัน มาเริ่มกันเลยค่ะ

1. ก่อนอื่นแนะนำให้สร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดเก็บอีเมลที่เราจะทำการคัดแยกกันก่อนค่ะ  โดยวิธีการสร้างให้คลิกที่ Inbox คลิกขวาแล้วเลือก New Folder


2. เลือกตั้งชื่อโฟลเดอร์ที่เราต้องการ  


3. ที่  Inbox ของเรา  ให้เลือกอีเมลที่ต้องการสร้างกฏ ซึ่งอาจจะเป็น อีเมลของลูกค้าที่เราต้องติดต่อกันบ่อย ๆ  โดยคลิกขวาที่อีเมลฉบับที่ต้องการ เลือก Rules  ซึ่งใน Outlook  ก็จะแสดงการแนะนำกฏในเบื้องต้นอยู่แล้วโดยการอ้างอิงจากผู้ส่งและผู้รับ   แต่ถ้าหากเราต้องการดูตัวเลือกอื่นๆ เพิ่มเติม ก็ให้เลือก Create Rule


4. ปรากฏกล่องข้อความเพื่อให้เลือกตั้งค่า โดยแนะนำให้เลือกตัวเลือกแรก เพื่อเป็นการสร้างกฏว่าหากมีอีเมลมาจากคนดังกล่าว จะให้ย้ายอีเมลไปไว้ในโฟลเดอร์ใด ส่วนตัวเลือกของการย้ายอีเมลก็ให้เราเลือกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เราต้องการ โดยการกดปุ่ม Select Folder  แล้วกดปุ่ม OK
   
   


5. ปรากฏกล่องข้อความว่าต้องการให้เรา Run กฏไว้เลยหรือไม่ ให้เลือก เครื่องหมายถูกไว้ เพื่อ Run กฏ แล้วกดปุ่ม OK
   


6. กลับไปตรวจสอบในโฟลเดอร์ที่เราสร้างไว้ พบว่าอีเมลได้ถูกย้ายเข้ามาแล้วโดยอัตโนมัติ


7. หากต้องการตรวจสอบกฏที่เราตั้งค่าไว้สามารถดูได้โดยการมาทีหน้าจอ Home  เลือก Rules  -> Manage Rules &Alert


8. ปรากฏ กฏการตั้งค่าของเราที่ได้ตั้งค่าไว้  ซึ่งในหน้าจอนี้เราก็จะสามารถปรับแปลี่ยน แก้ไข หรือลบ กฏที่เราได้ตั้งค่าไว้ทิ้งไปได้ค่ะ

 เป็นไงกันบ้าง ไม่ยากเลยใช่ไหม  เราก็สามารถทำแบบเดียวกันนี้กับอีเมลอื่นๆที่เราอยากคัดกรองได้ค่ะ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลหัวหน้า ที่ต้องอ่านทันที 5555  หรือ อีเมลขายสินค้าที่มาบ่อย ๆ เราก็แค่ย้ายไปไว้ใน Junk ซะ เท่านี้ Mail Box  ของเราก็จะเป็นระเบียบขึ้น และ ไม่พลาดอีเมลสำคัญ ๆ ที่เราจะต้องดูเป็นประจำอีกด้วยค่ะ