นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 2612
ความเห็น: 3

ประโยชน์ขั้นตอน-การลงรับเอกสาร

ประโยชน์ขั้นตอน-การลงรับหนังสือ

ประโยชน์ขั้นตอน – การลงรับหนังสือ 

การลงรับหนังสือราชการมีวัตถุประสงค์เพื่อ

. เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการในการยืนยันการรับหนังสือเข้า

. ป้องกันหนังสือราชการสูญหาย

. ง่ายต่อการสืบค้น เมื่อต้องการต้นเรื่องของหนังสือราชการ

. ทำให้งานสารบรรณเป็นระบบ

ขั้นตอนการรับ-ส่งหนังสือราชการ

. รับเอกสารจากหน่วยงานต่างๆทั้งภายนอกและภายใน มหาวิทยาลัย

หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลาง

ปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ในส่วนนี้ ได้แก่ การรับและเปิดซองหนังสือ ลงเวลา ลงทะเบียน และส่งหนังสือที่

ได้รับเข้ามาจากส่วนราชการภายนอก และส่วนราชการภายใน จากไปรษณีย์ โทรสาร และหน่วยงาน

ภายนอกและหน่วยงานนาส่งโดยตรง เปิดซองและตรวจสอบความเรียบร้อยของเอกสาร โดยอ่าน

รายละเอียดของหนังสือเบื้องต้น เนื่องจากในบางครั้งการจ่าหน้าซองกับเรียนถึงบุคคลภายในซองอาจไม่ตรงกัน กรณี เช่นนี้ให้ติดต่อสอบถามไปยังหน่วยงานเจ้าของเรื่องเพื่อหาข้อสรุปและดำเนินการตามความเหมาะสมถ้าหนังสือมีสิ่งที่ส่งมาด้วยให้ตรวจสอบรายการให้เรียบร้อย หากตรวจสอบว่าเอกสารไม่ครบตามที่แจ้งไว้ในหนังสือ ให้ดำเนินการประสานไปยังหน่วยงานเจ้าของเรื่องและแจ้งให้ทราบเพื่อจะได้ดำเนินการจัดส่งมาภายหลัง

. จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดาเนินการก่อนหลัง

คัดแยกลำดับความสำคัญ และความเร่งด่วนของหนังสือจากสำคัญมากไปหาความสำคัญน้อย

จากด่วนที่สุดไปหาธรรมดา เพื่อดำเนินการก่อน – หลัง เจ้าหน้าที่เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ เพื่อดำเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึก

ข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐานแล้วจึงดาเนินการเรื่องนั้นต่อไป

. ลงทะเบียนรับหนังสือ

การประทับตรารับหนังสือ ที่มุมบนด้านขวา ของหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

.๑ เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน

.๒ วันที่ให้ลงวันเดือนปีที่รับหนังสือ

.๓ เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือการลงทะเบียนหนังสือรับในทะเบียนหนังสือรับ

.๔ ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวันเดือนปีที่ลงทะเบียน

.๕ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลำดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน

เลขทะเบียน ของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรา รับหนังสือ

.๖ ที่ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา

.๗ ลงวันที่ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือที่รับเข้ามา

.๘ จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคล

.๙ ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคล

.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น

.๑๑ การปฏิบัติให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น

. จัดเรียงเอกสารใส่แฟ้มนาเสนอเพื่อพิจารณาสั่งการ

นำเอกสารที่ลงทะเบียนรับเรียบร้อยแล้ว จัดแยกเรื่องเข้าแฟ้มเสนอรับทราบและ

บันทึกการวินิจฉัยสั่งการไว้เป็นประโยชน์ในการตรวจสอบ

. ตรวจสอบและคัดแยกเอกสาร

ดำเนินการตามคำวินิจฉัยสั่งการ คัดแยกลำดับความสำคัญ และความเร่งด่วนของหนังสือจาก

สำคัญมากไปหาความสำคัญน้อย จากด่วนที่สุดไปหาธรรมดาเพื่อดำเนินการก่อน – หลัง

. จัดส่งตามหน่วยงานที่รับผิดชอบ

แยกเรื่อง กรองหนังสือราชการตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้

ครบถ้วน แล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยโดยถ่ายสำเนาเอกสารตามจำนวนที่จะต้องส่งเพื่อส่งให้

หน่วยงาน, บุคลากรที่เกี่ยวข้องพิจารณาทราบ หรือ ดำเนินการต่อไป

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 02 กุมภาพันธ์ 2558 09:26 แก้ไข: 06 กุมภาพันธ์ 2558 13:33 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Baby, Ico24 Monly, และ 6 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

Ico48
Monly (ความเคลื่อนไหวล่าสุด)
02 กุมภาพันธ์ 2558 21:51
#101686

ขอบคุณค่ะ มาบันทึกอีกนะค่ะ

Ico48
anni (ความเคลื่อนไหวล่าสุด)
06 กุมภาพันธ์ 2558 13:31
#101807

น่าจะมีอีกหลายบันทึกตามมา

Ico48
Baby (ความเคลื่อนไหวล่าสุด)
06 กุมภาพันธ์ 2558 15:19
#101812

รอติดตามค่ะน้องหงส์

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 18.233.111.242
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ