การเขียนหนังสือราชการ

การเขียนและการเกษียนหนังสือราชการ

            งานพัฒนาและฝึกอบรม  กองการเจ้าหน้าที่  จัดฝึกอบรมการเขียนหนังสือราชการ   จำนวน  2   รุ่น  โดยรุ่นที่  2  จัดขึ้นเมื่อวันที่   29 – 30  เมษายน  2553  ณ ห้องอบรม   SMEs   คณะวิทยาการจัดการ  โดยวิทยากร  ผศ.จรูญ  ตันสูงเนิน  คณบดีคณะศิลปศาสตร์และวิทยาการจัดการ  มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์     วิทยาเขตสุราษฎร์ธานี  และ วิทยากรประจำกลุ่ม  ฝึกปฏิบัติเขียนหนังสือราชการ ช่วงบ่าย วันที่สองของการอบรม  ได้แก่   นายประพจน์   นันทรามาศ  ผู้อำนวยการกองกลาง   นางรัตนาภรณ์   เครืองาม  ผู้อำนวยการกองบริการการศึกษา  และ  นางสาวสุธิดา  สังข์เกษม   เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปชำนาญการ  คณะพยาบาลศาสตร์ 

           วิทยากรได้ให้ความรู้ในเรื่อง การเขียนหนังสือราชการ  ประกอบด้วย  ชนิด รูปแบบ องค์ประกอบ      การใช้ภาษา  และ  วิธีการเขียนหนังสือราชการ  และแนะนำว่า   ถ้าอยากร่างหนังสือราชการได้ดี ควรจะมีพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน  ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ  ติดตัวไว้   ซึ่งก่อนเข้ารับการอบรม   ความรู้ที่ได้และนำมาปฏิบัติ อาศัยจำ (เค้า) มา  และได้จาก หัวหน้างาน   และ รุ่นพี่ ในหน่วยงาน  หลังจากอบรม ได้ความรู้  เกี่ยวกับการร่าง / การเกษียนหนังสือราชการ   และ ระเบียบสารบรรณ   จากวิทยากร  จึงขอนำมาเล่าต่ออย่างย่อๆ    เผื่อจะเป็นประโยชน์ สำหรับรุ่นน้อง ๆ ที่เพิ่งเข้ารับราชการ ในการร่างหนังสือโต้ – ตอบ กับหน่วยงานภายนอก / ภายใน

ชนิดหนังสือราชการ  มี   6  ชนิด ได้แก่  1. หนังสือภายนอก   เป็นหนังสือที่ติดต่อกับหน่วยงานภายนอก  2. หนังสือภายใน   ติดต่อกับหน่วยงานภายใน / องค์กร 3.  หนังสือประทับตรา  เป็นหนังสือที่มีไปถึงหน่วยงานภายนอก / บุคคล เพื่อส่งเอกสาร  วารสาร  สื่อประชาสัมพันธ์4. หนังสือสั่งการ  ได้แก่  คำสั่ง /ระเบียบ / ข้อบังคับ  5. หนังสือประชาสัมพันธ์   ได้แก่  ประกาศ / แถลงการณ์ / ข่าว 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐาน   ได้แก่  หนังสือรับรอง  / รายงานการประชุม  / บันทึก / บัตร     สนเท่ห์  ไม่มีรูปแบบที่กำหนด

ลักษณะหนังสือราชการที่ดี  ต้อง1. ถูกชนิด     2. ถูกรูปแบบ      3. ครบองค์ประกอบ      4. ภาษาดี       5. เนื้อหามีพลังสื่อสาร

คุณสมบัติของผู้เขียนหนังสือราชการได้ดี

1. รู้ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี  2. มีความรู้  ความคิด และ วัตถุประสงค์ชัดเจน  3. มีความรู้หลักภาษา และ ทักษะการใช้ภาษา  4.  มีความประณีต เรียบร้อย  ถี่ถ้วน  รอบคอบ  5.  หมั่นศึกษาและฝึกฝน

ขั้นตอนการเขียนหนังสือราชการ

1. คิดให้ชัด  2. จัดให้เป็นระเบียบ  - เรียงลำดับจากเหตุผลหลัก ไปหารอง  3. เรียบเรียงด้วยภาษาที่เหมาะสม  4. ตรวจทาน

การวิเคราะห์และเกษียนหนังสือราชการวิเคราะห์  -  การอ่านอย่างละเอียดตั้งแต่ต้นจนจบแล้วแยกแยะเนื้อหาเกษียน   -  การเขียนสรุปความที่ได้จาการวิเคราะห์-  การอ่านข้อความที่สรุปแล้ววินิจฉัยสั่งการ

การเกษียนหนังสือราชการ  เป็นตัวชี้วัดคุณภาพของเจ้าหน้าที่ และ ผู้บังคับบัญชา ช่วยในการบริหารและดำเนินงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

วิธีการเกษียนหนังสือราชการ (การทำบันทึกย่อเรื่อง)

1.       สรุปสาระสำคัญของหนังสือด้วยถ้อยคำสำนวนตนเองให้สั้นกระชับแต่ชัดเจน เข้าใจง่ายและสละสลวย  2.       เสนอข้อมูลเพิ่มเติมที่ถูกต้อง  ทันสมัย  3.       เสนอความเห็นที่เหมาะสมเพื่อเสนอแนะให้วินิจฉัยสั่งการได้โดยสะดวกและไม่ผิดพลาด  4.       ลงลายมือ ชื่อ และ วัน เดือน ปี  5.       เสนอพร้อมต้นเรื่องที่อาจขีดเส้นใต้หรือเน้นด้วยปากกา6.       บันทึกย่อเรื่องจะเขียนหรือพิมพ์ก็ได้

วัตถุประสงค์ของหนังสือราชการ1.  แจ้งเพื่อทราบ 2. ขอความร่วมมือ  (เป็นภารกิจของหน่วยงานนั้น) 3.ขอความอนุเคราะห์   (ตามด้วย กิริยา  ไม่ใช่สิ่งของ)  4. แสดงความยินดี   5. แสดงความเสียใจ  6. ตำหนิ – ตักเตือน  7. ชี้แจง  8. รายงาน  9. ปฏิเสธ  10. เชิญไปร่วมงาน

วัตถุประสงค์ต่างกัน กลวิธีการเขียนก็ต่างกัน    (หลักการเขียนหนังสือแต่ละประเภท มีรายละเอียดในเอกสารประกอบการอบรม)

หนังสือราชการ( หนังสือภายนอก)  ประกอบด้วย  4   ส่วน คือ

1. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ   - อยู่ด้านบนขวา อยู่ระดับเท้าครุฑ  ระดับเดียวกับ ที่  ศธ.

2. ส่วนต้น / ส่วนนำ  - ที่ ศธ.  วันที่    เรื่อง   เรียน  อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย  (วันที่  /  คำลงท้าย ขอแสดงความนับถือ     ตรงกับ หางครุฑ )     ลักษณะที่ดีของ “เรื่อง”  1. ย่อใจความที่สั้นที่สุด  2. เป็นประโยคหรือวลี  3.  บอกให้รู้ใจความโดยสรุป  4. เก็บค้นและ     อ้างอิงง่าย  5. แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้               

การเรียงตำแหน่ง  ถึงบุคคลที่มีจดหมายไปถึง  1. ตำแหน่งทางวิชาการ  ศ. รศ. ผศ.  2. ยศ  รตอ. , พตอ.  3. ตำแหน่งทางวิชาชีพ   นพ. ทพญ.  4.  วุฒิการศึกษา   ดร.  5. ฐานันดรศักดิ์ ติดกับชื่อ                   

ตัวอย่าง  เรียน   รศ.รตอ. นพ.ดร. คุณหญิง.........................................

3. ส่วนเนื้อหา การใช้คำขึ้นต้นส่วนเนื้อหา

-  ส่วนเหตุ   ก.  ด้วย /  เนื่องจาก   ข. ตาม ตามที่  /  อนุสนธิ    การเขียนที่ขึ้นต้นว่า   ด้วย  ใช้กรณี เป็นเรื่องใหม่ หรือ เป็นการติดต่อกันครั้งแรก    ขึ้นต้นว่า  ตามที่   ใช้กรณีเป็นเรื่องที่มีการติดต่อกันมาแล้ว / ทราบเรื่องมาแล้ว

- ส่วนวัตถุประสงค์   ในการนี้ / บัดนี้ / เพื่อ / เนื่องจาก- ส่วนสรุป    จึง /  อนึ่ง  /  ทั้งนี้

4. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง   อยู่ด้านล่างช้าย  จะมีชื่อหน่วยงานเจ้าของเรื่อง  หมายเลขโทรศัพท์ / โทรสาร / e-mail /website   การเขียนหมายเลขโทรศัพท์  ที่ถูกต้อง  08  0000  0000  และ  0  7400  0000     (ฟอร์มหนังสือราชการ  มีระยะห่างจากขอบกระดาษ     บน  5  ซ.ม.  หน้า  3  ซ.ม.  หลัง  2  ซ.ม.  ล่าง  3  ซ.ม. )

องค์ประกอบของหนังสือราชการ  ในส่วนชั้นความเร็ว  /  ชั้นความลับ 

ชั้นความเร็ว     ด่วนที่สุด   ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือ  ด่วนมาก ปฏิบัติโดยเร็ว   ด่วน  ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้ 

 ชั้นความลับ      ลับที่สุด      เกิดความเสียหายร้ายแรงที่สุด  หากข้อมูลถูกเปิดเผย   ลับมาก      เกิดความเสียหายร้ายแรง  หากข้อมูลถูกเปิดเผย   ลับ   เกิดความเสียหาย  หากข้อมูลถูกเปิดเผย           

รายละเอียดเนื้อหาน่าสนใจ  มีทั้งตัวอย่าง วิธีการร่างหนังสือราชการ   และแบบฝึกปฏิบัติ   ผู้สนใจขอดูเอกสารการอบรม  ได้ค่ะ   หรืออย่าพลาดการเข้ารับอบรมในรุ่นต่อไปน่ะค่ะ   ส่วนจะจัดอบรมเมื่อไหร่ สอบถามจาก งานพัฒนาและฝึกอบรม  กองการเจ้าหน้าที่   ค่ะ