คู่มือปฏิบัติงานด้านบริการวิชาการออนไลน์ (Online) คณะวิศวกรรมศาสตร์ (ฉบับที่ 1)

       คู่มือการปฏิบัติงานด้านบริการวิชาการออนไลน์ (Online)   คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ จัดทำขึ้นโดย หน่วยบริการวิชาการเชิงวิศวกรรม โดยเป็นการริเริ่มจากรองคณบดีฝ่ายบริการวิชาการ (ผศ.ดร.กลางเดือน โพชนา) ผู้บริหารของฝ่ายบริการวิชาการฯ ในขณะนั้น ได้มีแนวคิดให้ฝ่ายบริการวิชาการ (เดิม) จัดเก็บองค์ความรู้ด้านบริการวิชาการ ซึ่ง(คุณกิติยาภรณ์ สินศุภเศวต) นักวิชาการศึกษาชำนาญการพิเศษ  รักษาการในตำแหน่งหัวหน้ากลุ่มงานสนับสนุนการวิจัยและบริการวิชาการ และเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง) ได้มีการเริ่มจัดทำ/เก็บรวบรวมขั้นตอนการปฏิบัติงานดังกล่าวขึ้น ซึ่งการเริ่มต้นของการจัดทำคู่มือบริการวิชาการออนไลน์นี้ เกิดจาการที่พบปัญหาความไม่ทราบหรือเข้าใจไม่ตรงกันเกี่ยวกับแนวปฏิบัติ รวมทั้งบทบาท หน้าที่ของผู้ที่เกี่ยวข้องในการบริการวิชาการ  โดยเฉพาะกระบวนการและขั้นตอนการให้บริการวิชาการทุกรูปแบบ  และผู้ปฏิบัติงานบริการวิชาการเอง  มีการเปลี่ยนเจ้าหน้าที่มาดูแลโครงการบ่อย แม้แต่เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลรับผิดชอบในการประสานงานบริการวิชาการของคณะวิศวกรรมศาสตร์เอง ก็มีการเปลี่ยนแปลงรวมทั้งหมุนเวียนงานกันบ่อยด้วยเช่นกันทำให้บางครั้งมีอุปสรรคเกิดความยุ่งยากและเสียเวลาโดยไม่จำเป็น ประกอบกับ มหาวิทยาลัยได้มีการประกาศใช้ระเบียบมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ว่าด้วยการให้บริการวิชาการ พ.ศ.2551 โดยยกเลิกระเบียบมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ว่าด้วยการให้บริการวิชาการ พ.ศ.2536 ทำให้ผู้ปฏิบัติงานบริการวิชาการรวมทั้งผู้ที่เกี่ยวข้องหลายคนเกิดความสับสน ไม่แน่ใจในกระบวนการขั้นตอนการปฏิบัติงานตามระเบียบใหม่

      อีกทั้งหน่วยบริการวิชาการเชิงวิศวกรรม คณะวิศวกรรมศาสตร์ มีแนวคิดที่จะพัฒนาองค์กรเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ โดยเริ่มจากการพัฒนาคน จัดให้มีการแลกเปลี่ยนและถ่ายทอดความรู้ภายในองค์กร และมีการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานบริการวิชาการ เพื่อเป็นแหล่งข้อมูล ความรู้ขององค์กรและเป็นประโยชน์แก่ผู้ปฏิบัติงานบริการวิชาการภายในคณะ รวมทั้งผู้ที่สนใจ โดยมีการเก็บรวบรวมไว้บนเว็บไซด์ของกลุ่มงานสนับสนุนการวิจัยและบริการวิชาการ ซึ่งขั้นตอนปฏิบัติงานต่างๆ ตามรูปแบบการให้บริการทางวิชาการให้มีความชัดเจนยิ่งขึ้น 

          ภาพที่ 1 หน้าเว็บไซต์คู่มือบริการวิชาการออนไลน์
ที่มา : http://www.acaser.eng.psu.ac.th/content/manual.html 

         ซึ่งวันนี้จะมาแนะนำคู่มือบริการวิชาการแบบมีสัญญาจ้าง โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงตัวอย่างเอกสาร/แบบฟอร์ม รวมถึง Tips ในการปฏิบัติงานด้วย ดังนี้ครับ

       1. ขั้นตอนการจัดทำข้อเสนอโครงการ

        2. ขั้นตอนการต่อรองราคา

         3. ขั้นตอนการลงนามสัญญาจ้าง

         4. ขั้นตอนการเสนอแต่งตั้งคณะทำงาน

         5. ขั้นตอนการขออนุมัติประมาณการค่าใช้จ่าย

         6. ขั้นตอนการมอบอำนาจในการรับเงินแทน

         7. ขั้นตอนการส่งงานและเบิกเงิน

         8. ขั้นตอนการเบิกจ่าย/คืนเงิน

         9. ขั้นตอนการสรุปค่าใช้จ่ายพร้อมปิดโครงการและจัดสรรค่าธรรมเนียมบริการวิชาการ

ภาพที่ 2 ตัวอย่างหน้าคู่มือบริการวิชาการออนไลน์
ขั้นตอนการให้บริการวิชาการแบบมีสัญญาจ้าง
ที่มา : http://www.acaser.eng.psu.ac.th/content/files/106-manual/01-procedure/PJ-P01/PJ-P01.htm 

     หน่วยบริการวิชาการเชิงวิศวกรรม คณะวิศวกรรมศาสตร์ หวังว่าเป็นอย่างยิ่งว่าคู่มือการบริการวิชาการออนไลน์นี้ จะเป็นประโยชน์และจะช่วยส่งเสริมการทำงานบริการวิชาการของทุกๆท่าน ในหน่วยงานอื่นๆของ ม.อ. ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เพื่อร่วมกันช่วยเหลือสังคมและชุมชนในพื้นที่ภาคใต้ของเรา และขอออกตัวนิดว่า "คู่มือบริการวิชาการออนไลน์นี้ ทางหน่วยบริการวิชาการเพิ่งได้รับรางวัลชนะเลิศ K-Proceduce มานะคับ"

     และคู่มือบริการวิชาการออนไลน์นี้จะเป็นสื่อช่วยในการเรียนรู้และอ้างอิงการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงานใหม่ในองค์กร เพื่อร่วมสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงานเดียวกัน จึงขอนำมาแบ่งปันกับทุกท่านที่ทำงานบริการวิชาการด้วยกัน..

    (ฉบับต่อไป ติดตามขั้นตอนการปฏิบัติงานแบบไม่มีสัญญาจ้างนะครับ)